Registreren van plaatsingen en inschrijvingen in DAVINCI

1. Kan ik een cursist nog plaatsen als het registratiemoment van de cursus al verstreken is?

Dat kan. Deze cursist is dan echter niet financierbaar.

Naar boven

2. Kunnen cursisten die in dezelfde module zitten, maar voor een andere opleiding als één groep gestuurd worden?

Een IMV kan cursisten uit verschillende opleidingen bevatten, zolang ze maar dezelfde modulevariant volgen, uit welke opleiding die ook komt.

Naar boven

3. Kan ik een cursist plaatsen in een andere opleiding dan deze waarvoor hij aangemeld is?

Ja. DAVINCI staat dit toe.

Naar boven

4. Kan ik een cursist plaatsen in mijn centrum als hij een ander gewenst centrum heeft opgegeven?

Ja. Dit is mogelijk.

Naar boven

5. Wat moet ik doen met een cursist die beslist heeft om niet meer deel te nemen aan de cursus?

Deze cursist moet uitgeschreven worden. Enkel als cursisten die beslist hebben om niet meer deel te nemen worden geregistreerd als uitgeschreven, kan de overheid een zicht krijgen op de uitval.

Naar boven

6. Moet ik een cursist ook nog uitschrijven als de cursist stopt na het registratiemoment van de cursus?

Deze cursist moet ook uitgeschreven worden om dezelfde reden.

Naar boven

7. Kan ik een cursist ook nog eens plaatsen voor dezelfde cursus als hij ook al geplaatst is door het HvN?

Neen. Het is onmogelijk om een cursist meerdere malen te plaatsen voor eenzelfde IMV.

Naar boven

8. Kan ik een cursist inschrijven en eventueel een inschrijvingsformulier afdrukken als de cursus nog niet geregistreerd is?

Neen. Een cursist kan slechts ingeschreven worden in een geregistreerde IMV en kan dus geen inschrijvingsformulier verkrijgen voor een nog niet geregistreerde IMV. Hij kan wel aangemeld worden voor de opleiding. Deze aanmelding kan omgezet worden in een inschrijving van zodra de IMV geregistreerd is.

Naar boven

9. Moet ik een nieuw inschrijvingsformulier afdrukken als de begin- en/of einddatum van een cursus wijzigt?

Er dient geen nieuw inschrijvingsformulier te worden afgedrukt als de begin- en/of einddatum van een cursus wijzigt, maar wijzigingen aan de begin- en einddatum die de termijn van 4 weken overschrijden moeten steeds gemeld worden aan de verificateur. Voorgaande heeft betrekking op de vereisten i.f.v. de verificatie. Daarnaast dient er rekening te worden gehouden met het feit dat het inschrijvingsformulier ook een overeenkomst is tussen de cursist en het centrum. Als de modaliteiten daarvan wijzigen dan wijzigt in principe ook die overeenkomst.

Naar boven

10. Als ik een plaatsing gedaan heb voor een cursist NT2 en na deze plaatsing komt er ook een plaatsing toe van de Huizen van het Nederlands, kan ik dan die plaatsing verwijderen?

Ja, de plaatsing van het HvN kan door het centrum verwijderd worden. Deze mogelijkheid wordt terug ongedaan gemaakt van zodra de Huizen van het Nederlands kunnen beschikken over de definitieve KBI (verwacht in maart 2014). Deze verwijdering kan in veel gevallen enkel door de softwareleverancier gebeuren.

Naar boven

11. Kan ik al cursisten inschrijven als er nog geen cursus gepland is?

Neen. Als de IMV nog niet geregistreerd is, dan kan enkel een aanmelding geregistreerd worden.

Naar boven

12. Kan ik al cursisten inschrijven als er nog geen lessenrooster bekend is?

Van zodra de IMV geregistreerd is, kan de cursist ingeschreven worden, zelfs als de lessen nog niet geregistreerd zijn.

Naar boven

13. Kan ik een cursist verplaatsen naar een andere lesplaats zonder een nieuwe plaatsing te moeten aanmaken. In welke gevallen mag ik de inschrijving van een cursist in een cursus wijzigen naar een andere cursus?

