Maar liefst 21 centra namen eind september en begin oktober deel aan de piloot van de gestandaardiseerde test schrijven. Tijdens de afname viel ons op hoe efficiënt en inventief CVO Antwerpen de organisatie aanpakte. De reactie van directeur Eddy Hancké en centrumverantwoordelijke Katia Boullart op onze vraag om hun eerste ervaringen met iedereen te delen, was enthousiast maar tegelijk ook genuanceerd.
“We vinden het natuurlijk fijn dat jullie onder de indruk zijn want we willen het beste voor onze cursisten en leraren en hebben daarom al sterk moeten investeren in de praktische organisatie. We leggen het graag uit maar we willen vooral ook zichtbaar maken wat er allemaal bij komt kijken en wat er voorlopig onderbelicht blijft.”
Hoe hebben jullie je voorbereid op de piloot?
Katia: We hebben om te beginnen de rollen ingevuld die AHOVOKS voorzien had en een kernteam gevormd dat wekelijks vergadert. We hebben een aparte sharepointsite opgezet, hebben briefings georganiseerd voor de verschillende taken, de leraren hebben try-outs gedaan met de cursisten en we hebben overlegd met de vakgroep.
Hoeveel cursisten hebben er deelgenomen aan de piloot?
Katia: We hadden 2 groepen gemaakt en hadden 33 deelnemers in totaal. We hadden de piloot liever grootser gezien om ook de organisatie van gelijktijdige testen op verschillende locaties te kunnen evalueren. De echte test op dat vlak moet dus nog komen.
Wat hebben jullie al geleerd uit de piloot?
Eddy: Dat het zoals verwacht niet evident is voor onze cursisten. Het geeft veel stress omdat ze de context niet gewoon zijn en ze ook geen test konden afleggen in hun vertrouwde omgeving. We moeten werken op de leslocaties waar we het makkelijkst lokalen kunnen vrijmaken en dat zal vaak niet de plek zijn waar ze les gehad hebben. Geplande lessen zullen ook verplaatst worden om computerlokalen vrij te maken.
"We zagen wel dat de test op zich goed liep omdat we ons goed georganiseerd hadden. We zijn dan ook erg begaan met onze cursisten en hebben de nodige beroepseer. Als we het doen, doen we het goed. De cursist mag per slot van rekening niet het slachtoffer worden."
Een vaststelling voor onszelf is dat een goede organisatie zoals verwacht veel tijd en inzet van het personeel vraagt. We hebben zowel in de voorbereidingsfase als tijdens de piloot geregistreerd hoeveel tijd het ons gekost heeft. In de voorbereidingsfase van de piloot kwamen we aan 172 uren. Als dit een indicatie is voor het werk dat we bij elke testafname hebben, dan weten we dat het zeer moeilijk wordt. Daarom hebben we al een masterplan opgesteld en blijven we aankaarten dat de werkelijke inzet van mensen en middelen echt onderschat wordt.
Vertel eens wat meer over jullie rolverdeling
Katia: Ik ben centrumverantwoordelijke, we hebben een ICT-verantwoordelijke en 2 vaste inzagebehandelaars. Verder schakelen we in de voorbereidingsfase heel wat collega’s in voor planning van lokalen, reserveren van laptopkarren, bestelling en levering van materiaal op de verschillende testlocaties, administratie, inschrijvingen van cursisten… kortom alles wat er bij de organisatie komt kijken. Tijdens de testafname en voor correctiewerk gaan we met een beurtrol werken voor toezicht en correctiewerk. We voorzien 1 testafnemer per 12 deelnemers, wat de richtlijn is. Dat maakt dat we in november voor de eerste testweek 36 testafnemers nodig hebben als alle cursisten die in aanmerking komen ook echt deelnemen.
Eddy: Voor die personeelsinzet krijgen we geen extra middelen van de overheid.
Zijn er zaken die jullie specifiek voor deze test ontwikkeld hebben?
Katia: Voor de cursisten hebben we alvast kleurkaarten gemaakt voor de inlogcodes. Een groene voor de inlogcode van het ene onderdeel, een rode voor de inlogcode van het andere onderdeel. Als cursisten de 2 onderdelen afleggen, krijgen ze namelijk 2 keer een code. Een vergissing is snel gebeurd als we geen duidelijk onderscheid maken. Door met kleuren te werken, valt het ook bij de testafnemers onmiddellijk op als iemand de verkeerde inlogcode overtikt in het startscherm.
"Voor de testafnemers voorzien we een stappenplan waarin we alle info zo beknopt mogelijk hebben opgenomen. Er is de handleiding van AHOVOKS maar die hebben we vertaald naar onze context. Onze collega’s hebben intussen al heel wat documenten gemaakt trouwens want info op maat voor cursisten en personeel is cruciaal en moet er goed op tijd zijn."
Hoeveel deelnemers aan de test verwachten jullie dit schooljaar?
Eddy: Als we ons baseren op het aantal cursisten van vorig jaar, dan zullen we dit schooljaar ongeveer 3000 deelnemers hebben. Met een piek van ongeveer 1000 deelnemers in januari en juni. Bij de eerste testafname in november schatten we het aantal op zo’n 300, in december zal het om een kleine groep van zo’n 20 deelnemers gaan. En dan houden we nog geen rekening met herkansers.
