Het CLB houdt een multidisciplinair dossier bij van elke leerling.
- Wat moet in het leerlingendossier?
- Ouders en leerlingen informeren
- Recht op inzage
- Bewaringstermijn
- Overdracht
- Extra informatie
Wat moet in het leerlingendossier?
-
Alle gegevens van de leerling die de CLB-medewerker nodig heeft voor leerlingenbegeleiding en die de CLB-medewerker verzamelt bij de uitvoering van leerlingenbegeleiding (schoolloopbaangegevens, gegevens van systematische contacten, gegevens in kader van leerplichtbegeleiding ...)
-
Gegevens van Kind en Gezin
- Een chronologisch overzicht van alle contacten en tussenkomsten van het CLB. Vermeld ook de aard van de tussenkomst en de naam van de betrokken CLB-medewerker.
- In voorkomend geval de dossiers die de vroegere PMS- en MST-centra hebben overgedragen
Ouders en leerlingen informeren
Informeer als CLB altijd de ouders en de leerling, ook als die er zelf niet om vragen, over:
- Het recht op een dossier
- Wie toegang heeft tot het dossier
- Wie het dossier bewaart en waar
- Hoe lang het dossier wordt bewaard
Recht op inzage
Elke persoon die in een dossier vermeld wordt, heeft toegang tot de gegevens over zichzelf.
Een leerling of ouder heeft nooit toegang tot:
- Gegevens die door een persoon als vertrouwelijk zijn bestempeld
- Gegevens die alleen over een andere persoon gaan
- Gegevens van de gerechtelijke overheden
Inzage door een leerling
Elke bekwame minder- of meerderjarige leerling mag de gegevens uit het multidisciplinaire dossier inzien.
De leerling heeft het recht om het dossier aan te vullen en zijn versie van de feiten te geven.
De leerling heeft het recht om zelfstandig of samen met een vertrouwenspersoon het dossier in te kijken.
Inzage door een ouder
Voor de ouder verschilt het recht op toegang naargelang de leerling bekwaam is of niet.
De ouder van de niet-bekwame minder- en meerderjarige leerling mag alle gegevens uit het multidisciplinaire dossier inzien.
De ouder van de bekwame minder- en meerderjarige leerling heeft toestemming nodig van de leerling om gegevens in te kijken die enkel gaan over de leerling of de leerling en hemzelf. De ouder kan altijd gegevens inzien die enkel over hemzelf gaan.
Aanwezigheid van CLB-medewerker
De inzage vindt steeds plaats onder begeleiding van een CLB-medewerker.
Hou rekening met de termijn
Verleen toegang tot het dossier binnen 10 werkdagen na het verzoek om inzage. Je mag wel rekening houden met de vakantieregeling.
Gedeeltelijke inzage
Soms zal een volledige inzage van bepaalde gegevens afbreuk doen aan het recht van andere personen op bescherming van hun persoonlijke levenssfeer.
In zulke gevallen kan je toegang verstrekken tot die gegevens op een aantal alternatieve manieren:
- Via een gedeeltelijke inzage
- Via een gesprek
- Via een rapportage
Overleg in dat geval met je CLB-medewerkers en de betrokken derde over de beste optie.
Afschrift van de gegevens
De persoon die toegang heeft tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier heeft recht op een afschrift van die gegevens of van een rapport over de gegevens waartoe hij toegang heeft via een gesprek of rapportage.
Voeg telkens een toelichting toe waarbij je erop wijst dat het afschrift of rapport:
- Persoonlijk en vertrouwelijk is
- Enkel mag gebruikt worden voor doeleinden van jeugdhulp
Leg dit steeds goed uit aan de minderjarige of ouder.
Ben je als CLB-medewerker van oordeel dat de mededeling van de medische, respectievelijk niet-medische gegevens in het dossier ernstig nadeel voor het welzijn van de leerling meebrengt? Dan heeft de minderjarige geen recht op inzage in die gegevens.
De ouder of de vertrouwenspersoon heeft wel altijd recht op toegang voor zover het gaat om niet-medische gegevens.
Bewaringstermijn
Er geldt een bewaringstermijn voor het multidisciplinair leerlingendossier:
- Hou het dossier bij tot ten minste 10 jaar na het laatste consult of de laatste vaccinatie.
- Vernietig het dossier niet vóór de oud-leerling 25 jaar is.
Voor leerlingen die hun studieloopbaan in het buitengewoon onderwijs beëindigd hebben, bewaar je het dossier tot de oud-leerling 30 jaar is.
Overdracht
Je hebt als centrum de plicht om het multidisciplinaire dossier over te dragen aan een ander centrum dat de leerling begeleidt.
Zowel de ouder, in eigen naam of namens een niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling als de bekwame minder- of meerderjarige leerling zelf kan zich hiertegen verzetten.
De ouder of leerling moet dit verzet schriftelijk indienen binnen een termijn van 10 dagen na de mededeling aan de ouder of de leerling van de geplande overdracht.
De leerling of de ouder kan zich echter niet verzetten tegen de overdracht van:
- Identificatiegegevens
- Gegevens over de verplichte begeleiding van leerlingen met leerplichtproblemen
- Gegevens van de systematische contacten
Als CLB-medewerker mag je enkel in het belang van de leerling gegevens uit het multidisciplinaire dossier bezorgen aan:
- Het betrokken schoolpersoneel. Bezorg enkel die gegevens die nodig zijn om hun taak naar behoren te kunnen vervullen.
- Anderen als dit hen in staat stelt om een verplichting na te komen die opgelegd wordt door een wet, een decreet of een ordonnantie.
- Anderen als dit met schriftelijke toestemming of via een gemotiveerd verzoek van de leerling of de ouders gebeurt.
Extra informatie
Regelgeving
- Omzendbrief operationalisering leerlingenbegeleiding - multidisciplinair dossier van de leerling (CLB/2018/02)