De lesplaats is 1 van de attributen van een IMV. Een cursist kan onder bepaalde voorwaarden van lesplaats veranderen in een modulevariant van een opleiding waarvoor het centrum bevoegdheid heeft. Onderstaand stroomschema maakt duidelijk onder welke omstandigheden er een nieuwe plaatsing moet aangemaakt worden.

Onderstaande beslissingsboom beschrijft de verschillende situaties die zich kunnen voordoen en de mogelijke handelwijzen.

 

Schema 'wanneer mag een cursist gekoppeld worden aan een andere IMV?'

 

Verandering van ingerichte opleidingsvariant

Modules uit opleidingen waarbij wijzigen niet kan, kunnen geannuleerd worden en opnieuw geregistreerd. Dan gaan de participaties wel verloren.

Uitschrijvingen dienen om aan te geven dat de cursist stopt met een module, maar wanneer een cursist uitgeschreven wordt dan kan hij wel financierbaar zijn. Daarom moet er wel opgelet worden dat bij een overgang van IMV een cursist niet dubbel financierbaar wordt. Het gebruik van uitschrijvingen en herinschrijvingen zullen door de verificateur dus enkel toegelaten worden indien er daadwerkelijk 2 inschrijvingen (2 keer betaald!!) voor de cursist zijn.

De stopzettingsdatum is voor de statussen voor de inschrijving (niet toegewezen en niet ingeschreven).

Naar boven

14. Wanneer mag ik een cursist veranderen van opleiding?

De onderstaande beslissingsboom helpt je om te beslissen wanneer een cursist mag gekoppeld worden aan een andere opleiding. Wanneer dit niet mag, dan moet er een nieuwe aanmelding en een nieuwe plaatsing aangemaakt worden.

 

Schema 'Wanneer mag een IOV gewijzigd worden?

Naar boven

15. Welke datum van inschrijving moet er op het 2de inschrijvingsformulier staan, als een cursist van klas wisselt zodat er een nieuwe plaatsing (inschrijving) noodzakelijk is?

Voor DAVINCI resulteert een klaswissel onder bepaalde omstandigheden in een nieuwe plaatsing (inschrijving). Raadpleeg hiervoor de vraag: “Kan ik een cursist verplaatsen naar een andere lesplaats zonder een nieuwe plaatsing te moeten aanmaken.” Het staat de centra vrij om in dit geval ook een nieuw inschrijvingsformulier te verschaffen. Voor de verificatie is er geen 2de inschrijvingsformulier noodzakelijk omdat de financierbaarheid van de cursist bepaald wordt op zijn participatie aan de module waar hij initieel ingeschreven was. Als er toch een 2de inschrijvingsformulier opgemaakt wordt, dan moet het dezelfde inschrijvingsdatum hebben als het 1ste. Vermeld op het nieuwe inschrijvingsformulier dat het om een late klaswissel gaat. Een correcte registratie van klaswissels is belangrijk om dubbele financiering te vermijden.

Naar boven

16. Welke gegevens van de cursus moeten noodzakelijk aanwezig zijn, wil ik een cursist kunnen inschrijven?

Om de inschrijving mogelijk te maken volstaan de begin- en einddatum van de IMV.

Naar boven

17. Welke plafondcode inschrijvingsgeld moet ik gebruiken in mijn communicatie met DAVINCI?

Het betaalde inschrijvingsgeld is altijd gelijk aan het product  van het voor de cursist geldend tarief (rekening houdend met zijn vrijstellingscategorie), vermenigvuldigd met het aantal lestijden van de module.  Wanneer echter de cursist het “plafond” van 300 euro per opleiding per semester bereikt heeft, dan is het betaalde inschrijvingsgeld van deze en volgende modules begrepen tussen 0 euro en dit product.

Voor het lineair onderwijs is het betaalde inschrijvingsgeld gelijk aan het product  van het voor de cursist geldend tarief vermenigvuldigd met het aantal lestijden van het leerjaar.  Wanneer echter de cursist vrijstellingen heeft voor bepaalde vakken, dan is het betaalde inschrijvingsgeld lager dan dit product.

