Elektronisch personeelsdossier hogescholen

- Werken met Edison
- Informatie per trefwoord

Werken met Edison

Wil je personeelsgegevens verzenden naar het elektronisch personeelsdossier (EPD)? Gebruik:

  • De technische handleiding: met de beschrijving en de opbouw van de bestanden die je voor het EPD moet versturen. Alle record-layouts (RL’s) zijn ook geldig voor het hoger onderwijs, behalve de RL-1 (opdrachten), RL-8 en RL-10. Hogescholen gebruiken de RL-12 en RL-13 in plaats van de RL-1.
  • De basistabellen: beschrijven de dienstonderbrekingen, ambtcodes, foutcodes, nationaliteiten ... De beschrijving van de terugzendingen gaat over bestanden die na verwerking automatisch verstuurd worden naar de hogeschool. Ze bevatten eventuele foutmeldingen.
  • De toelichting dienstonderbrekingen bevat nuttige uitleg over alle mogelijke dienstonderbrekingen.

Vind deze instrumenten op EDISON - Schoolautomatiseerders - Download personeel (AgODi).

In de presentatie 'Elektronisch communiceren hoger' op Edison - infodag piloot hogeschool & softwareleveranciers (AgODi) staat informatie over de historiek, de opbouw van de RL’s en de principes die gelden voor de zendingen.

Naar boven

Informatie per trefwoord

Activiteitsvergoeding

Gepensioneerde personeelsleden kunnen een deel van hun activiteiten in de hogeschool verder zetten en ontvangen hiervoor een activiteitsvergoeding. Zie hiervoor de Codex Hoger Onderwijs, art. V.163 en art. V.194.

Dit wordt in EPD (RL-12) gemeld met de aanstellingscode ‘07’ in veld 11.
Er kan enkel een bedrag worden ingevuld (veld 19) en de aanduiding VG en EJT.
De activiteitsvergoeding kan enkel doorgegeven worden met ATO 2, personeelscategorie 03 én er moet een pensioendatum zijn in de hogeschool.

Naar boven

Adresgegevens: woonplaats en verblijfplaats

De woonplaats wordt doorgegeven met de RL-5, de verblijfplaats met de RL-6.

In het EPD is de woonplaats het officiële adres van het personeelslid in België (adres van domiciliëring).
De RL-5 om de woonplaats te melden laat alleen adressen in België toe: in veld 7 kan enkel een geldige Belgische postcode opgegeven worden. Personeelsleden die in het buitenland wonen, hebben dus alleen een verblijfplaats.

De verblijfplaats in EPD is het adres van verblijf van het personeelslid. Dit adres wordt gebruikt als correspondentieadres. Indien de verblijfplaats ontbreekt, wordt de correspondentie naar de woonplaats gestuurd. Met de RL-6 (melden verblijfplaats) kunnen ook buitenlandse adressen doorgegeven worden.

Bijvoorbeeld:
Een Belg met domicilie in Nederland en verblijfplaats in Nederland op een ander adres: er wordt geen woonplaats gemeld, wel de verblijfplaats in Nederland op het ander adres.
Een Nederlander met domicilie in Nederland en verblijfplaats in België: er wordt geen woonplaats gemeld, wel de verblijfplaats in België.

Naar boven

Ambtswijziging

Een ambtswijziging moet doorgegeven worden met een dienstonderbreking.
De DO 124 ‘waarnemen van een ambtswijziging hogescholen onbezoldigd’ is een opdrachtgebonden dienstonderbreking en wordt doorgegeven met een RL-12.
Dit geldt zowel voor benoemde als tijdelijke personeelsleden die een ambtswijziging krijgen.

Voorbeeld :
Een lector wordt betaald met salarisschaal 502 voor een opdracht van 100 %.
Hij krijgt een ambtswijziging en wordt aangesteld in het ambt van hoofdlector voor 100 %.
Dit moet elektronisch als volgt worden doorgegeven:

RL-12 Lector salarisschaal 502 voor 100 % met een dienstonderbreking ‘waarnemen van een ambtswijziging hogescholen onbezoldigd’ voor 100 %.

RL-12 Hoofdlector salarisschaal 509 voor 100 % met het kenmerk van de ambtswijziging (“02” in veld 11).

Indien een benoemd personeelslid onmiddellijk een benoeming krijgt in een ander ambt gaat het om een bevordering, en moet er geen ambtswijziging worden doorgegeven.
Indien een benoemd personeelslid een ambtswijziging krijgt (art.V.108) moet er een DO 124 worden doorgegeven, zoals hierboven beschreven. De opdracht met de ambtswijziging moet administratief met ATO2 worden doorgegeven. De betaling gebeurt wel met de afhoudingen als benoemde.

