Multidisciplinair leerlingendossier

Het CLB houdt een multidisciplinair dossier bij van elke leerling.

Wat moet in het leerlingendossier?

  • Administratieve gegevens van de leerling 
  • Gegevens uit het algemeen en het gericht consult van de leerling. Die consulten behoren tot de verplichte begeleiding van het CLB bij de preventieve gezondheidszorg voor de leerlingen.
  • Gegevens over vaccinaties en profylactische maatregelen
  • Gegevens over de verplichte begeleiding rond leerplicht
  • Gegevens in het kader van het verzekerd aanbod, zoals bepaald in het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juli 2009 tot vaststelling van de operationele doelen van de CLB's
  • Gegevens van de begeleiding op vraag van de leerling, de ouders of de school
  • Een chronologisch overzicht van alle contacten en tussenkomsten van het CLB. Vermeld ook de aard van de tussenkomst en de naam van de betrokken CLB-medewerker.
  • Het resultaat van het eventuele multidisciplinair overleg binnen het CLB. Vermeld ook de gekozen methodiek.
  • Eventuele doorverwijzingen naar een externe dienst of persoon. Vermeld altijd de naam van die dienst of persoon.
  • Gegevens over de leerling die je doorgeeft aan de school of een leerkracht
  • Eventueel de dossiers die de vroegere PMS- en MST-centra hebben overgedragen

Ouders en leerlingen informeren

Informeer als CLB-directeur altijd de ouders en de leerling, ook als die er zelf niet om vragen, over:

  • Het recht op een dossier
  • Wie toegang heeft tot het dossier
  • Wie het dossier bewaart en waar
  • Hoe lang het dossier wordt bewaard

Recht op inzage

Elke persoon die in een dossier vermeld wordt, heeft toegang tot de gegevens over zichzelf.

Een leerling of ouder heeft nooit toegang tot:

  • Gegevens die door een persoon als vertrouwelijk zijn bestempeld
  • Gegevens die alleen over een andere persoon gaan
  • Gegevens van de gerechtelijke overheden

Inzage door een leerling

Elke bekwame minder- of meerderjarige leerling mag de gegevens uit het multidisciplinaire dossier inzien.

De leerling heeft het recht om het dossier aan te vullen en zijn versie van de feiten te geven.

De leerling heeft het recht om zelfstandig of samen met een vertrouwenspersoon het dossier in te kijken. Lees meer over de vertrouwenspersoon in het besluit van de Vlaamse Regering van 12 september 2008 betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding. 

Inzage door een ouder

Voor de ouder verschilt het recht op toegang naargelang de leerling bekwaam is of niet.

De ouder van de niet-bekwame minder- en meerderjarige leerling mag alle gegevens uit het multidisciplinaire dossier inzien.

De ouder van de bekwame minder- en meerderjarige leerling heeft toestemming nodig van de leerling om gegevens in te kijken die enkel gaan over de leerling of de leerling en hemzelf. De ouder kan altijd gegevens inzien die enkel over hemzelf gaan.

Aanwezigheid van CLB-medewerker of arts

De inzage vindt steeds plaats onder begeleiding van een CLB-medewerker. 

De inzage van de gegevens over de gezondheid vindt plaats onder begeleiding van de arts of de verpleegkundige van het centrum. Zij kunnen de medische informatie duiden aan de leerling of de ouder.

Hou rekening met de termijn

Verleen toegang tot het dossier binnen 10 werkdagen na het verzoek om inzage. Je mag wel rekening houden met de vakantieregeling.

Gedeeltelijke inzage

Soms zal een volledige inzage van bepaalde gegevens afbreuk doen aan het recht van andere personen op bescherming van hun persoonlijke levenssfeer.

In zulke gevallen kan je toegang verstrekken tot die gegevens op een aantal alternatieve manieren:

  • Via een gedeeltelijke inzage
  • Via een gesprek
  • Via een rapportage

Overleg in dat geval met je CLB-medewerkers en de betrokken derde over de beste optie.

Afschrift van de gegevens

De persoon die toegang heeft tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier heeft recht op een afschrift van die gegevens of van een rapport over de gegevens waartoe hij toegang heeft via een gesprek of rapportage.

Voeg telkens een toelichting toe waarbij je erop wijst dat het afschrift of rapport:

  • Persoonlijk en vertrouwelijk is
  • Enkel mag gebruikt worden voor doeleinden van jeugdhulp

Leg dit steeds goed uit aan de minderjarige of ouder.

Ben je als arts of directeur van oordeel dat de mededeling van de medische, respectievelijk niet-medische gegevens in het dossier ernstig nadeel voor het welzijn van de leerling meebrengt? Dan heeft de minderjarige geen recht op inzage in die gegevens.

De ouder of de vertrouwenspersoon heeft wel altijd recht op toegang voor zover het gaat om niet-medische gegevens.

Bewaringstermijn

Er geldt een bewaringstermijn voor het multidisciplinair leerlingendossier:

  • Hou het dossier bij tot ten minste 10 jaar na het laatste consult of de laatste vaccinatie.
  • Vernietig het dossier niet vóór de oud-leerling 25 jaar is.

Voor leerlingen die hun studieloopbaan in het buitengewoon onderwijs beëindigd hebben, bewaar je het dossier tot de oud-leerling 30 jaar is.

Overdracht

Je hebt als directeur van een CLB de plicht om het multidisciplinaire dossier over te dragen aan een ander centrum dat de leerling begeleidt.

Zowel de ouder, in eigen naam of namens een niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling als de bekwame minder- of meerderjarige leerling zelf kan zich hiertegen verzetten.  

De ouder of leerling moet dit verzet schriftelijk indienen binnen een termijn van 10 dagen na de mededeling aan de ouder of de leerling van de geplande overdracht.

De leerling of de ouder kan zich echter niet verzetten tegen de overdracht van:

  • Identificatiegegevens
  • Gegevens over de verplichte begeleiding van leerlingen met leerplichtproblemen
  • Vaccinatiegegevens
  • Gegevens over de algemene en de gerichte  consulten

Als CLB-medewerker mag je enkel in het belang van de leerling gegevens uit het multidisciplinaire dossier bezorgen aan:

  • Het betrokken schoolpersoneel. Bezorg enkel die gegevens die nodig zijn om hun taak naar behoren te kunnen vervullen.
  • Anderen als dit hen in staat stelt om een verplichting na te komen die opgelegd wordt door een wet, een decreet of een ordonnantie.
  • Anderen als dit met schriftelijke toestemming of via een gemotiveerd verzoek van de leerling of de ouders gebeurt. 

Naar boven


Extra informatie

Regelgeving

Verwante pagina’s