In beide gevallen moeten het door de cursist betaalde inschrijvingsgeld en de juiste plafondcode worden gecommuniceerd naar DAVINCI.  Onderstaande tabel geeft de codes weer van de te gebruiken plafondcodes. Het PLAFOND_HBO wordt eveneens gebruikt voor de SLO. De uren vrijstelling van cursisten in het lineair HBO moeten per plaatsing meegegeven worden in het daartoe voorziene veld.

Code Omschrijving
GEEN_PLAFOND   Geen plafond
PLAFOND_HBO Plafond hoger beroepsonderwijs
PLAFOND_SVWO   Plafond secundair volwassenenonderwijs
PLAFOND_VRIJS_HBO   Plafond vrijstelling lineair HBO

Naar boven

18. Wat is de 'Tariefsuggestie-dienst'?

De Tariefsuggestie-dienst biedt de mogelijkheid om voor een bepaalde geregistreerd persoon aan DAVINCI te vragen of hij een vrijstelling van inschrijvingsgeld geniet. DAVINCI zal dan achterliggend controleren in DAVINCI zelf en in externe databronnen of de cursist vrijgesteld kan worden. Als er vrijstellingscategorieën gevonden worden dan stuurt DAVINCI een tariefcode terug naar de centrumsoftware met daarin het inschrijvingsgeld per lestijd. Bijvoorbeeld voor een cursist die vrijgesteld omwille van leefloon, stuurt DAVINCI terug dat de cursist 0 Euro per lestijd dient te betalen. Omwille van privacy-redenen wisselen we de vrijstellingsgronden niet mee uit.

Initieel worden volgende mogelijke vrijstellingen gecontroleerd:

  • Evaluatie of examen (Taalexamen)
  • Basiseducatie in CBE
  • Basiseducatie NT2 in CVO
  • Studiegebied algemene vorming
  • Ervaringsdeskundige armoede en sociale uitsluiting
  • Studiegebied NT2
  • Leefloon
  • Doorstroming
  • Vervangingsinkomen uit werkloosheid

Het laatste (vervangingsinkomen uit werkloosheid) wordt opgevraagd bij de RVA en daar zijn de gegevens pas beschikbaar na de uitbetaling van de werkloosheidsuitkering. Daarom zal dit gegeven voor de meeste inschrijvingen te laat beschikbaar zijn. Verificatie zal wel van dit gegeven gebruik maken bij de controle op de vrijstellingen van inschrijvingsgeld.

Als het centrum beschikt over informatie op basis waarvan de cursist een lager tarief kan krijgen dan hetgeen in de tariefsuggestie wordt voorgesteld, dan kan het centrum de cursist op basis van dit tarief registreren. Dan moet er wel een (papieren) attest in het cursisten dossier voorhanden zijn voor verificatie.

Naar boven

19. Wat is de 'RaadpleegLED-dienst'?

De Raadpleeg LED-dienst biedt de mogelijkheid om voor een bepaald INSZ via DAVINCI zijn/haar volledige studiehistoriek op te vragen in de LED (Leer -en Ervaringsbewijzen Databank). De LED bevat reeds data van heel wat verschillende onderwijsaanbieders (Hoger Onderwijs, leerplichtonderwijs, VDAB, Syntra, …) en wordt nog steeds uitgebreid. De meeste aanbieders hebben ook historiek mee opgeladen voor zover deze beschikbaar is.

De informatie vanuit LED kan gebruikt worden bij de controle op de toelatingsvoorwaarden voor het HBO (beschikken over een diploma secundair onderwijs)  en in het toekenningsproces van vrijstellingen. Wanneer je de informatie via DAVINCI doorkrijgt, dan hoef je deze niet meer op papier op te vragen bij de cursist, bij te houden en aan verificatie voor te leggen.

Papieren bewijzen worden nog steeds aanvaard. Als de cursist een officieel studiebewijs kan voorleggen dat niet in de LED is opgenomen, dan wordt dit aanvaard. Het papieren bewijs dient dan wel in het cursistendossier opgenomen te worden.

Voor het raadplegen van de studiebewijzen van de cursist in de LED is de toestemming van de cursist noodzakelijk. Deze vraag kan evt. algemeen ingeschreven worden in het centrumreglement. De cursist kan altijd opteren om zijn studiebewijzen zelf op papier te bezorgen aan de centrumadministratie.

Naar boven