Wegwijs in de Afdeling Hoger Onderwijs

De afdeling Hoger Onderwijs voert de volgende taken uit:

• instaan voor de uitbetaling van de salarissen van het hogescholenpersoneel
• verzamelen van de statistische gegevens met betrekking tot de studentenbevolking en het personeel van de hogescholen en de universiteiten
• uitbetalen van de werkingsuitkeringen aan hogescholen, universiteiten, subsidies aan de Hogere Instituten Kunst Onderwijs en de bijzondere universitaire instituten, enz
• ondersteuning van de beleidsvoorbereiding
  
  

De afdeling opteert voor een gelede structuur met relatief autonome cellen. De dienstverleningspakketten vormen het criterium voor de afbakening van de cellen. Elke cel bestaat uit een team van één of meer coördinatoren en medewerkers. De stafvergadering, bestaande uit alle personeelsleden van niveau A, coördineert de celoverschrijdende werking, bepaalt de krijtlijnen met betrekking tot de werking van de afdeling en zorgt voor een beleid van integrale kwaliteitszorg.

Een dienstverleningspakket is een samenhangend geheel van producten / diensten dat aan klanten (zowel interne als externe) wordt aangeboden. Het dienstverleningspakket volgt het model van Porter inzake processen, waarbij telkens dezelfde vijf primaire processen worden onderscheiden.

De primaire processen worden hieronder beschreven per cel.
De implementatie van de primaire processen kenmerkt zich door doelmatigheid, tijdigheid en klantgerichtheid.

Financiering

Proces 1: Vernieuwen dienstverlening

• vereenvoudigen, vernieuwen en harmoniseren van procedures
• herdenken van het financieringssysteem
• evaluatie van bestaande regelgeving en procedures

• brieven van de administratie
• optimale procedures
• optimaal financieringssysteem

Proces 2: Communicatie met klanten en partners

• informatie verstrekken en overleg plegen
• informatie verstrekken en overleg plegen over de optimalisering van het financieringssysteem

• brieven van de administratie
• infosessies
• bezoeken aan klanten
• deelname aan werkgroepen, vergaderingen, … met klanten

Proces 3: Producten en diensten leveren

• berekening van de raming van de werkinguitkeringen volgend begrotingsjaar
• berekening van de werkingsuitkeringen huidig begrotingsjaar
• betaling van de werkingsuitkeringen huidig begrotingsjaar
• mededeling van de raming van de werkingsuitkeringen (april, juni, september(zeker) eventueel december
• mededeling van de eindafrekening van de enveloppe huidig begrotingsjaar (december)
• opvolgen celkredieten en "fase 4"
• uitbetalen SOVO’s
• uitbetalen instituten kunst en universitaire instituten
• uitbetalen Hogere Zeevaartschool
• uitbetalen studentenkoepelverenigingen
• uitbetalen UZ Gent
• opmaken begroting
• vastleggingen en ordonnanceringen in het financieel systeem

• documenten met betrekking tot de werkingsuitkeringen
• uitbetalingen
• dotatiebesluiten
• documenten ter ondersteuning van de cel regelgeving

Proces 4: Nazorg van de dienstverlening

• mondeling en schriftelijk beantwoorden van vragen van de klanten (klachten, vragen om informatie, interpretatie en toepassing van de regelgeving en de procedures,…)

• telefoongesprekken en directe mondelinge contacten met de klanten
• brieven van de administratie
• correspondentie
• documenten ter uitvoering van de regelgeving

Proces 5: Verantwoording afleggen

• bijdrage leveren tot maatschappelijke verantwoording
• interne verantwoording

• bijdrage aan rapport hoger onderwijs
• interne mondelinge en schriftelijke rapportering (activiteiten, studiedagen, zendingen…)

naar boven

Ondersteuning regelgeving

Proces 1: Vernieuwen dienstverlening

• evaluatie van bestaande procedures
• vereenvoudigen, vernieuwen en harmoniseren van procedures
• verrichten van studiewerk, analyseren van fouten, opvangen van signalen uit de sector om wijzigingen aan te brengen
• beleidsvoorbereidende ondersteuningscapaciteit uitwerken

• analyses van het agentschap
• informatieve en discussienota’s voor intern en extern gebruik

Proces 2: Communicatie met klanten en partners

• informatie verstrekken en overleg plegen met minister en/of het departement

• deelname aan werkgroepen/vergaderingen met betrekking tot beleidsvoorbereiding

Proces 3: Producten en diensten leveren

• bijhouden van databanken (TBS, Kine, MVD, CF)
• bevragen schaduwdatabank Informix
• up-to-date houden van belangrijke dossiers om informatie tijdig te kunnen leveren
• leveren van gegevens
• opstellen van documenten ter ondersteuning
• een screening van de volgende dossiers op uitvoerende consequenties:
1. een nieuw financieringssysteem voor de universiteiten en de hogescholen met als belangrijk deelaspect het zorgbeleid van de instellingen hoger onderwijs. De afdeling stond hier in voor de ontwikkeling van het Rekenblad en simulaties.
2. het basisdecreet: het structuurdecreet voorziet ook in een coördinatie van de wetgeving. In plaats van een coördinatie per thema zullen we een grondiger coördinatie tot stand brengen. Het is de bedoeling tot één decreet voor het hoger onderwijs te komen, vooral wat betreft de organisatie van het hoger onderwijs, het zgn. basisdecreet. Het universiteiten- en hogescholendecreet en de decreten van de voorbije jaren zullen daarin worden geïntegreerd. Bij het wegwerken van overlap in de regelgeving, zal ook de planlast voor de instellingen worden bekeken en - waar mogelijk - verlicht.
3. De Hogere Zeevaartschool : er is gekozen voor een bijkomende Vlaamse autonome hogeschool, integratie in een bestaande Vlaamse autonome hogeschool, of een andere constructie, zal de entiteit beleidsuitvoering de bestaande taken moeten bekijken, bijsturen en desnoods afschaffen.
4. Vormingsfonds HO : afhankelijk van de gekozen piste, zal dit taken meebrengen voor onze entiteit (heel minimaal tot uitgebreid).
5.  VOC

• up-to-date databanken
• beleidstoetsen waarbij signalen vanuit het veld aan het departement en de minister worden meegedeeld

Proces 4: Nazorg van de dienstverlening

• klachten remediëren

• correspondentie
• opvolging en bijsturing in celoverschrijdende (werk)vergaderingen

Proces 5: Verantwoording afleggen

• bijdrage leveren tot maatschappelijke verantwoording

Producten

• mondelinge en schriftelijke rapportering
• bijdrage activiteitenverslag Agenschap

naar boven

Gegevensbeheer

Proces 1: Vernieuwen dienstverlening

Omschrijving

• vereenvoudigen, vernieuwen en harmoniseren van procedures
• evaluatie van bestaande regelgeving en procedures

Producten

• brieven van de administratie
• informatieve en discussienota’s voor intern en extern gebruik
• optimaliseren systeem gegevensbeheer (DTO)

Proces 2: Communicatie met klanten en partners

Omschrijving

• informatie verstrekken en overleg plegen
• informatie verstrekken over het systeem inzake gegevensbeheer (DTO, nieuwe toepassingen)

Producten

• brieven van het agentschap
• infosessies
• bezoeken van en aan klanten;
• deelname aan werkgroepen/vergaderingen…met klanten

Proces 3: Producten en diensten leveren

Omschrijving

• inventariseren van beleidsrelevante niet reglementair verplicht door de instellingen te
  verstrekken gegevens (aard, frequentie en spreiding van het opleidingsaanbod, uitgereikte diploma’s VLO en LOAN, studiegelden, …)
• inventariseren van reglementair door de instellingen te leveren gegevens (studentenaantallen, opgenomen studiepunten, verworven credits, diploma’s, doctoraten, …)
• verstrekken aan afdeling en/of externe klanten van inlichtingen en cijfergegevens
• actualisering en beheer van DTO
• concipiëren van nieuwe toepassingen, opvolging van de analyse, ontwikkeling en inproductiestelling
• opstellen van documenten op vraag van het kabinet
• evaluatie van documenten van de klanten
• opstellen van documenten ter ondersteuning van de cel financiering, het departement O&V

Producten

• DTO
• brieven van het agentschap
• informatieve en discussiedocumenten voor intern gebruik
• cijfergegevens
• documenten inzake opleidingsaanbod en studenten

Proces 4: Nazorg van de dienstverlening

Omschrijving

• mondeling en schriftelijk beantwoorden van vragen van de klanten (klachten, vragen om informatie, interpretatie en toepassing van de regelgeving en de procedures,…)
• uitvoeren van de regelgeving

Producten

• telefoongesprekken en directe mondelinge contacten met de klanten

Proces 5: Verantwoording afleggen

Omschrijving

• bijdrage leveren tot maatschappelijke verantwoording
• interne verantwoording

Producten

• bijdrage aan rapport hoger onderwijs
• interne mondelinge en schriftelijke rapportering (activiteiten, studiedagen, zendingen…)

naar boven

Personeel

Proces 1: Vernieuwen dienstverlening

Omschrijving

• evaluatie van bestaande procedures
• vereenvoudigen, vernieuwen en harmoniseren van procedures
• planning van de werkzaamheden opstellen
• opstellen van documenten voor intern gebruik en voor een breder publiek met het oog op
  optimalisering van de procedures
• betalingssysteem van het hogescholenpersoneel evalueren
• EPD bestuderen, ontwikkelen en implementeren

Producten

• brieven van het agentschap
• informatieve en discussienota’s voor intern en extern gebruik
• vernieuwd betalingssysteem EPD
• vernieuwd systeem gegevensbeheer personeel, geënt op EPD
   

Proces 2: Communicatie met klanten en partners

Omschrijving

• informatie verstrekken en overleg plegen

Producten

• brieven van het agentschap
• mededelingen van de cel personeel
• infosessies
• bezoeken aan/van klanten
• deelname aan werkgroepen/vergaderingen … van en met klanten

Proces 3: Producten en diensten leveren

Omschrijving

•  het coderen van de diverse betaalopdrachten in het weddensysteem;
•  het berekenen van sommige bedragen die niet automatisch door het weddensysteem worden gegenereerd;
•  het verrichten van allerlei diensten in het kader van de betalingen: taalafwijkingen, berekening wachtgelden, pensioendossiers
• het ramen en berekenen van gegevens: voorafnames enveloppe, kine, …
• opvragen gegevens aan de instellingen
• beheren van de dossiers van de personeelsleden van de hogescholen
• opstellen van pensioendossiers van de personeelsleden van de hogescholen
  

Producten

• correcte en tijdige coderingen
• correcte en tijdige betalingen
• afgewerkt pensioendossiers

Proces 4: Nazorg van de dienstverlening

Omschrijving

• het mondeling en schriftelijk beantwoorden van vragen van de klanten (klachten, vragen om
  - informatie, interpretatie en toepassing van de regelgeving en de procedures, …)
• kwaliteitscontrole betalingen
• het beantwoorden van vragen over de betalingen van het hogescholenpersoneel, het interpreteren van de betaalregels van het hogescholenpersoneel
• het oplossen van rechtspositionele vraagstukken zowel voor universiteiten als hogescholen: deze taken kunnen de raadpleging van relevante gegevensbronnen vergen, maar ook bevragingen van het hogescholen- en universiteitenveld.
• het beantwoorden van opmerkingen van het Rekenhof ( zowel onderzoeksverslag, fundamentele opmerkingen als vragen om uitleg): deze zullen worden beantwoord aan de hand van de antwoorden van de betrokken instellingen. De instellingen kunnen de eventuele tekortkomingen rechtzetten zonder een reglementaire ingreep. Andere opmerkingen vereisen een reglementair initiatief dat door onze entiteit zal worden gesignaleerd aan de beleidsvoorbereidende cel. Deze cel zorgt voor de verdere afhandeling en informeert op actieve wijze onze entiteit.

Producten

• telefoongesprekken en directe mondelinge contacten met de klanten
• brieven van het agentschap
• klachtrecht
• correspondentie
• documenten ter uitvoering van de regelgeving
• steekproeven ter controle van de betalingen
• terugvorderingen
  

Proces 5: Verantwoording afleggen

Omschrijving

• interne verantwoording : BSC
• externe verantwoording op basis van BSC
• bijdrage leveren tot maatschappelijke verantwoording

Producten

• bijdrage aan het activiteitenverslag van het Agentschap
• interne mondelinge en schriftelijke rapportering (activiteiten, studiedagen, zendingen, staf, …)
  

naar boven