Informatieveiligheid: overzicht machtigingen Vlaamse Toezichtscommissie 2015

Machtiging van het mededelen van persoonsgegevens van studenten in het hoger onderwijs door het Agentschap voor Hoger onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) aan de Universiteit Antwerpen (Edubron) en omgekeerd voor een onderzoek de naar de overgang van secundair onderwijs naar hoger onderwijs.
 

Beraadslaging VTC nr. 39/2015 van 16 december 2015 (link: VTC_beraadslaging_2015_39.pdf)

Aan de Universiteit Antwerpen, meer bepaald binnen de onderzoeksgroep Edubron, wordt wetenschappelijk beleidsrelevant onderwijsonderzoek uitgevoerd op verschillende onderwijsniveaus.

In het kader van een doctoraatsproject, loopt momenteel een longitudinaal onderzoek aan de Universiteit Antwerpen naar de overgang van secundair onderwijs (SO) naar hoger onderwijs (HO). Dit onderzoeksproject beoogt om 1) meer inzicht te verwerven in hoe studenten de overgang tussen SO en HO ervaren (integratieproces), 2) na te gaan hoe deze ervaren aansluiting gerelateerd is aan veranderingen in individuele kenmerken (studiemotivatie en leerstrategieën) overheen de overgang van SO naar HO en 3) de verklarende rol van studentkenmerken en het integratieproces van studenten ten aanzien van studiesucces in het hoger onderwijs te onderzoeken.

De Universiteit Antwerpen heeft bijkomende gegevens naar studieresultaten van studenten nodig in functie van onderzoeksdoelstelling 3, het verklaren van studiesucces in het hoger onderwijs, en meer specifiek voor het beantwoorden van volgende onderzoeksvragen (OV):

OV 1: In welke mate kan studiesucces aan het einde van het eerste jaar hoger onderwijs (studierendement en studievoortgang) verklaard worden door studentkenmerken en het integratieproces in het eerste jaar hoger onderwijs?OV2

: In welke mate kan de studieloopbaan (al dan niet behalen van een diploma en studieduur) verklaard worden door studentkenmerken en het integratieproces in het eerste jaar hoger onderwijs?

Er werden persoonsgegevens gevraagd voor een cohorte van 3446 studenten vanaf het academiejaar 2011-2012 t/m 2014-2015. Alle studenten hebben in de bevraging tijdens het einde van het 6de jaar secundair hun toestemming gegeven om deel te nemen aan het onderzoek. Studenten werden geïnformeerd over het doel van het onderzoek, verder verloop van het onderzoek en de strikt vertrouwelijke verwerking van hun antwoorden en resultaten.

De gegevens die worden uitgewisseld zijn:

  • Identificatiegegevens student:
    • Identificatienummer: dit is een combinatie van instellingsnummer, hoofdstructuur en stamboeknummer van de student in het secundair onderwijs
    • Anoniem student-id: dit is een anoniem id per student
    • Geboortedatum: de geboortedatum van de student
    • Geslacht: het geslacht van de student
  • Inschrijvingsgegevens student voor academiejaar 2011 – 2012 t/m 2014 – 2015:
    • Status van inschrijving: de status van de inschrijving (actief of uitgeschreven)
    • Datum van inschrijving: de datum van inschrijving
    • Datum van uitschrijving: de datum van uitschrijving, indien de student zich uitgeschreven heeft (status uitgeschreven)
    • Inschrijving is heroriëntatie van generatiestudent: geeft aan of het om een heroriëntatie van een student gaat of niet
    • Aantal inschrijvingen: geeft aan of de student zich meerdere keren ingeschreven heeft
    • Diploma behaald: geeft aan of de student het diploma behaalde
    • Soort contract: het soort contract dat het instellingsbestuur aangaat met een student die zich inschrijft (diplomacontract, creditcontract of examencontract)
    • Aantal opgenomen studiepunten: het aantal opgenomen studiepunten en het totaal opgenomen studiepunten volgens de instelling
    • Aantal verworven studiepunten: het aantal verworven studiepunten
    • Studierendement: de verhouding van het aantal verworven studiepunten t.o.v. het aantal opgenomen studiepunten
  • Opleidingsgegevens voor academiejaar 2011 – 2012 t/m 2014 – 2015:
    • Administratieve groep: code en omschrijving van de opleiding die de student gevolgd heeft
    • Cluster van studiegebieden: de categorie waarin de opleidingen zijn samengebracht
    • Type opleiding: het type opleiding bijvoorbeeld professioneel gerichte bachelor, academisch gerichte bachelor, master, …
  • Gegevens Studieloopbaan van elke student:
    • Diploma behaald voor opleiding eerst gekende inschrijving: geeft aan of de student het diploma behaalde voor de opleiding van de eerst gekende inschrijving van de student in het Hoger Onderwijs
    • Type opleiding eerst behaalde diploma: het type opleiding waarin de student zijn/haar eerste diploma in het Hoger Onderwijs had
    • Cluster van studiegebieden van het eerst behaalde diploma: de cluster van studiegebieden van de opleiding van de eerst gekende inschrijving van de student in het Hoger Onderwijs
    • Is geheroriënteerd in de loopbaan: geeft weer of de student als generatiestudent heroriënteerde in de loopbaan