Zie ook de pagina Mandaten van je hogeschoolpersoneel voor een voorbeeld van een ambtswijziging en een mandaat tegelijkertijd.

Naar boven

Begrafenisvergoeding

Het aanvragen van een begrafenisvergoeding gebeurt nog steeds op papier. Er is geen elektronische tegenhanger (RL) voorzien om dit te melden. Gebruik het formulierAanvraag tot betaling van vergoedingen in het hoger onderwijs die niet elektronisch gemeld kunnen worden (doc, 3p.) (230 KB) om deze vergoeding aan te vragen.

Naar boven

Dimona (RL-11)

Voor de invoering van het elektronisch personeelsdossier moesten de Dimona aangiften (RSZ-gebeurtenis) via een RL-11 opgestuurd worden. Met de invoering van het EPD is dit niet meer nodig omdat de RL-12 (zending van opdrachten) de RL-11 vervangt.

De 'afschaffing' van de RL-11 betekent niet letterlijk dat deze RL niet meer door het systeem aanvaard zou worden. Het betekent enkel dat het sturen van een RL-12 het sturen van een RL-11 overbodig maakt. Indien de RL-12 niet tijdig opgestuurd kan worden, kan - om in orde te zijn met de RSZ (Dimona-aangifte) - de RL-11 nog gebruikt worden. Een RL-11 die werd opgezonden en die niet binnen de 30 dagen wordt bevestigd door een RL-12, wordt geannuleerd.

Meer informatie kan u vinden in de omzendbrief. De RL-1 is niet van toepassing op het hoger onderwijs. Voor het hoger onderwijs wordt hiervoor de RL-12 gebruikt.

Naar boven

Familiale toestand

De RL-7 valt uit elkaar in twee blokken: enerzijds de burgerlijke staat en de gegevens van de eventuele partner en anderzijds de personen ten laste. De burgerlijke staat wordt gemeld met gebeurteniscode 21004; de personen ten laste met gebeurteniscode 21005.

Burgerlijke staat - Gebeurteniscode 21004

De partnergegevens worden enkel ingevuld wanneer de burgerlijke staat “gehuwd of wettelijk samenwonend” (code 2) of “weduwe/weduwnaar” (code 3) is. Een “B” in het veld partner-beroepsinkomen betekent dat de partner een inkomen heeft dat niet hoger is dan het bedrag dat door de FOD Financiën werd vastgesteld. U vindt meer informatie hierover in de omzendbrief ‘Toepassing van de bedrijfsvoorheffing – Vermindering(en) wegens gezinslasten’, onder punt 3, punt 5 tabel b) 6 en 7, en onder punt 7 van de omzendbrief Toepassing bedrijfsvoorheffing – vermindering gezinslasten. Inkomsten voortvloeiend uit werkloosheid, loopbaanonderbreking of andere situaties moeten ook als beroepsinkomsten beschouwd worden.

Wijzigingen in de burgerlijke staat worden geregistreerd volgens het fotoprincipe: de vorige situatie wordt gestopt 1 dag voor de geldigheidsdatum van de nieuwe melding en de nieuwe toestand is geldig vanaf deze geldigheidsdatum, met uitvoering vanaf de 1ste van de maand volgend op deze datum.
Voor de codes voor de burgerlijke staat moet gekozen worden uit volgende lijst :

- 1 = ongehuwd
- 2 = gehuwd of wettelijk samenwonend
- 3 = weduwe of weduwnaar
- 4 = gescheiden
- 5 = feitelijk gescheiden

Personen ten laste - Gebeurteniscode 21005

Voor de personen ten laste zijn er 7 categorieën die kunnen worden ingevuld Zie technische handleiding: http://agodi.be/edison-schoolautomatiseerders-download-personeel

De echtgenote ten laste wordt nooit in het aantal personen ten laste inbegrepen. Deze moet gemeld worden bij de familiale toestand (gebeurteniscode 21004, velden 4 tot en met veld 11 moeten daarvoor worden ingevuld).

Basisregels betreffende het doorzenden van de familiale toestand:

Voor personeelsleden die voor het eerst in het onderwijs komen en voor personeelsleden die al in het onderwijs staan maar wijzigingen hebben in hun familiale toestand moet er een RL - 7 (familiale toestand) worden ingestuurd door de hogeschool.

Voor de bestaande personeelsleden die geen wijzigingen hebben in hun familiale toestand moet de hogeschool niets opsturen.

De hogeschool moet altijd beginnen met een RL - 7 met gebeurteniscode 21004. Daarna kan pas de gebeurteniscode 21005 gebruikt worden. De gebeurteniscode 21005 wordt slechts gebruikt voor de personen ten laste. 

Indien men deze volgorde niet respecteert en dus onmiddellijk een gebeurteniscode 21005 opzendt krijgt men de foutmelding "BS bestaat niet ; aanpassing onmogelijk”. De gebeurteniscode 21005 dient dus alleen om het aantal personen ten laste aan te geven
wanneer er reeds eerder een burgerlijke staat met gebeurteniscode 21004 is opgegeven. De waarde van de gebeurteniscode 21005 is dat de hogeschool op dat moment niet meer de volledige burgerlijke staat moet opgeven indien er zich slechts wijzigingen voordoen in de personen ten laste.

Naar boven

Haard- en standplaatstoelage

De haard- en standplaatstoelage (H/S) wordt niet elektronisch doorgegeven in het EPD.

Voor de aanvraag van haardgeld moet er een verklaring 'Haardtoelage - aanwijzing van de begunstigde' worden opgestuurd. De toekenning gebeurt dan manueel door de dossierbehandelaar in het EPD.

U vindt meer informatie omtrent de H/S op onderstaande linken:

Naar boven

Integratie

De integratie van de academische hogeschoolopleidingen in de universiteiten sinds het academiejaar 2013-2014 heeft een impact op de tewerkstelling van de personeelsleden verbonden aan deze opleidingen.

In de Codex Hoger Onderwijs is er sprake van 2 lijsten: het integratiekader en de niet-toewijsbare personeelsleden. Die lijsten werden nominatief op papier opgesteld en werden bekrachtigd door de Vlaamse Regering. Er is een jaarlijkse update van deze lijsten nodig.

Integratiekader

Het integratiekader van de Universiteit Antwerpen, de Universiteit Hasselt en de Vrije Universiteit  Brussel worden door deze 3 instellingen gezonden onder hun respectievelijke instellingsnummers. Het integratiekader van de KU Leuven en de Universiteit Gent wordt volledig betaald via de instellingen zelf. Hiervoor zijn er geen EPD-zendingen.

Niet-toewijsbare personeelsleden

De personeelsleden die opgenomen zijn op de lijst van het niet-toewijsbaar personeel worden betaald door de hogescholen. Hiervoor is een EPD-zending nodig met aanduiding van het kenmerk 18 in veld 27 van de RL-12.

Er is eveneens een wijziging doorgevoerd in de structuur van het hoger onderwijs op het vlak van de Schools of Arts.

Personeelsleden die een opdracht vervullen aan een School of Arts moeten in het EPD doorgestuurd worden met het kenmerk 19 in veld 27 gekoppeld aan de betreffende opdracht. Deze personeelsleden blijven eveneens personeelsleden van de hogeschool.

Het zenden van deze kenmerken is nodig om de personeelsleden administratief te herkennen en af te toetsen aan de lijst die bekrachtigd wordt door de Vlaamse Regering. Bovendien moeten de wijzigingen steeds via het EPD gezonden worden om een actueel overzicht te hebben en rapportering mogelijk te maken.

Naar boven

Loopbaanfiches

De opdrachten die gezonden worden, worden automatisch overgenomen in de loopbaanfiche van de personeelsleden. Dit is ook het geval voor de meeste dienstonderbrekingen (bezoldigd ziekteverlof bv. wordt niet opgenomen op de loopbaanfiche). Vandaar ook het belang van correcte zendingen, ook al hebben deze niet onmiddellijk effect op de betaling.

Loopbaanfiches worden enkel mits toestemming van het personeelslid (schriftelijk of via mail) aan de hogeschool bezorgd.

Naar boven

Overlijden

Het overlijden van een personeelslid wordt gemeld via een RL 4 stopzetting wegens overlijden: ontslagcode ‘05’ in veld 4 van de RL-4.
De geldigheidsdatum van de stopzetting wegens overlijden moet altijd de dag na het overlijden zijn.

Naar boven

Premie en vakantiebezoldiging (RL-13)

De RL-13 wordt gebruikt:

  1. om premies en persoonlijke vergoedingen door te sturen: het gaat om de premies bedoeld in de artikelen V. 162 en V.179 van de Codex Hoger Onderwijs
  2. om de vakantiebezoldiging door te sturen, zoals bedoeld in het BVR van 24/6/1997.

Er moet dus aangeduid worden om welk type premie het gaat: een gewone premie of een vakantiebezoldiging.

De administratieve toestand moet aangeduid worden omdat op een premie dezelfde RSZ afhoudingen gebeuren als voor het statutaire ambt: bv. voor een benoemd lector die in een bepaalde maand een premie krijgt, moet in de RL-13 ATO 4 worden aangeduid, voor een tijdelijk personeelslid moet ATO 2 worden aangeduid. Bij ATO 4 wordt geen FOP ingehouden bij een premie.
Bij de vakantiebezoldiging is het altijd ATO 1 of 2 (het gaat immers steeds om tijdelijk OP).
De reden dat de ATO moet aangeduid worden, is dat de RL-13 volkomen los staat in EPD van de RL-12, er is geen koppeling met de opdracht.

Het gaat altijd om een geïndexeerd bedrag dat doorgestuurd wordt. M.a.w. het bedrag van de RL-13 wordt niet meer geïndexeerd bij betaling.

De geldigheidsdatum is steeds de 1ste van een maand, en de premie wordt betaald in die maand: bv. geldigheidsdatum = 1/10/2016: de premie zal betaald worden voor de periode van 1/10/2016 tot 31/10/2016.
Voor de vakantiebezoldiging is dit steeds de maand juli of augustus (cfr BVR van 24/6/1997), de geldigheidsdatum voor een RL-13 type vakantiebezoldiging moet dus ofwel 1/7 ofwel 1/8 zijn. Het kan in uitzonderlijke gevallen ook 1/9 zijn als de vakantiebezoldiging voor aanstellingen die lopen tot na 31 juli uitbetaald worden op het einde van het academiejaar in september.

Naar boven

Stopzetting opdrachtenpakket (RL-4)

Het doorsturen van een RL-4 wist alle lopende opdrachten van het personeelslid in de hogeschool. Een RL-4 wist geen toekomstige zendingen d.w.z. zendingen die een geldigheidsdatum hebben die in de toekomst ligt. Om deze te wissen moet er een RL-4 met die toekomstige geldigheidsdatum gestuurd worden.
Indien het niet de bedoeling is om alle lopende opdrachten te wissen moet er een RL-12 worden gestuurd die werkt via het fotoprincipe.
De RL-4 wordt gebruikt bij ontslag, overlijden, pensioen…

Naar boven

Syndicaal verlof

Personeelsleden die ‘gedetacheerd’ zijn naar de representatieve vakorganisaties worden doorgegeven met de dienstonderbreking DO 18 syndicaal verlof. Deze dienstonderbreking is bezoldigd, maar zal niet betaald worden op het instellingsnummer van de hogeschool.

Het gaat om de personeelsleden die ten gevolge van art. V.253 van de Codex Hoger Onderwijs bezoldigd worden ten laste van het centraal fonds. Er moet administratief geen zending gebeuren voor het centraal fonds. De cel personeel zorgt voor de betaling ten laste van het centraal fonds.

Er is een afwijkende regeling voor de personeelsleden die in uitvoering van cao I (het akkoord van sectorale programmatie voor de jaren 2003 en 2004 voor de sector "hoger onderwijs" van de Vlaamse Gemeenschap) gedetacheerd zijn naar de representatieve vakorganisaties. Zij worden verder betaald ten laste van de instelling waar zij aangesteld zijn. Deze instelling krijgt jaarlijks de loonkost teruggestort vanwege de cel financiering van AHOVOKS.

Naar boven

Uitzonderlijk verlof wegens overmacht

Een personeelslid kan uitzonderlijk verlof toegestaan worden dat het gevolg is van de ziekte of van een ongeval van een van de volgende personen:
1° de echtgenoot of samenwonende partner;
2° een bloed- of aanverwant die onder hetzelfde dak woont;
3° een met het oog op zijn adoptie of de uitoefening van een pleegvoogdij opgenomen persoon die onder hetzelfde dak woont;
4° een bloed- of aanverwant in de eerste graad die niet onder hetzelfde dak woont.

In de omstandigheden, vermeld in het eerste lid, 1°, 2° en 3°, wordt het verlof gelijkgesteld met dienstactiviteit en wordt het bezoldigd. De duur van het verlof bedraagt ten hoogste vier dagen per kalenderjaar.

In de omstandigheid, vermeld in het eerste lid, 4°, kan het betrokken personeelslid ten hoogste vier dagen per kalenderjaar het verlof opnemen als onbezoldigd verlof dat gelijkgesteld wordt met dienstactiviteit, of als een verworven vakantiedag die afgetrokken wordt van het aantal vakantiedagen.

Deze dienstonderbreking kan gezonden worden met DO 160 “uitzonderlijk verlof wegens overmacht hogescholen onbezoldigd” indien het personeelslid deze dag als een onbezoldigd verlof opneemt.

Indien het personeelslid de dag als een verworven vakantiedag opneemt of als het om een dag gaat zoals bedoeld in lid 1° tot 3° moet de reeds bestaande DO 144 “verlof wegens overmacht bezoldigd” gebruikt worden.

Naar boven