De Vlaamse overheid stelt gratis een online aanmeldingssysteem ter beschikking van initiatiefnemers die een aanmeldingsprocedure in het gewoon onderwijs organiseren.
- Wie kan het aanmeldingssysteem gebruiken?
- Hoe is het opgebouwd?
- Het aanmeldingsportaal
- Het scholenportaal
- Aanpasbaarheid van het systeem
- Ondersteuning
- Hoe en wanneer het aanmeldingssysteem gebruiken?
- Algemene gegevensverordening (GDPR en privacywetgeving)
- Vragen?
Wie kan het aanmeldingssysteem gebruiken?
Elke initiatiefnemer van een aanmeldingsprocedure kan gebruik maken van het gratis aanmeldingssysteem.
Initiatiefnemers zijn:
- Één schoolbestuur voor één of meerdere vestigingsplaatsen
- Meerdere schoolbesturen samen voor meerdere vestigingsplaatsen
- Lokaal overlegplatform (LOP)
Het buitengewoon onderwijs kan geen gebruik maken van het aanmeldingssysteem van de Vlaamse overheid.
Hoe is het opgebouwd?
Het aanmeldingssysteem bestaat uit 3 delen:
- Het aanmeldingsportaal
- Ouders gebruiken dit portaal om hun kind aan te melden voor een school.
- Het scholenportaal
- Initiatiefnemers gebruiken dit portaal om het aanmeldingssysteem in te stellen. Zo kunnen de aangemelde leerlingen worden geordend en toegewezen volgens de lokale afspraken.
- De rangordemotor
- Ordent de leerlingen en wijst hen toe aan een school op basis van de instellingen.
- Ordent de leerlingen en wijst hen toe aan een school op basis van de instellingen.
Het aanmeldingsportaal
Ouders gebruiken het aanmeldingsportaal om hun kind aan te melden in een school.
De Vlaamse overheid vindt de gegevensveiligheid van kinderen belangrijk. Daarom stimuleert ze ouders om bij het aanmelden zoveel mogelijk gebruik te maken van digitale toepassingen zoals hun eID of Itsme.
Ouders kunnen gedurende de volledige aanmeldingsperiode zelf de gegevens van hun kind wijzigen. Ze zullen hier ook telkens een bericht van krijgen.
Ze kunnen zich bij het aanmelden van hun kind ook laten bijstaan door bijvoorbeeld hun buren of een andere ondersteunende organisatie. Het is ook mogelijk dat deze ondersteunende personen of organisaties hun e-mailadres registreren. Zo kunnen ze mee het dossier van het kind opvolgen.
Om te controleren dat per samenwerkingsinitiatief elk kind maar één keer wordt aangemeld, gebeurt een controle op basis van het rijksregisternummer van het kind. Ook kinderen die niet over een rijksregisternummer beschikken, kunnen aangemeld worden. Scholen spreken hiervoor lokaal af wie hierbij ondersteuning biedt.
Het systeem voorziet de mogelijkheid om documenten op te laden. Zo kan de initiatiefnemer voorrangsgroepen controleren.
Het scholenportaal
Initiatiefnemers gebruiken dit portaal om het aanmeldingssysteem in te stellen.
Er zijn verschillende rollen in het scholenportaal:
- De scholen
- De beheerder (initiatiefnemer)
- De lokale helpdeskmedewerker
Een rol bepaalt wat iemand in het systeem kan doen en welke gegevens iemand kan zien.
De scholen
Er is een onderscheid tussen de directeur van de school en de schoolmedewerkers. De rol van beheerder school en medewerker school wordt toegekend via Gebruikersbeheer Onderwijs en Vorming.
De beheerder of directeur van de school moet minimaal de vestigingsplaatsen die deelnemen aan de aanmeldingsprocedure ophalen in het scholenportaal.
De schoolmedewerker heeft toegang tot de gegevens van de aangemelde leerlingen die zijn toegewezen aan of geweigerd voor de school.
De directeur van de school kan zowel de rol van beheerder school als schoolmedewerker opnemen.
De beheerder
Deze persoon beheert lokaal het systeem voor het samenwerkingsinitiatief. Scholen spreken vooraf af wie de beheerder zal zijn.
De beheerder
- Bepaalt op welke voorrangsvragen ouders moeten antwoorden bij het aanmelden van hun kind en stelt het systeem in.
- Heeft toegang tot de gegevens van alle scholen en alle aangemelde leerlingen.
- Kan een of meerdere lokale helpdeskmedewerkers aanduiden.
De lokale helpdeskmedewerker
De helpdeskmedewerkers hebben toegang tot de gegevens van de aangemelde leerlingen.
Aanpasbaarheid van het systeem
Gebruikers van het aanmeldingssysteem kunnen het systeem instellen volgens hun noden. Er zijn verschillende instellingen mogelijk, afhankelijk van de rol.
Instellingen door de beheerder (initiatiefnemer)
Als beheerder
- Bepaal je de criteria voor ordening en toewijzing van de leerlingen.
- Kies je het logo op en de kleur van de portalen in het aanmeldingssysteem.
- Voorzie je concrete informatie over waar ouders terechtkunnen om hulp te vragen bij het aanmelden.
- Bepaal je de tekstinhoud van het algemeen gedeelte van het toewijzingsbericht dat de ouders krijgen. Dit is het gedeelte dat identiek is voor alle scholen die deel uitmaken van jouw aanmeldingsinitiatief. Je bepaalt dus zelf mee de toon en stijl van de communicatie.
Om het systeem af te stemmen op de lokaal gemaakte afspraken kan je als beheerder verschillende instellingen gebruiken afhankelijk van het onderwijsniveau:
Voor het basisonderwijs
- Eerst ordenen op schoolkeuze, en binnen schoolkeuze op afstand en indien ex aequo verder ordenen op toeval.