Naar boven

Machtiging voor de mededeling van persoonsgegevens van studenten uit de leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED) door Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) en de databank secundair onderwijs (DISCIMUS) door het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) aan de instellingen hoger onderwijs in het kader van het beoordelen van de toelatingsvoorwaarden tot het Hoger Onderwijs
 

Beraadslaging VTC nr. 35/2015 van 4 november 2015 (link: VTC_beraadslaging_2015_35.pdf)

Met deze aanvraag wensen de instellingen hoger onderwijs persoonsgegevens te verkrijgen uit de LED en de databank DISCIMUS in het kader van de beoordeling van de toelatingsvoorwaarden tot hoger onderwijs. Wat betreft de toegang tot de LED werd deze behoefte reeds aangegeven in de beraadslaging VTC nr. 21/2015 van 27 juni 2015 inzake het meedelen van persoonsgegevens in het kader van de doelstellingen van de DHO 2.0. Deze gegevensstromen werden gemachtigd op basis van een globale aanvraag van de instellingen hoger onderwijs en AHOVOS samen.

Op heden zijn de afdeling Hoger Onderwijs van AHOVOKS en de instellingen van hoger onderwijs enkel leveranciers van de data aan de LED. AHOVOKS en de connecterende instellingen hoger onderwijs willen in de toekomst ook gegevens kunnen raadplegen in de LED.

De meeste studenten schrijven zich in aan een instelling hoger onderwijs op basis van een diploma secundair onderwijs behaald in het leerplichtonderwijs. Ook diploma’s van het Volwassenenonderwijs en het Hoger Onderwijs zelf kunnen toegang verlenen tot een opleiding in het hoger onderwijs.

De instellingen hoger onderwijs hebben de informatie nodig voor de controle van de toelatingsvoorwaarden.

Hiervoor kunnen zij op basis van het INSZ-nummer via de databank hoger onderwijs, DHO 2.0, de LED raadplegen door middel van de VKBP-dienst “GeefBewijs 2.00”. Indien de LED geen resultaten geeft, zal er achterliggend ook gezocht worden in de databank DIMISCUS naar de laatst gekende inschrijving van een student. DHO 2.0 raadpleegt DISCIMUS via de VKBP-dienst “GeefHistoriekInschrijvingen 2.00” om de toelatingsvoorwaarden te controleren. In de praktijk doen er zich immers ook situaties voor waarbij een kandidaat-student zich aanbiedt bij een instelling hoger onderwijs, en de LED voor deze kandidaat-student onvoldoende informatie bevat om de toelatingsvoorwaarden te beoordelen:

  • Als de kandidaat-student1 zich aanbiedt bij de instelling hoger onderwijs (met het oog op een inschrijving) kort voordat hij/zij verwacht het studiebewijs secundair onderwijs te behalen.
  • Als de LED zelf niet synchroon is met de realiteit (bv. omdat het studiebewijs niet meteen na uitreiking in de LED geregistreerd is door de secundaire school).

De instellingen verkrijgen bij raadpleging de studiebewijzen uit de LED. De gegevens uit DISCIMUS worden gefilterd. Enkel de inschrijvingen die relevant zijn voor de beoordeling van toelatingsvoorwaarden zullen worden opgevraagd. Alleen de laatste inschrijving secundair onderwijs van de student wordt getoond aan de instelling hoger onderwijs. DHO 2.0 zal de informatie uit LED en DISCIMUS verschaffen op de gebruikelijke manier: via een webdienst, ter beschikking via het softwarepakket van de instelling.

Het ontsluiten van de LED en DISCIMUS gebeurt via het Magdaplatform van de Vlaamse dienstenintegrator. Door de inschrijving van een student in het inschrijvingsrepertorium voor personen zal worden aangegeven dat de betrokken instantie van de Vlaamse overheid over deze persoon een dossier bijhoudt.

De tussenkomst van de DHO 2.0 is nodig omdat de instellingen niet rechtsreeks via de het Magdaplatform de LED en DISCIMUS kunnen raadplegen.

De gegevens uit de LED die worden uitgewisseld zijn:

  • Identificatiegegevens kandidaat- student: INSZ-nummer
  • Leverancier: naam en bewijsreferte
  • Bewijsreferte
  • Authenticiteit: naam
  • Categorie
  • Graad
  • Onderwijsvorm
  • Onderwijstype
  • Bewijsstaat
  • Instantie
  • Code & naam Onderwerp
  • Jaar, maand en dag van uitreiking
  • Volledige naam (is compilatie van hogergenoemde velden)
  • Land
  • Taal
  • Naam en nummer van de instelling
  • Schooltype
  • Naam en code studierichting
  • Naam en code specialisatie
  • Naam en code detailonderwerp
  • Rol en naam van alternatieve instantie
  • Uren volwassenonderwijs
  • Vervalperiode
  • Bijkomende informatie
  • ISCED studiegebied en niveau (indeling studiegebied; vergelijking tussen verschillende diploma’s)
  • Naam en code Vlaamse kwalificatiestructuur

De gegevens uit DISCIMUS die worden uitgewisseld zijn:

  • Identificatiegegevens (kandidaat) student: INZS-nummer
  • Oorsprong
  • Instellingsgegevens van de inschrijving
  • Coördinaten instelling
  • Onderwijslocatiegegevens
  • Leerplicht Onderwijs (programma, referte en schooljaar)
  • Inschrijving Administratieve Groep (referte, periode, administratieve groep en uitschrijving)
  • Adres en contactgegevens van de administratieve zetel van de onderwijsinstelling

Naar boven

Machtiging voor de mededeling van persoonsgegevens uit de Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED) van personen die solliciteren bij de Vlaamse Overheid en eigen personeelsleden van de Vlaamse Overheid door het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) aan het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) voor het personeelssysteem van de Vlaamse Overheid (Vlimpers)


Beraadslaging VTC nr. 31/2015 van 30 september 2015 (link: VTC_beraadslaging_2015_31.pdf)

Sedert 1 mei 2015 neemt het Agentschap Overheidspersoneel de taken van Jobpunt Vlaanderen over voor wat betreft de Vlaamse Overheid met betrekking tot rekrutering en selectie. Het Agentschap Overheidspersoneel beheert ondermeer Vlimpers. Vlimpers staat voor Vlaams interdepartementaal modulair personeelssysteem. Het is een online eHRM systeem waarin ongeveer 20000 personeelsdossiers worden beheerd. Vlimpers Kern is het standaard personeelssysteem, met het systeem beheert de Vlaamse overheid haar personeels- en functiegegevens en personeelsafwezigheden. Het is ook de basis voor de loonberekening en loonadministratie.

Vanuit Vlimpers is het mogelijk om de gegevens van de LED op te halen, te tonen en te gebruiken ter verwerking van de gegevens. Hier zijn volgens de aanvragers belangrijke voordelen aan verbonden zowel voor de kandidaat/sollicitant als voor de Vlaamse overheid:

  • Belangrijke administratieve vereenvoudiging aangezien gegevens slechts één keer aan de overheid dienen te worden overgemaakt.
  • Door authentieke gegevensbronnen te gebruiken kan men zorgen voor volledige, juiste en actueel gehouden gegevens.

De integratie Vlimpers-LED wordt in de scope van dit project beperkt tot:

  • Het gebruik van de bewijzen bij kandidaatstelling in Vlimpers Vacaturemarkt
  • Het beheren en consulteren van deze gegevens in Vlimpers Kern door de management-ondersteunende diensten (MOD’s) binnen de Vlaamse Overheid

De gegevens uit de LED die worden uitgewisseld zijn:

  • Identificatiegegeven personeelslid en sollicitant: enkel INSZ
  • Identificatiegegevens Erkende onderwijs- en beroepskwalificaties:
    • Authenticiteit
    • Categorie
    • Graad
    • Onderwijsvorm
    • Bewijstype
    • Bewijsstaat
    • Instantie
    • Onderwerp
    • Uitreikingsdatum
    • Land
    • Taal
    • Instelling
    • Schooltype
    • Studierichting
    • Specialisatie
    • Detail onderwerp
    • Vervalperiode
    • Uren Volwassenenonderwijs

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van potentiële leerlingen en leerlingen door het Overlegplatform Brussel-Hoofdstad Basisonderwijs (LOP) aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi), door AgODi aan het LOP en de Direction générale de L’Enseignement obligatiore (DGEO) in het kader van evaluatie en bijsturen van de werking van het LOP en ondersteuning van het onderwijsbeleid   
 

Beraadslaging VTC nr. 33/2015 van 30 september 2015 (link: VTC_beraadslaging_2015_33.pdf)

Ouders die hun kinderen wensen in te schrijven in een Nederlandstalig Brusselse school moeten dit te kennen geven via het Centraal aanmeldingsregister (CAR) van de lokale overlegplatforms (LOP’s).1 Dit gebeurt via een beveiligde toegang. De LOP’s zijn feitelijke verenigingen die lokaal - binnen één stad of binnen een beperkt aantal gemeenten – werken aan gelijke onderwijskansen. Daartoe verzamelen ze alle relevante actoren in een overlegstructuur. Deze relevante actoren zijn scholen, schoolbesturen, centra voor leerlingenbegeleiding, maar ook verenigingen waar armen het woord nemen, organisaties van etnisch-culturele minderheden, onthaalbureaus, enz.

Het decreet betreffende gelijke onderwijskansen-I somt de bevoegdheden van de LOP’s op.2 De LOP’s hebben een belangrijke opdracht om het inschrijvingsbeleid in de scholen in hun werkingsgebied mee te organiseren.

In het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest heeft het LOP Brussel-Hoofdstad Basisonderwijs de extra taak om de gelijke onderwijs- en inschrijvingskansen van Nederlandstaligen te beschermen.

In het CAR moeten de ouders, naast de gebruikelijke identificatiegegevens, een aantal kenmerken van hun zoon of dochter registreren (de zogenaamde leerlingenkenmerken, zoals bijvoorbeeld de thuistaal) alsook hun voorkeur voor één of meerdere scholen. De scholen delen hun capaciteit mee aan het LOP; dit wordt eveneens in het CAR ingebracht. Na het afsluiten van de aanmeldingsperiode zal het CAR automatisch een school aanduiden volgens decretaal bepaalde en lokaal afgesproken criteria en waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de voorkeur van de ouders. Sommige kinderen worden echter in alle scholen van hun voorkeur geweigerd omdat alle plaatsen reeds ingenomen zijn.

Het LOP Brussel-Hoofdstad Basisonderwijs wenst eenmaal per jaar de lijst van aangemelde kinderen te bezorgen aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi), afdeling Basisonderwijs. In van kader van de capaciteitsproblematiek is het belangrijk om te weten welke van de kinderen die zich hebben aangemeld eigenlijk al ingeschreven zijn in een school. Op die manier kan "vraag - aanbod" beter in kaart gebracht worden. De verrijkte gegevens worden nadien aan het LOP van Brussel-Hoofdstad teruggekoppeld.

Leerlingen in het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest kunnen ook in het Franstalig onderwijs terecht. De Direction générale de l’Enseignement obligatoire (DGEO) van het Ministerie van de Franse Gemeenschap heeft de taak de kinderen in de databank van de Franse Gemeenschap te registreren. Om ook zicht te krijgen op het aantal leerlingen die onderwijs krijgen in de scholen van de Franse Gemeenschap, heeft de Vlaamse Gemeenschap met de Franse Gemeenschap een samenwerkingsprotocol gesloten om deze gegevens uit te wisselen.

Er volgt een tweede uitwisseling waarbij de lijst met geweigerde leerlingen uit het CAR aan de DGEO van de Franse Gemeenschap overgemaakt. De Franse Gemeenschap zal aanduiden welke van de kinderen van de lijst al dan niet zijn ingeschreven in een door de Franse Gemeenschap georganiseerde of gesubsidieerde school en deze informatie aan AgODi overmaken. AgODi zal de verrijkte lijst vervolgens aan het LOP Brussel-Hoofdstad Basisonderwijs overmaken. Daardoor kan de afdeling Basisonderwijs van AgODi nagaan welke van de aangemelde kinderen in een school van de Vlaamse of Franse Gemeenschap ingeschreven zijn.

Op die manier kan het LOP de gegevens combineren met andere gegevens uit het CAR (bijvoorbeeld de leerlingenkenmerken). Zodoende kan het LOP haar opdrachten inzake gelijke onderwijskansen beter uitvoeren, enerzijds, en relevante statistieken maken, anderzijds, waarbij men er rekening mee zal houden dat individuele leerlingen/ouders nooit traceerbaar zullen zijn. Deze statistieken dienen om de werking van het LOP te evalueren en eventueel bij te sturen, alsook om eventuele (beleids-) aanbevelingen te kunnen doen aan de Vlaamse Gemeenschap of andere overheden.

Van het LOP naar AgOGi:

  • Naam
  • Voornaam
  • INSZ
  • Geslacht
  • Geboortedatum

Van AgODi naar het LOP: Postnummer(s) van de vestigingsplaats van de Nederlandstalige school waar het kind is ingeschreven.

Van AgODi naar het LOP: Aanduiding of het kind wel of niet is ingeschreven in een Franstalige school.

Van AgODi naar het LOP: Aanduiding dat het kind niet is teruggevonden in een Nederlandstalige of Franstalige school, en dus nergens in een inschrijvingsdatabank is opgenomen.

Van AgODi naar de Direction générale de L’Enseignement obligatoir (Siel):

  • INSZ
  • Naam
  • Voornaam
  • Geslacht
  • Geboortejaar

Naar boven

Machtiging tot een tweede verlenging van de machtiging VTC/28/2012 voor het meedelen van persoonsgegevens van leerlingen en studenten door het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS) en het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) aan de provinciale steunpunten sociale planning
 

Beraadslaging VTC nr. 34/2015 van 30 september 2015 (link: VTC_beraadslaging_2015_34.pdf)

Het gaat om de verlenging van de machtiging VTC/28/2012, die al bij machtiging VTC/48/2013 werd verlengd tot 31 december 2015, voor de mededeling van persoonsgegevens van leerlingen (kleuter, lager en secundair onderwijs) en studenten door het ministerie van onderwijs en vorming aan de provinciale steunpunten sociale planning. De provincies ondersteunen de lokale besturen en de welzijnsorganisaties, door het aanbieden van verwerkte data op vraag van de lokale besturen.

Er waren twee redenen om een tijdelijke machtiging te verlenen. Ten eerste was er het juridische kader van de provinciale taakstelling dat volop in beweging was. Anderzijds werd gewacht op de operationeel zijn van de Vlaamse dienstenintegrator voor de gevraagde dienstverlening. De provincies stellen dat deze decretale verankering van sociale planning als kerntaak er een sterk juridisch kader werd gecreëerd. De ondersteunende taak ten aanzien van de Vlaamse overheid, de lokale besturen en welzijnsorganisaties wordt hierdoor bevestigd. De continuering van datalevering door het Ministerie van Onderwijs en Vorming is hierin essentieel.

Sinds 2013 werd ook de samenwerking met de intermediaire organisatie, CEVI nv, scherper gesteld. Op dit moment is er een bestek uitgeschreven in de provincie Vlaams-Brabant rond de anonimisering, georeferering en de verwerking van fijnmazige gegevens voor het steunpunt sociale planning, dat zowel betrekking heeft op de provinciale als op de interprovinciale data. Hierin werden duidelijke bepalingen opgenomen in verband met de informatieveiligheid, zoals vereist door artikel 16, §1 van de WVP en door de specifieke maatregelen opgelegd door de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (CBPL). De concrete bepalingen zijn te vinden in de bijlage bij de verlengingsaanvraag. Deze voorwaarden werden opgesteld in overleg met de informatieveiligheidsconsulent van de provincie Vlaams-Brabant, en worden ook onderschreven door alle andere provincies en CEVI nv.

Daarnaast is het zo dat, conform de machtigingen VTC/28/2012 en VTC/48/2013, door het Departement vangen wordt door een betekenisloos uniek nummer, geldig binnen slechts één schooljaar, de zogenaamde ‘sleutel’, en dat CEVI nv slechts instaat voor het georefereren van de adressen voor alle provincies. Op deze manier beschikt CEVI nv op geen enkel moment over essentiële informatie van leerlingen of studenten. Het uniform georefereren in alle gegevensbestanden die de steunpunten extern betrekken is belangrijk. Uitbesteding van analoge verwerkingen bij verschillende derden verhoogt de kans op inconsistenties.

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van studenten in het hoger en secundair onderwijs door het Agentschap voor Hoger onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) en door het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) aan de Universiteit Maastricht voor een pilootproject inzake de inschrijving van buitenlandse studenten
 

Beraadslaging VTC nr. 29/2015 van 29 juli 2015 (link: VTC_beraadslaging_2015_29.pdf)

De Bolognaverklaring is een beginselverklaring over het creëren van een Europese ruimte voor hoger onderwijs, ondertekend door 29 Europese ministers van onderwijs in Bologna op 19 juni 1999. De hervorming van het Vlaamse hoger onderwijs volgt dan ook nauwgezet de doelstellingen van het Bolognaproces. De doelstellingen van het Bolognaproces zijn ondertussen ingebed in het Vlaams hogeronderwijslandschap. Het structuurdecreet vormt hiervoor de basis.

In navolging van de Bolognaverklaring werd op 16 april 2012 een verder engagement uitgewerkt. Toen tekenden organisaties uit Nederland, Noorwegen, Rusland, Zuid-Afrika, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten de Groningen Declaration. Deze intentieverklaring heeft als voornaamste doelstelling om verschillende vormen van internationale mobiliteit voor studenten en werknemers te faciliteren door het wegnemen van de administratieve drempels. In de jaren erna engageerden ook andere landen zich. Het Agentschap van Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen van Vlaanderen ondertekende deze verklaring in 2014.

Deze landen engageren zich om te streven naar coördinatie van hun beleid inzake:

  • Uitwisseling van digitale data over studenten
  • Vergelijkbaarheid van data
  • Delen van data, aanvaarden van digitale data in het kader van erkenningsprocedures
  • Respecteren van diverse nationale privacyregels bij het uitwisselen van data
  • Streven naar digitale in plaats van papieren authenticatie

Om uitvoering te kunnen geven aan de Bolognaverklaring en de Groningen Declaration werd er een project opgezet tussen DUO (Nederlandse overheid) en AHOVOKS (Vlaamse overheid) met als doelstelling tot gegevensuitwisseling te komen om de administratieve lasten van instellingen, studenten en derde partijen te reduceren en om zo internationale mobiliteit te stimuleren. Het project beoogt om het administratief proces te faciliteren voor Vlaamse studenten die gaan studeren in Nederland en Nederlandse studenten die gaan studeren in Vlaanderen.

Om een eerste test te doen op kleine schaal werd er een pilot opgezet tussen AHOVOKS/AgODi en Universiteit Maastricht. Hierbij wil men ook de semantiek helder uitschrijven. Er werd gekozen voor Universiteit Maastricht, omdat deze universiteit dicht bij de Vlaamse grens ligt en een hoog aantal Belgische studenten telt.

In de pilot zal Universiteit Maastricht de vragende overheid zijn. Zij vraagt gegevens op aan AHOVOKS en AgODI met als doelstelling de toelatingsvoorwaarden van studenten die zich willen inschrijven in hun instelling te controleren. AHOVOKS en AgODI leveren aan Universiteit Maastricht de diplomagegevens en gegevens van de laatst gekende inschrijving in het hoger/secundair onderwijs van deze studenten.

Gegevens AHOVOKS:

  • Academiejaar
  • Datum diploma
  • Inschrijvingsdatum
  • Status van de inschrijving
  • Opleidingsgegevens, nl. type opleiding, cluster van studiegebieden, opleiding en studieomvang van de opleiding uitgedrukt in studiepunten
  • Instellingsgegevens, nl. de naam van de instelling en de vestigingsplaats van de opleiding
  • Studieomvang
  • Diploma behaald

Gegevens van AgODi:

  • Schooljaar
  • Datum diploma
  • AG nr. (administratieve groep nummer)
  • Opleidingsgegevens, nl. AG (naam/omschrijving, onderwijsvorm (ASO, BSO, TSO of KSO, graad, leerjaar)
  • Gegevens van de school (nummer, naam, adres, tel.)
  • Status

Naar boven

 

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van studenten door de instellingen van het hoger onderwijs, door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) en door de afdelingen Studietoelagen en Hoger Onderwijs van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS) in het kader van de databank Hoger Onderwijs (DHO 2.0)
 

Beraadslaging VTC nr. 21/2015 van 17 juni 2015 (link: VTC_beraadslaging_2015_21.pdf)

In 2008 is AHOVOS gestart met de Databank Hoger Onderwijs (DHO) naar aanleiding van het nieuwe financieringssysteem hoger onderwijs. Intussen zijn er tal van beleidsinitiatieven die er toe nopen grondiger na te denken over de huidige toepassingen (bv. taalmonitor, internationale mobiliteit, het nieuwe accreditatiestelsel, uitbreiding studieomvang, HBO5). Vijf jaar werking van de Databank Hoger Onderwijs 1.0 heeft ook een heleboel “lessons learned” opgeleverd (bv. betere afstemming van DHO en Hogeronderwijsregister, beter beheer van identificatiegegevens, ruimere beschikbaarheid van de diensten). Het is de doelstelling om met het lanceren van “de DHO 2.0” werk te maken van de ondersteuning van deze beleidsinitiatieven, en het verder verbeteren van de functionaliteiten in het algemeen. Dit in overleg met, en met een duidelijke meerwaarde voor alle betrokken partners.

Binnen het nieuwe datamodel van DHO 2.0 bedoelt men met “studentgegevens” alle gegevens met betrekking tot de studieloopbaan van een individuele student die nodig zijn voor de uitvoering van de decretale opdracht(en) en de publieke dienstverlening.

In het kader van de aanpassing van de regelgeving (Ontwerp van Onderwijsdecreet XXV- artikel IV.56) moeten de instellingen alle inschrijvingen, inschrijvingsonderdelen, studiepunten en resultaten van studenten kunnen consulteren aan iedere hogeronderwijsinstelling. Het studierendement van een student aan één instelling kan leiden tot bindende voorwaarden aan een andere instelling of tot een weigering van een inschrijving op grond van het dossier.

Om een student uniek te identificeren zal de afdeling Hoger Onderwijs, gebruik maken van de authentieke bronnen voor personen. Een persoon uit een authentieke bron wordt in DHO 2.0 een Uniek Persoon genoemd. De gegevens waarmee de Instelling de te identificeren student kent, registreert de instelling Hoger Onderwijs als Geregistreerd Persoon in DHO 2.0. Vanuit de authentieke bronnen zullen voor ingeschreven studenten ook mutaties ontvangen kunnen worden. (3)

Voor het controleren van de toelatingsvoorwaarden van (kandidaat)studenten zullen de instellingen hoger onderwijs de mogelijkheid krijgen om via webservices de LED (Leer en-ervaringsbewijzen databank) te raadplegen. Daarvoor vraagt men binnenkort een aparte machtiging (uitbreiding machtiging van de LED2). Voorlopig is de afdeling Hoger Onderwijs enkel dataleverancier van de LED.

De afdeling Studietoelagen van AHOVOS (dit is een interne gegevensstroom) gaat DHO 2.0 raadplegen om te kijken of een student ingeschreven is aan een instelling Hoger Onderwijs en hoeveel studiepunten die student opneemt. Jaarlijks wordt aan de afdeling Studietoelagen een lijst met studenten opgevraagd die het afgelopen academiejaar een studietoelage ontvingen. Deze lijst zal worden opgeladen in DHO 2.0 om de extra financiering voor deze studenten te kunnen berekenen.

Jaarlijks wordt eveneens een lijst met functiebeperkte studenten gevraagd aan het VAPH (Vlaams Agentschap Personen met een Handicap). Deze lijst wordt opgeladen in DHO 2.0 omdat er ook voor deze studenten een extra ‘weging’ wordt voorzien in het financieringsdecreet. Deze gegevensstroom is slechts in 1 richting. Er worden geen data en/of raadpleegmogelijkheden aangeboden aan VAPH. Het kenmerk ‘functiebeperkte’ student en ‘beursstudent’ zijn datavereisten noodzakelijk voor de financiering.

De mededeling van de volgende gegevens, gegroepeerd in clusters, werd gevraagd:

  • Persoon
  • Inschrijving
  • Inschrijvingsonderdeel
  • Studiebewijs
  • Studentmobiliteit
  • Mobiliteitsonderdeel
  • Leerkrediet
  • Studentenkenmerktype
  • Heroriëntatie

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van gecodeerde persoonsgegevens van personen die als werkzoekende een erkende opleiding volgen in een CVO of CBE, van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS) aan de VDAB, in het kader van de arbeidsbemiddelingsopdrachten op het vlak van competentieversterking
 

Beraadslaging VTC nr. 25/2015 van 17 juni 2015 (link: VTC_beraadslaging_2015_25.pdf)

In het kader van de VDAB-arbeidsbemiddelingsopdrachten kan een VDAB-consulent in overleg met een werkzoekende beslissen dat het voor die persoon nuttig/noodzakelijk is om in zijn/haar traject naar werk een bijkomende opleiding/vorming te volgen. Deze opleiding/vorming kan bij VDAB zelf gebeuren of bij een derde partij, zoals een Centrum voor Volwassenenonderwijs (CVO) of een Centrum voor Basiseducatie (CBE).

Het VDAB-cursistendossier van deze cursisten wordt bijgehouden in het cliëntvolgsysteem van VDAB, Mijn Loopbaan. Wanneer een VDAB-cursist (een deel van) zijn/haar opleiding aan een CVO of CBE start, dan geeft deze cursist zijn toestemming aan het betreffende CVO/CBE om zijn cursistendossier in Mijn Loopbaan administratief op te volgen.

Een cursist die vanuit VDAB wordt toegeleid naar een opleiding of een opleidingsonderdeel (module) van het Volwassenenonderwijs valt binnen de bepalingen van het decreet van 15/07/2007 betreffende het Volwassenenonderwijs en kan gefinancierd of gesubsidieerd worden door het Ministerie van Onderwijs. Daartoe dient het CVO of het CBE wel de benodigde financieringsgegevens bezorgen aan AHOVOS (het agentschap dat onder meer instaat voor de financiering of de subsidiëring van de Centra Volwassenenonderwijs). Deze gegevens worden geregistreerd in DAVINCI (Databank Volwassenenonderwijs voor Instellingen- en Cursistengegevens).

Met deze aanvraag wenst men een einde te maken aan de dubbele opvraging die gebeurt vanuit AHOVOS en de VDAB bij de CVO en CBE.

De unieke identificatie voor de betrokken cursisten gebeurt op basis van het INSZ-nummer.

De mededeling van de persoonsgegevens verloopt via het MAGDA-platform door tussenkomst van de Vlaamse Dienstenintegrator (VDI).

De gegevens die worden uitgewisseld zijn:

  • Identificatienummer: dit is het Rijksregisternummer of het BISnummer van de lerende
  • Participatiestatus
  • Opleiding van de cursist
  • Gegevens betreffende het lesmoment
  • Gegevens betreffende de ingerichte modulevariant (=cursus) van de cursist

Naar boven

 

Machtiging voor het meedelen van gecodeerde persoonsgegevens van leerlingen door het agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) en het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS) aan het departement Onderwijs en Vorming (departement O&V) voor het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek naar omtrent de studiekeuze en leerloopbanen in het deeltijds kunstonderwijs i.k.v. de voorbereidingen omtrent een nieuw decreet betreffende het deeltijds kunstonderwijs
 

Beraadslaging VTC nr. 17/2015 van 22 april 2015 (link: VTC_beraadslaging_2015_17.pdf)

De Vrije Universiteit Brussel zal in opdracht van het departement O&V een onderzoek uitvoeren naar de studiekeuze en leerloopbanen in het deeltijds kunstonderwijs. Het deeltijds kunstonderwijs (DKO) is een sterk uitgebouwd en gespreid systeem van formele buitenschoolse kunsteducatie. Met de geplande hervormingen in het DKO worden kunst en cultuur steviger verankerd in de onderwijspraktijk. Op vandaag is er weinig inzicht in de motieven van leerlingen om al dan niet deel te nemen aan het DKO. Dit is de feitelijke participatiebeslissing met daaraan gekoppeld de keuze voor een studierichting.

De centrale onderzoeksvraag is: wat zijn de determinanten van de leerloopbanen van DKO-deelnemers? Hieruit volgen 2 hoofdvragen die het onderzoek zullen leiden:

  • Welke types van leerloopbanen kunnen onderscheiden worden en hoe worden zij gekenmerkt? (OV1)
  • Welke determinanten spelen een rol in de verschillende types leerloopbanen? (OV2)

Voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen OV1 a-b-c en OV2 b-c-d is een koppeling nodig van volgende bestanden:

  • bestand DKO (vanaf 2000-2001): kenmerken deelnemers, leerloopbanen en DKO-instellingen
  • bestand leerplichtonderwijs (vanaf 2000-2001): kenmerken leerlingen, leerloopbanen en scholen
  • bestand hoger onderwijs (vanaf 2005-2006): kenmerken leerlingen, leerloopbanen en instellingen

De analyse focust op de variatie in leerloopbanen (LLB) van effectieve DKO-deelnemers (module Leerloopbanentaxonomie). Hierbij komen minstens de volgende loopbaankenmerken aan bod:

  • lengte van LLB
  • continuïteit van LLB
  • inhoudelijke meervoudigheid (al dan niet sequentieel/gelijktijdig)
  • meervoudigheid in termen van DKO-instellingen (al dan niet sequentieel/gelijktijdig)
  • doorloopkarakter van LLB (vertraagd-normaal-versneld).

