Samenwerking CLB en Comité Bijzondere Jeugdzorg (CBJ)
Tijdens het schooljaar 2008-2009 liep in 3 bestuurlijke arrondissementen
(Brugge, Sint-Niklaas en Mechelen) een pilootproject rond de samenwerking tussen
CBJ’s en CLB’s wanneer zij geconfronteerd worden met verontrustende situaties
die al dan niet gevolgen hebben voor de schoolloopbaan van leerlingen.
De bedoeling van dit pilootproject was enerzijds om de aanmeldingen door het CLB
van dergelijke dossiers beter in kaart te brengen. We wilden nagaan wie wordt
doorverwezen, of men voldoende informatie doorgeeft bij de aanmelding, of een
doorverwijzing terecht is en welke verwachtingen men heeft van het CBJ bij
aanmelding van een jongere. Anderzijds wensten we de verstandhouding tussen CLB
en CBJ te verbeteren door systematisch feedback te geven aan de CLB’s over hun
aanmeldingen. Het uiteindelijke doel was te komen tot betere aanmeldingen door
het CLB bij het CBJ en minder misverstanden over wanneer men kan aanmelden bij
het CBJ en wat het CBJ met deze aanmeldingen doet.
Er werd gewerkt met een specifiek daartoe ontworpen aanmeldingsdocument. Alle
aanmeldingen van CLB aan CBJ tijdens het pilootproject gebeurden met dit
document. Het CBJ gaf op zijn beurt voor elke aanmelding schriftelijke feedback
over wat er gebeurd was met de aanmelding en welke gevolg eraan werd gegeven
door het CBJ. Dat gebeurde via een feedbackformulier.
Tijdens het schooljaar werd in de 3 pilootregio’s een opstartvergadering, een
tussentijdse evaluatie en een eindevaluatie gehouden. Een groot deel van de
informatie uit het eindrapport van het pilootproject haalden we uit deze
overlegmomenten. Daarnaast werd nog heel wat nuttige informatie verkregen uit de
(geanonimiseerde) aanmeldings- en feedbackformulieren.
Het
eindrapport over het pilootproject werd op 30 oktober 2009 voorgesteld aan
de deelnemende CLB’s en CBJ’s. U kan dit hier raadplegen.
Aangezien de evaluatie van dit pilootproject overwegend positief was (zowel
vanuit de deelnemers als vanuit de betrokken administraties) werd beslist om
deze manier van samenwerken verder aan te moedigen bij alle CLB's en alle CBJ's
in Vlaanderen. .
Een handleiding voor aanmelden en een aanmeldingsformulier werd verspreid
naar alle CLB's. De CBJ's engageerden zich om, indien het CLB aanmeldt met
een aanmeldingsformulier, feedback te geven aan de hand van een
feedbackformulier.
U vindt alle documenten hier:
Wat betreft de vraag of het wel veilig is om de aanmeldingsformulieren via
e-mail te verzenden naar het CBJ en feedbackformulieren op die manier te
ontvangen, hebben we navraag gedaan via een aantal bronnen, die gespecialiseerd
zijn in dergelijke vragen (Integrale Jeugdhulp, De Ondersteuningsstructuur
Bijzondere Jeugdhulp en de veiligheidscoördinatoren van de koepels). Al deze
bronnen raadden dezelfde manier van werken aan:
- In de mail zelf staat geen enkele vertrouwelijke informatie, alle
vertrouwelijke gegevens staan in een bijlage die beschermd wordt met een
wachtwoord. De identiteitsgegevens mogen dus niet in de mail vermeld worden,
ook niet in het ‘onderwerp’ van de mail.
- Het aanmeldingsformulier moet als bijlage bij de mail verzonden worden.
De procedure om een word-document te beveiligen met een paswoord vindt u
hierboven.
Werken met een beveiligde bijlage is sterk aan te raden, maar moet volgens
sommige van onze bronnen zelfs niet. De redenering is namelijk dat, net zoals
een brief verkeerd kan terechtkomen, dit ook met e-mails kan gebeuren. Degene
die dan toch zijn nieuwsgierigheid niet kan bedwingen en de brief/bijlage bij de
e-mail opent, gaat in de fout. Toch geven wij er de voorkeur aan om te werken
met beveiligde bijlagen.
| 