Identificeren van een cursist in DAVINCI

1. Is het gebruik van het Rijksregisternummer of het BISnummer bij de registratie van een geregistreerd persoon verplicht?

Het gebruik van het rijksregister- of BISnummer is verplicht volgens het Besluit van de Vlaamse Regering van 22 juni 2012.

Het is belangrijk om voor elke cursist die een INSZ heeft, dit ook te registreren opdat DAVINCI in staat zou zijn om volstrekt unieke cursisten te identificeren, dit om onder andere trajectopvolging van de cursist mogelijk te maken en om connectie met externe databanken te realiseren.

Naar boven

2. Wat moet ik doen als de cursist geen Rijksregister- of BIS-nummer heeft of het door omstandigheden niet kan meedelen?

Het is mogelijk dat volgende personen geen rijksregister- of BISnummer hebben:

  • Personen die beschikken over de Belgische nationaliteit en gedomicilieerd zijn in het buitenland
  • Personen die vreemdeling zijn en niet gedomicilieerd zijn in België
  • Personen waarop het Verdrag van Wenen van 18 april 1961 inzake diplomatiek verkeer van toepassing is
  • Personen die ambtshalve door de gemeente, omwille van afwezigheid, uit het rijksregister werden geschrapt

Mogelijks kunnen gedetineerden hun rijksregisternummer of BISnummer niet voorleggen omdat ze niet over een identiteitskaart of SIS kaart beschikken.

Voor deze personen moeten volgende gegevens geregistreerd worden: Familienaam, Voornaam, Geslacht, Geboortejaar, Geboortemaand, Geboortedag, Nationaliteit, Domicilieland, Domicieliepostcode en Domiciliegemeentenaam.

Naar boven

3. Wat moet ik doen als de gegevens over een cursist die teruggestuurd worden door DAVINCI verschillen van deze op de elektronische identiteitskaart?

In uitzonderlijke gevallen is dit inderdaad mogelijk. De gegevens door DAVINCI doorgestuurd zijn deze zoals ze in de Kruispuntbank Sociale Zekerheid  (KSZ) zijn opgenomen. DAVINCI beschouwt de KSZ gegevens als de master. Afhankelijk van de centrumsoftware moet men anders omgaan met deze gegevens.

Naar boven

4. Wat gebeurt er als de cursist geregistreerd is zonder Rijksregister- of BISnummer?

Indien een persoon zonder INSZ geregistreerd wordt, zal er onmiddellijk een Geregistreerd Persoon (GP) aangemaakt en teruggegeven worden. Hiermee kunnen alle verdere bewerkingen in het centrum gedaan worden. Tijdens de nacht zal dan in batch getracht worden om op basis van de meegegeven gegevens een persoon terug te vinden bij de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Indien er geen persoon gevonden wordt, wordt een BIS-nummer aangevraagd. Onmiddellijk wordt er dan een nummer verkregen waarmee DAVINCI een Uniek Persoon (UP) aanmaakt en koppelt aan de eerder teruggegeven GP.

Indien er op basis van de gegevens meerdere personen bij het KSZ teruggevonden worden, is er een manuele verwerking nodig die dus ten vroegste de dag nadien kan gebeuren en die eventueel ook kan resulteren in de aanvraag van een BIS-nummer.

In veel gevallen zal de UP met het BIS-nummer dus beschikbaar zijn de volgende ochtend. In sommige gevallen echter pas later afhankelijk van de manuele verwerking en de noodzaak om eventueel contact op te nemen met het centrum. Het centrum kan dan toch verder zijn administratie doen op basis van de Geregistreerd Persoon.

Naar boven

5. Kan ik via DAVINCI zien of een cursist wettig verblijft in België?

De controle op het wettig verblijf is zowel voor de centra als de verificatie een arbeidsintensief proces. Daarom willen we door het verwerken van extra gegevens en door controles in DAVINCI dit proces administratief vereenvoudigen.

