Uitwisseling kinderbijslag - informatie voor kinderbijslagfondsen

Inleiding

Hogescholen en universiteiten registreren gegevens over de inschrijvingen van studenten in de Databank Hoger Onderwijs.

AHOVOKS stuurt elektronische inschrijvingsattesten naar FAMIFED en de kinderbijslagfondsen. Op die manier moeten studenten niet langer papieren inschrijvingsattesten aan hun kinderbijslagfonds bezorgen.

Elk eerste weekend van elke maand worden nieuwe en gewijzigde D062-attesten (kinderbijslagattesten) verzonden naar FAMIFED.

Naar boven

Netwerk gegevensuitwisseling

De voor de kinderbijslag relevante gegevens passeren verschillende instanties vanaf de registratie van de gegevens door een hogeschool of universiteit tot de ontvangst van de D062-attesten door de kinderbijslagfondsen:

 

Schema: Netwerk gegevensuitwisseling onderwijs-kinderbijslagfondsen

 

Volgende instanties bevinden zich in het netwerk voor de gegevensuitwisseling:           

De communicatie tussen de instanties in het netwerk gegevensuitwisseling verloopt op volgende manier:
 

com-lijn.png

Er is dus nooit rechtstreekse communicatie tussen een kinderbijslagfonds en een hogeschool of universiteit. Met uitzondering van communicatie over een postgraduaat, aangezien die niet altijd geregistreerd worden in DHO.

Naar boven

Gegevens kinderbijslagattesten

Kinderbijslagattesten (ook bekend als D062-attesten) worden maandelijks verzonden naar FAMIFED en de kinderbijslagfondsen.

Die attesten bevatten heel wat gegevens over de inschrijving van een student. Hier volgt een opsomming van de belangrijkste gegevens en hoe ze te interpreteren.

 

Studiepunten

Bij inschrijving van een student wordt een studietraject opgesteld. Dat studietraject bevat een bepaald aantal studiepunten, dat ook meegezonden wordt op het kinderbijslagattest.

Soms is het studietraject echter niet onmiddellijk gekend, of maar gedeeltelijk gekend.  Op het kinderbijslagattest staat dan een voorlopige code i.p.v. het definitief aantal opgenomen studiepunten.

Volgende voorlopige codes  kunnen zichtbaar zijn op een kinderbijslagattest:

Code Toelichting
001 Het definitief aantal opgenomen studiepunten is nog niet gekend maar is vermoedelijk minder dan 27 studiepunten.
002 Het definitief aantal opgenomen studiepunten is nog niet gekend maar is vermoedelijk meer dan 27 studiepunten.
000 Op het oorspronkelijke attest werd een code 001 of 002 vermeld. Het definitieve studietraject is ook eind december nog niet gekend.

 

Voor een inschrijving met voorlopige codes 001 en 002 moet ten laatste eind december het studietraject gekend zijn. Dan kan een correct wijzigingsattest verstuurd worden. Als dat niet het geval is wordt er een wijzigingsattest met voorlopige code 000 verstuurd.

De onderwijsinstelling heeft hierna de verplichting om, zodra het studietraject vastligt, alles te registreren in DHO2 zodat een correct wijzigingsattest verstuurd kan worden.

 

Diplomajaar

Op het kinderbijslagattest wordt vermeld of de student zich al dan niet in een diplomajaar bevindt.

De vlag ‘Diplomajaar’ kan twee waardes bevatten:

Waarde Toelichting
Nee De student kan in het betrokken academiejaar geen diploma behalen
Ja De student kan in het betrokken academiejaar zijn of haar diploma behalen

 

Bevat de vlag de waarde ‘Ja’? Dan kan de student het recht op kinderbijslag openen voor dat academiejaar. Zelfs al zijn er minder dan 27 studiepunten opgenomen.

Dat recht kan maar éénmalig geopend worden binnen dezelfde opleiding. Schrijft de student zich in een andere opleiding in, dan kan dat recht opnieuw geopend worden.

 

Volgnummer en geldigheidsdatum

Op het kinderbijslagattest wordt steeds een volgnummer en een geldigheidsdatum vermeld.

Het volgnummer wordt enkel en alleen gebruikt om op een relevant kinderbijslagattest aan te duiden om het hoeveelste kinderbijslagattest het binnen dat academiejaar gaat.

De geldigheidsdatum van een kinderbijslagattest is de datum vanaf wanneer het desbetreffende kinderbijslagattest geldig is.

Het is niet de bedoeling om het kinderbijslagattest met het hoogste volgnummer te bekijken als meest recentst geldige kinderbijslagattest. Daarvoor moet gekeken worden naar de geldigheidsdatum. De geldigheidsdatum is belangrijker dan het volgnummer.

Zo kan een kinderbijslagattest met een recentere geldigheidsdatum toch een lager volgnummer hebben dan een kinderbijslagattest met een geldigheidsdatum die verder in het verleden ligt. Daarom is het belangrijk om steeds zowel naar geldigheidsdatum als naar volgnummer te kijken.

 

Postgraduaat

Een postgraduaatsopleiding is niet hetzelfde als een doctoraatsopleiding. Het is een vervolgopleiding voor studenten die al een bachelor- of masterdiploma behaald hebben.

De voorwaarden om het recht op kinderbijslag te openen zijn identiek aan de voorwaarden bij een bachelor- of masteropleiding.

Niet alle onderwijsinstellingen versturen echter een kinderbijslagattest voor een postgraduaat via DHO. Voor die studenten dienen de voorwaarden afgetoetst te worden via een formulier P7B.

Naar boven

Nuttige informatie en documenten

Informatie

Documenten

Naar boven

Contact
Federaal Agentschap voor de Kinderbijslag (FAMIFED)