Registreren van cursussen in DAVINCI

1. Wat moet ik doen met afgelaste cursussen?

In het geval dat een IMV niet kan doorgaan moet de afgelastingsdatum ingevuld worden. Merk op dat het niet de bedoeling is dat afgelaste modules worden verwijderd. Ook mogen cursisten niet geregistreerd worden als afwezig of gewettigd afwezig. Dit zou een vertekend beeld kunnen geven over de deelname aan opleidingen. Voor de NT2 cursisten kan dit zelfs repercussies hebben in verband met de ‘regelmatige deelname’.

Naar boven

2. Mag ik een cursus al afgelasten als hij nog niet begonnen is? De cursus is wel al geregistreerd met een aanvangsdatum in de toekomst.

Een afgelastingsdatum van een IMV mag vallen vóór de aanvangsdatum. In dat geval wordt de IMV beschouwd als niet ingericht. Een geplande cursus niet laten doorgaan betreft dus een afgelasting en geen verwijdering.

Naar boven

3. Hoe moet ik een opleiding registreren?

Het centrum registreert een IOV indien het de bevoegdheid en de intentie heeft om deze in te richten in een vestigingsplaats. Een IOV is niet noodzakelijk schooljaar gebonden. Als de opleiding gedurende 1 jaar niet doorgaat in een vestigingsplaats, dan moet die niet noodzakelijk beëindigd worden.  Als het centrum beslist om die opleiding te verplaatsen naar een andere vestigingsplaats, dan moet de IOV wel beëindigd worden en opnieuw gecreëerd in de andere vestigingsplaats.

Naar boven

4. Moet een zelfde module die op meerdere lesplaatsen of met meerdere start- en einddata, meerdere keren geregistreerd worden?

Een ingerichte modulevariant (IMV) komt overeen met een ingerichte cursus die begint op een bepaalde datum en eindigt op een bepaalde datum, met lessen binnen die periode en een lesplaats waar die lessen doorgaan. Het gaat dus telkens om nieuwe IMV’s en die moeten dus telkens opnieuw geregistreerd worden.

Naar boven

5. Kan ik cursussen plannen die dan eventueel later niet blijken door te gaan?

Ja. Een ingerichte modulevariant heeft een afgelastingsdatum die ingevuld kan worden indien een cursus uiteindelijk niet kan doorgaan. Merk op dat het niet de bedoeling is dat afgelaste modules worden geannuleerd.

Naar boven

6. Hoe moet ik omgaan met gebundelde/geïntegreerde modules?        

Sommige centra organiseren gebundelde modules waarbij tijdens 1 les  basiscompetenties van twee modules (“A” en “B”) ‘door mekaar’ onderwezen worden.

Het basisprincipe binnen DAVINCI is (en blijft) dat elke module apart moet ingericht worden, met eigen lesroosters, plaatsingen, participaties en resultaten.

Om toch een mogelijkheid te hebben om aan te duiden dat 2 ingerichte modulevarianten samen horen, is er een attribuut 'communicatiecode' voorzien.

Naar boven

7. Moet ik enkel de modulevariant doorgeven wanneer ik een ingerichte modulevariant wil plannen? Hoe kan DAVINCI dan achterhalen tot welke opleiding deze modulevariant behoort?

Je moet niet bij elke ingerichte modulevariant een opleidingsvariant mee geven. Er moet wel een ingerichte opleidingsvariant geregistreerd zijn waar de ingerichte modulevariant onder kan vallen. Voor de omkadering en de controle op de 5-jarige inrichting van de onderwijsbevoegdheid maakt DAVINCI gebruik van de (ingeschreven) plaatsingen. Daar wordt de koppeling gelegd tussen de ingerichte modulevariant en de ingerichte opleidingsvariant.

Naar boven

8. Wanneer mag ik een cursist aan een andere cursus koppelen?

Onderstaande beslissingsboom maakt duidelijk wat je kan doen als een cursist wenst over te stappen naar een andere cursus. Wanneer je hem niet mag koppelen aan een andere cursus, dan moet je een nieuwe aanmelding en een nieuwe plaatsing aanmaken.

Schema wanneer mag een cursist gekoppeld worden aan een andere IMV?

Naar boven

9. Hoe moet ik cursisten registreren die, bijvoorbeeld omwille van ploegenstelsels, wisselen van cursus?

In DAVINCI zal de cursist ingeschreven zijn in een bepaalde IMV. Als de cursist ook aan andere IMV’s deelneemt van dezelfde IOV, bijvoorbeeld omdat hij in ploegen staat, dan moet je ook daar zijn participaties registreren. Als de cursist afwezig is in de IMV waarvoor hij ingeschreven is, wordt hij daar als afwezig ingegeven. In DAVINCI zullen de codes voor participatie enkel bestaan uit: aanwezig, afwezig en verantwoord afwezig.