- Eerst ordenen op afstand, bij gelijke afstand op toeval en dan leerlingen toewijzen aan de school van hoogste keuze.
- Eerst ordenen op toeval en dan de leerlingen toewijzen aan de school van hoogste keuze.
- Bij afstand zal de beheerder bepalen om ofwel enkel met het domicilieadres van de leerling te werken ofwel met het domicilieadres van de leerling en maximaal twee werkadressen van de ouders.
- Per schoolkeuze zal dan steeds de meest gunstige afstand worden weerhouden. Daarnaast zal de beheerder voor de berekening van de afstand kunnen kiezen tussen wandelafstand of vogelvlucht. Alle plaatsen op dezelfde manier toewijzen of een deel van de plaatsen volgens toeval en het andere deel op afstand.
Voor het secundair onderwijs
- Eerst ordenen op schoolkeuze, en binnen schoolkeuze op toeval
- Eerst ordenen op toeval en dan de leerlingen toewijzen aan de school van hoogste keuze.
- Elk aangemeld kind krijgt een toevalsnummer per schoolkeuze.
- De initiatiefnemer kan er ook voor kiezen om te optimaliseren zodat kinderen elkaars hoogste keuze niet kunnen hebben.
Instellingen door de scholen
Je bepaalt als school
- Voor welk geboortejaar/leerjaar/structuuronderdeel er moet aangemeld worden.
- Of je de officiële naam van de school gebruikt of de roepnaam.
- Gedeeltelijk de tekst van het toewijzingsbericht dat de ouders krijgen. Als school bepaal je dus zelf mee de toon en stijl van de communicatie.
Voorrang voor ondervertegenwoordigde groepen
Het systeem laat toe dat je per samenwerkingsinitiatief voorrang kan verlenen aan meerdere ondervertegenwoordigde groepen. Stuur een e-mail voor meer informatie.
Vlaamse rand
Is jouw school gelegen in een van volgende gemeenten:
Asse - Beersel - Dilbeek - Drogenbos - Grimbergen - Halle - Hoeilaart - Kraainem - Linkebeek - Machelen - Meise - Merchtem - Overijse - Sint-Genesius-Rode - Sint-Pieters-Leeuw - Tervuren - Vilvoorde - Wemmel - Wezembeek-Oppem - Zaventem
Dan kan je gebruik maken van
- De operationalisering van het ordeningscriterium afstand (opgenomen in het Besluit van de Vlaamse Regering) voor het basisonderwijs. Kinderen die gedomicilieerd zijn in dezelfde gemeente als de school kunnen dan in het systeem bovenaan geordend worden.
- De specifieke voorrang in het secundair onderwijs.
Contacteer AGODI voor meer informatie.
Andere mogelijkheden
- Het systeem kan de toewijzingsberichten samen met de weigeringen automatisch via e-mail versturen op een zelf gekozen moment.
- Voor ouders die niet over een e-mailadres beschikken, kan de initiatiefnemer de brieven zelf printen en opsturen.
Ondersteuning
- De Vlaamse overheid stelt een aanmeldingssysteem ter beschikking en ondersteunt de beheerders.
- De lokale beheerders ondersteunen zelf de ouders.
- De beheerders van het systeem kunnen terecht bij AGODI voor al hun vragen over het systeem en de regelgeving. Zij kunnen ook de helpdesk raadplegen.
- Lees meer over hulp bij het gebruik van het aanmeldingssysteem.
Hoe en wanneer het aanmeldingssysteem gebruiken?
- Uiterlijk 15 november 2023 meld je als contactpersoon van de initiatiefnemer aan AGODI het gebruik van een aanmeldingsprocedure. In deze melding moet je nog niet laten weten of je het aanmeldingssysteem van de Vlaamse overheid zal gebruiken.
- Uiterlijk op 15 december 2023 laat je weten of je gebruik wenst te maken van het aanmeldingssysteem van de Vlaamse overheid. Je laat AGODI ook weten wie het systeem lokaal beheert. Initiatiefnemers kunnen één of meerdere beheerders aanduiden. We raden je aan om minstens twee beheerders aan te duiden.
- In de loop van januari krijg je toegang tot het systeem. Je ontvangt dan ook alle informatie van AGODI over het beheer van het systeem.
- Je eigen beheerder stelt het systeem in volgens de keuzes die jullie gemaakt hebben.
- AGODI bezorgt de beheerder de link die je kan opnemen in de communicatie naar ouders. Je voorziet best een website waarop je deze link kan plaatsen.
- Alle scholen die deel uitmaken van het samenwerkingsinitiatief registreren hun schoolgegevens en vrije plaatsen.
Algemene gegevensverordening (GDPR en privacywetgeving)
Voor het aanmeldingssysteem van de Vlaamse overheid geldt dat de schoolbesturen en AGODI gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke zijn. Dat wil zeggen dat de schoolbesturen en AGODI samen het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepalen. Beide zijn verantwoordelijk voor het ordentelijk bijhouden en verwerken van persoonsgegevens in het kader van de algemene gegevensverordening.
Raadpleeg de veelgestelde vragen over de algemene gegevensverordering voor meer informatie.
Vragen?
Ga naar de helpdesk aanmeldingssysteem.
Extra informatie
Verwante pagina's
- Inschrijven en aanmelden in het gewoon onderwijs
- Ondersteuning
- Praktijkvoorbeelden
- Helpdesk aanmeldingssysteem
Document
Bekijk op de kaart de vestigingsplaatsen gewoon onderwijs die gebruik maken van een aanmeldingsprocedure voor inschrijving voor het schooljaar 2023-2024:
