Hoe organiseer je proclamaties?

Corona dwingt onderwijsinstellingen om anders om te gaan met proclamaties dan voorheen. Een proclamatie is echter een zeer belangrijk overgangsritueel in het leven van kinderen en jongeren.

Onderstaand kader maakt duidelijk hoe de scholen dit schooljaar feestelijk kunnen afsluiten met hun afstuderende leerlingen. Jouw lokale overheid kan ook strengere maatregelen nemen als de lokale epidemiologische situatie verslechtert.

Handvaten bij de voorbereiding van proclamaties

  • Geef voorrang aan de lessen. Organiseer de proclamatie zo laat mogelijk in het schooljaar.
  • Laat het team dat de proclamatie voorbereidt zeker voldoende aftoetsen met de preventieadviseur. Betrek ook de leerlingen en vraag hen bijvoorbeeld wat voor hen het belangrijkste is. Dat helpt bij het maken van keuzes. 
  • Enkele beslissingen die je als school moet nemen en die voor leerlingen belangrijk zijn:
    • Welke externen (zoals ouders) nodig je uit?
    • Organiseer je de bubbels per klas of per gezin?
    • Hoe kan je ouders betrekken en ervoor zorgen dat de leerlingen hun jaar ook goed kunnen afsluiten met hun jaargenoten. En wat heeft de prioriteit? 
  • Fysiek vergaderen wordt voorlopig afgeraden. Toets in de groep die de proclamaties trekt eerst de mogelijkheden af om digitaal te vergaderen. Indien er toch fysiek wordt samengekomen: probeer het aantal keren dat men samenkomt te beperken en laat het overleg buiten doorgaan. Als er door slechte weersomstandigheden toch binnen wordt vergaderd: hou afstand, zet je mondmasker op en verlucht/ventileer voldoende.
  • Werk met een draaiboek voor, tijdens en na de proclamatie.
  • Communiceer tijdig naar leerkrachten, leerlingen en ouders. 

Richtlijnen voor het organiseren van proclamaties

  • Bij het bepalen van het maximum aantal toegelaten genodigden wordt rekening gehouden met de volgende richtlijnen :

    • Buiten zijn er maximaal 400 personen toegelaten, zolang je voldoende afstand kan garanderen tussen de tafels. Bij slechte weersomstandigheden kan gebruik gemaakt worden van een overkapping, op voorwaarde dat de open lucht vrij kan circuleren en de tent minstens over één volledige zijde geopend is.

    • Binnen:

      • Tot 24 juni zijn maximaal 50 personen toegelaten. Voorzie voldoende afstand tussen de tafels.

      • Vanaf 25 juni zijn maximaal 100 personen toegelaten als je enkel leerlingen en personeelsleden uitnodigt.

    • Genodigden zitten zowel binnen als buiten op een vaste plek per 4 (of met aantal gezinsbubbel) verplicht aan een tafel of in een aangeduide cirkel (behalve leerlingen basisonderwijs). Gebruik de tafels of cirkels als structuurelement. Dat kan je helpen bij eventueel contactonderzoek.

  • Eten en drinken is een belangrijk onderdeel van het vieren. Eten en drinken doe je zonder een mondmasker aan en dan creëer je een risico. Denk kritisch na over hoe dit veilig kan binnen de bubbels. Vermijd bijvoorbeeld dat er iets wordt doorgegeven en meerdere handen passeert. Eten en drinken kan alleen in bubbels die veilig gescheiden zijn door 1,5 meter afstand van elkaar en zonder bediening. Tip: je kan bijvoorbeeld mandjes klaarzetten of bij het betreden van de plaats waar de proclamatie doorgaat een goodiebag voorzien. 

  • Bubbels zijn een gezinsbubbel of een klasbubbel, nooit beide.
  • Voor een klasgroepbubbel gelden de huidige regels, zoals in de klas of op de speelplaats. Kies je om bubbels per gezin te maken, is het niet nodig om binnen het gezin afstand te houden. Tussen de bubbels moet er langs alle zijden 1,5 meter afstand zijn. 
  • Zorg voor een goede spreiding van de bubbels, een crowd management plan en circulatieplan. Dit is cruciaal voor een veilige proclamatie. Enkele tips:
    • Sta niet enkel stil bij de plek waar de proclamatie doorgaat, maar ook bij de toegang er naar toe, de parkeerplaatsen, de fietsenstalling, de sanitaire voorzieningen … .
    • Werk met éénrichtingsverkeer. Voorzie en test richtingaanwijzers. Laat deuren open om overdracht via klinken te vermijden. 
    • Geef mensen een vaste plaats, voorzie instructies om hen naar die plaats te begeleiden. 
    • Als je meerdere groepen na elkaar uitnodigt: spreid aankomst en vertrek van de groepen door hen op verschillende tijdstippen gefaseerd te laten binnenkomen en te laten vertrekken. Neem daarvoor genoeg marge voor het parkeren, naar de zitplaats gaan …
  • Je moet een registratiesysteem hebben voor alle aanwezigen waardoor ze bij een mogelijke besmetting kunnen gecontacteerd worden. Registreren kan je best vooraf doen, om geen tijd te verliezen/files te creëren bij het binnenkomen van de genodigden. Die registratie moet je,  om privacyredenen, wissen na 14 dagen. 
  • Als het evenement buiten het schooldomein plaatsvindt: controleer of je de toestemming van de stad of gemeente (nodig) hebt.
  • Net zoals scholen dat al meer dan een jaar doen, is het ook voor de proclamatie zeer belangrijk dat alle medewerkers, leerlingen en ouders de maatregelen goed kennen. Een tip is om een ‘corona aanspreekpunt’ aan te duiden bij de voorbereiding van de activiteit en die steeds zeer duidelijk in je communicatie te vermelden als contactpersoon. Voorzie de nodige communicatie naar medewerkers, ouders en leerlingen. Vraag daarin dat de veiligheidsmaatregelen van de school worden gerespecteerd en dat ze na de proclamatie niet blijven hangen waardoor men het overtreden van samenscholingsverbod riskeert. 
  • Maak afspraken binnen je team wie en hoe je elkaar, leerlingen en ouders aanspreekt als de maatregelen niet gevolgd worden. 
  • Organiseer je een show met animatie en schakel je een derde in? Vermijd dan absoluut onveilige contacten met de leerlingen, leerkrachten en ouders. De clown voor je afstuderende kleuters houdt steeds 1,5 meter afstand tijdens de act. Het lokale blazersensemble boek je misschien beter niet dit jaar. Werk vooraf aan een kader dat toelaat dat externe artiesten gescheiden van de genodigden de plek van de proclamatie kunnen betreden en verlaten, materiaal eventueel kunnen opbouwen en afspreken zonder zich te vermengen met de genodigden. Maak hierover met de artiest(en) vooraf goede afspraken. Leg ook uit welke veiligheidsmaatregelen er voor leerkrachten , leerlingen en ouders gelden.
  • Voorzie voldoende hygiënisch materiaal: alcoholgel, zeep, papieren handdoeken …. 
  • Voorzie zoals bij elk evenement een evacuatieplan bij een noodprocedure en een EHBO-post.

Dit kader is gebaseerd op het COVID Event Risk Model dat met wetenschappelijke experts en de Alliantie van Belgische Event Federaties ontwikkeld. De Vlaamse Scholierenkoepel werkte mee aan deze handvaten. 

Enkele voorbeelden

In mei 2020 deden heel wat scholen hun best om toch een leuke proclamatie te bedenken. Hierbij 3 voorbeelden die kunnen aangevuld worden met mogelijkheden voor dit jaar:

De geïmproviseerde drive-in cinema in een grote weide naast de school. 

De school verwacht de gezinnen van hun leerlingen in een versierde auto. De ouders blijven in de auto, de leerlingen zitten vooraan in hun klasbubbel. Op een groot scherm worden er filmpjes geprojecteerd. Bij het betreden van het domein waar de proclamatie doorgaat krijgt iedereen een goodiebag.

Proclamatie met een virtueel jaarboek

Voor de proclamatie krijgt iedere leerling een virtueel jaarboek met klasfoto’s, een dankwoord van de directeur en filmpjes van hun leraren. De leerlingen kunnen zelf foto’s plaatsen in het individuele gedeelte. Met de website www.webnode.be leg je makkelijk een virtueel jaarboek aan.

Posten op een website en de do-it-yourself

Kinderen schrijven in de klas complimentjes en de leukste herinneringen aan hun klasgenoten. Die berichten worden op een website gezet. Op de dag van de proclamatie wordt aan de kinderen een ‘do-it-yourself’ proclamatiebox gegeven met daarin een feesthoedje, drankje, een hapje en hun diploma, samen met een uitnodiging om het filmpje en de site te bekijken. Ook de kaartjes van hun klasgenoten zitten in die doos.