Voor het bepalen van de financierbaarheid zal de automatische verificatie enkel de participaties controleren in de IMV waarin de cursist is ingeschreven. Het is aan het centrum om proactief de verificateur op de hoogte te stellen van bijkomende participaties in andere IMV.

Naar boven

10. Hoe moet ik in DAVINCI omgaan met een cursus die op een feestdag valt?

Een les van een IMV die op een feestdag valt kan ofwel in DAVINCI geregistreerd worden en vervolgens afgelast (is niet hetzelfde als annuleren), ofwel niet ingepland.

Naar boven

11. Moet ik een nieuwe cursus registreren als de begin- en/of einddatum ervan wijzigt?

Neen. De begin- en/of einddatum van een geregistreerde cursus kan gewijzigd worden als deze wijziging zich situeert binnen de 4 weken (28  dagen) voor en/of na de start- en einddatum. In andere gevallen wordt de verificateur via e-mail op de hoogte gebracht van de wijziging.

Naar boven

12. Kan ik de aanvangsdatum van een cursus nog wijzigen als de cursus al gestart is?

Ja. De aanvangsdatum van een IMV kan nog gewijzigd worden nadat hij reeds gestart is.

Naar boven

13. Ik heb het registratiemoment verkeerd ingegeven en heb dit pas ontdekt nadat het registratiemoment verstreken is. Wat moet ik doen?

In dit geval kan u enkel de IMV annuleren (= fysiek verwijderen) en de IMV vervolgens opnieuw registreren met het correcte registratiemoment.

Naar boven

14. Onder bepaalde voorwaarden moet een klaswissel opgelost worden door een nieuwe plaatsing. Moet er dan opnieuw betaald worden?

Indien het over een wissel van IMV gaat en niet over een nieuwe inschrijving moet de cursist niet opnieuw betalen.

Naar boven

15. Welke gegevens van een cursus kunnen niet meer gewijzigd worden na het registratiemoment?

Na het registratiemoment kan enkel het registratiemoment zelf niet meer gewijzigd worden. Als er toch een gegronde reden is om het registratiemoment te wijzigen, dan kan dit enkel door de tussenkomst van de verificateur.               

De attributen: Aanspreekpunt, Aanvangsdatum, Afgelastingsdatum, Communicatiecode, Cursuscode, Einddatum, Financieringsbron, Kostprijs cursusmateriaal, Lestijden individuele arbeidservaring, , Lestijden deliberatie, Lestijden afstandsonderwijs, Maximumcapaciteit, Plaatsen voor derden, Registratiemoment, Webpagina en Lesplaats kunnen onder bepaalde voorwaarden gewijzigd worden tot 1 schooljaar na het schooljaar waarin de IMV valt.

Naar boven

16. Sommige cursussen worden niet ingericht op basis van de organieke omkadering (de omkadering op basis van het aantal lesurencursist van de vorige referteperiode). Welke codes moet ik hiervoor gebruiken in mijn communicatie met DAVINCI?

Niet alle cursussen komen in aanmerking voor de lesurencursist waarop de omkadering wordt berekend. Daarom dient bij de communicatie van de IMV (ingerichte modulevarianten) naar DAVINCI de juiste “financieringsbron” te worden meegegeven. De afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs gebruikt deze gegevens ook om een aantal cursussen of projecten te monitoren. Onderstaande tabel geeft de codes weer van de te gebruiken financieringsbronnen.

Code Omschrijving
CONTRACT_FIN   Contractuele financiering
DECRETALE_FIN   Decretale financiering
GEMENGDE_FIN  Gemengde financiering
PROJECT_FIN_VTI     Projectfinanciering Verlenging Traject Inburgeraars
PROJECT_FIN_ZA   Projectfinanciering Zomeraanbod
PWB_FIN    Personeel op werkingsbudget financiering

Naar boven

17. Wat is het verschil tussen cursuscode en communicatiecode?

In het veld cursuscode moet je de voor jouw centrum unieke code van de cursus invullen. In het veld communicatiecode wordt er een code ingevuld om 2 cursussen aan mekaar te linken zodat de Huizen van het Nederlands en de verificatie kunnen merken dat deze gebundeld worden ingericht.

Naar boven