DAVINCI vraagt bijkomende gegevens op in het Rijksregister en samen met de reeds beschikbare persoonsinformatie, biedt dit de mogelijkheid om van bepaalde personen met zekerheid vast te stellen dat het wettig verblijf voldaan is. Concreet worden daarvoor de volgende gegevens gebruikt:

  • Schrappingsstatus: mensen die hun wettig verblijf verliezen, worden geschrapt in het Rijksregister
  • Nationaliteit: bepaalde nationaliteiten geven automatisch toegang tot wettig verblijf (EU-leden + Schengenlanden)
  • Register: het type register (wachtregister, vreemdelingenregister, bevolkingsregister, BIS-register)
  • Leeftijd: min 18-jarigen vallen niet onder de maatregel

DAVINCI kan op basis van deze gegevens in sommige gevallen met zekerheid weten dat iemand wettig in het land verblijft. Voor cursisten waarvoor DAVINCI niet automatisch het wettig verblijf kan afleiden, moet het centrum zelf nog de nodige stavingstukken verzamelen en bewaren in het cursistendossier (op papier of digitaal).

De belangrijkste categorieën van cursisten waarvoor het wettig verblijf nog aangetoond zal moeten worden, zijn:

  • Kort verblijvenden (= verblijf van minder dan 3 maanden)
  • BIS-nummers omdat de informatie niet noodzakelijk gecontroleerd is door ambtenaar
  • Het bezit van een Bijlage 35-document

De centrumsoftware kan deze informatie op 2 manieren doorkrijgen:

  • Via de Raadpleeg Uniek Persoon: de chronologie van het wettig verblijf wordt meegegeven
  • Bij Registreer/Wijzig/Raadpleeg Plaatsing (status ingeschreven): de verblijfsstatus wordt meegegeven in het antwoord van DAVINCI

Via de Raadpleeg Uniek Persoon

De chronologie van het wettig verblijf wordt meegegeven.

Aanvangsdatum Wettig verblijf
(leeg) Aan te tonen door centrum
28/2/2014   Voldaan
30/5/2015 Aan te tonen door centrum

 

Bij Registreer/Wijzig/Raadpleeg Plaatsing (status ingeschreven)

De verblijfsstatus wordt meegegeven in het antwoord van DAVINCI. Dus bij elke plaatsing in de status ingeschreven wordt op basis van de inschrijvingsdatum aangegeven welke de verblijfsstatus is.

Voor het voorbeeld uit de tabel wordt dit dan:

  • Plaatsing: inschrijvingsdatum 1/9/2016
  • Verblijfstatus: Aan te tonen door centrum

De informatie over het wettig verblijf die wordt verkregen via DAVINCI wordt door de verificatie in rekening gebracht vanaf de release (op 27/10/2016). Inschrijvingen die dateren van voor deze datum dienen dus op de gangbare manier gestaafd te worden.

Naar boven

6. Ik heb tijdens de inschrijving een verkeerde geboortedatum ingetikt bij een bepaalde persoon. Ondertussen heeft deze persoon een BIS nummer gekregen. Wat moet ik doen?

Je kan elke vergissing (dus ook bijvoorbeeld in de naam) melden via SysAid. Onze medewerkers zorgen ervoor dat er via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid een rechtzetting gebeurt. Deze rechtzetting ontvang je automatisch via een signaal van DAVINCI.

Naar boven

7. Ik weet pas welke vreemdelingenkaart een cursist heeft na het eerste lesmoment. Hoe kan ik hem dan nu al inschrijven? 

Een cursist kan zich maar inschrijven als zijn wettig verblijf in orde is. Wettig verblijf is immers een inschrijvingsvoorwaarde. En het is de inschrijvingsdatum die bepalend is voor het al dan niet toelaten van cursisten die een document (met begin- en einddatum) kunnen voorleggen. Het document moet geldig zijn op de dag van de inschrijving.

Naar boven

8. Wat moet ik doen als blijkt dat er bij het raadplegen van een uniek persoon manifest verkeerde gegevens weergegeven worden?

DAVINCI verkrijgt de gegevens van het Rijksregister of het BIS-register. Dit zijn de brondatabanken. Wij gaan er van uit dat die correct zijn. Voor de eigen verwerking is het eigenlijk best om eveneens deze data over te nemen. Wanneer je meent dat de informatie uit het Rijksregister foutief is dan kan je de cursist best naar de administratie van de gemeente sturen. Wanneer je meent dat de informatie in het BIS-register verkeerd staat, dan mag je dat ons laten weten. Wij nemen dan contact op met de FOD Sociale Zekerheid.

Naar boven

9. Ik krijg vaak foutmeldingen bij het registeren van een persoon omdat het geboorteland niet blijkt te kloppen. Wat is hiervan de oorzaak en hoe kan ik het verhelpen?

Bij het registreren in het RSZ is de exacte benaming van het geboorteland afhankelijk van de geboortedatum van de cursist. Een typisch voorbeeld is het vroegere Joegoslavië. De huidige bewoners van het vroegere Joegoslavië zijn nu Slovenen of Kroaten of Serviërs, enz. Zij zijn echter doorgaans niet in deze landen geboren, maar wel in het vroegere Joegoslavië. Bij registratie van deze persoon met het huidige land zal er dan een foutmelding komen.

Dit probleem kan dus opgelost worden door het juiste historische geboorteland in te geven. Sommige pakketten staan echter niet toe om het correcte land in te geven omdat zij bijvoorbeeld automatisch het land afleiden uit de geboortestad en daarbij gebruik maken van de huidige landenstructuur.

DAVINCI geeft in het taxonomiebestand de historische landenlijst mee. De softwareontwikkelaars kunnen die lijst dus implementeren in hun softwarepakket om het probleem op te lossen.

Naar boven

10. Heeft het niet toekennen van een Rijksregisternummer of BISnummer een impact op de geldigheid van de geregistreerde plaatsingen, aanmeldingen, participaties?

Het toekennen van een  INSZ (Rrnr of BIS nummer) is geen noodzaak om te registreren in DAVINCI maar is wel noodzakelijk voor uitwisseling met externe databanken en om correcte statistieken te kunnen trekken. Vandaar dat uiteindelijk elke cursist uniek geïdentificeerd dient te worden. Het toekennen van een INSZ is een verplichting die voortvloeit uit het Besluit van de Vlaamse Regering van 22 juni 2012.

Naar boven

11. Ben ik verplicht de Nederlandstalige straatnamen te gebruiken?

Neen. Straatnamen mogen zowel Nederlandstalig als Franstalig zijn. Ze moeten wel voluit geschreven worden. Afkortingen mogen niet gebruikt worden (vb: str., av., ).

Naar boven

12. Welk adres moet ik gebruiken voor gedetineerden?

Voor gedetineerden mag het adres van de gevangenis gebruikt worden.

Naar boven

13. Wat moet ik doen als de cursist zijn geboortedatum en/of –maand niet kent?

In dat geval moet er bij de ontbrekende informatie 00 ingevuld worden. Bij het ontbreken van geboortedag en –maand mag er geenszins 0101 ingevuld worden.

Naar boven

14. Hoe kan ik tewerk gaan met personen waarvan het INSZ gekoppeld is aan meerdere unieke personen?

Je kan best dit probleem melden via SysAid. Via contact met KSZ zal AHOVOKS de personen samen voegen.

Naar boven

15. Ik krijg een foutmelding als ik gegevens van een cursist die fout zijn in het Rijksregister tracht te wijzigen. Wat moet ik doen?

Een cursist waarvan gegevens in het rijksregister niet overeen stemmen met de werkelijkheid moet zich naar het gemeentehuis begeven. Als hij daar de wijzigingen meldt, dan zullen die opgenomen worden in het Rijksregister en ook in de KruispuntBank Sociale Zekerheid (KSZ). Deze wijzigingen zullen dan via een signaal van DAVINCI gemeld worden aan de centrumsoftware. DAVINCI staat niet toe dat je zelf de wijzigingen registreert omdat de KSZ de brondatabank is.

Naar boven