Het departement O&V zal instaan voor de koppeling van de bestanden. De Vlaamse Dienstenintegrator zal het rijksregisternummer coderen tot een uniek anoniem nummer op basis waarvan de bestanden zullen gekoppeld worden.

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van gecodeerde persoonsgegevens van leerkrachten tewerkgesteld in het basisen secundair onderwijs in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest van het agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) aan het Brussels Instituut voor Statistiek en Analyse in het kader van een onderzoek naar de nood aan onderwijzend personeel in het Brussel Hoofdstedelijk Gewest
 

Beraadslaging VTC nr. 11/2015 van 25 maart 2015 (link: VTC_beraadslaging_2015_11.pdf)

Het doel van de studie is op basis van een analyse van de huidige situatie een projectie voor 2020 te maken van de nood aan onderwijzend personeel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Sinds meerdere jaren is er een groei van de bevolking in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Analyses tonen aan dat deze toename zich zal doorzetten tijdens de volgende jaren. Dit heeft gevolgen voor de leerplichtige bevolking. Alhoewel het onderwijs een bevoegdheid is van de gemeenschappen hebben ook de Brusselse gewestelijke beleidsmakers oog voor het onderwijs, meer bepaald om een duidelijk beeld te kunnen krijgen van de grote diversiteit en alle subtiliteiten van de verschillende onderwijsvormen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; om gecentraliseerde en geharmoniseerde prospectieve informatie te kunnen verstrekken over de toekomstige ontwikkeling van het onderwijs in de Brusselse gemeenten die belangrijke inrichtende machten in het Gewest zijn; en om zijn rol van gesprekspartner te kunnen vervullen van de twee gemeenschappen die het onderwijs in het Gewest organiseren en om hun een gecoördineerd overzicht te kunnen aanbieden van de Brusselse schoolrealiteit.

Een belangrijke uitdaging in dit kader bestaat in het vinden van onderwijzend personeel: onderwijzers voor het kleuter- en lager onderwijs, leerkrachten voor het secundair onderwijs. Dit onderzoek tracht een projectie te maken van de noodzaak aan onderwijzend personeel tegen 2020.

Het Brussels Instituut voor Statistiek en Analyse heeft dit onderzoek uitbesteed aan onderzoekers van de ULB die in samenwerking met onderzoekers van de VUB het onderzoek zullen uitvoeren.

Volgende gegevens worden bij AgODi opgevraagd:

  • Gecodeerd identificatienummer van leerkrachten per school
  • Controlegegevens van leerkrachten: leeftijd en geslacht
  • Diploma
  • Opdrachtgegevens:
    • Het aantal uren van aanstelling
    • De begin- en einddatum van de opdracht
    • Het ambt (bijvoorbeeld onderwijzer, leraar, opvoeder, zorgcoördinator)
    • Het vak dat de leraar geeft
    • De graad (1e, 2e , 3e of 4e) en onderwijsvorm (ASO, TSO, BSO of KSO) (secundair onderwijs)
    • Administratieve toestand (tijdelijke of vaste betrekking)
    • Soort aanstelling (aanstelling van doorlopende duur)
    • Reden van stopzetting opdracht
    • Noemer van de opdrachtbreuk
    • Bekwaamheidsrubricering (vereist, voldoende geacht, ander)
    • De code van de weddenschaal
    • De geldelijke anciënniteit
  • Cluster van verlofstelsels en vermelding van TAO (tijdelijk andere opdracht)

Naar boven

 

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van kandidaten voor een school- en studietoelage, hun onderhoudsverstrekker of hun partner door de Vlaamse Belastingdienst (VLABEL) aan (AHOVOS) in het kader van de toekenning van en de controle op de voorwaarden van de toekenning van school- en studietoelagen 
  

Beraadslaging VTC nr. 12/2015 van 25 maart 2015 (VTC_beraadslaging_2015_12.pdf)

Op basis van het decreet van 8 juni 2007 betreffende de studiefinanciering in de Vlaamse gemeenschap en het besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2007 betreffende de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap, kent de Vlaamse Gemeenschap schooltoelagen en studietoelagen toe aan gezinnen die het financieel moeilijk hebben.

Om deze regelgeving uit te kunnen voeren en de voorwaarden die worden opgelegd te kunnen controleren, alsook om de missie en taak van AHOVOS te realiseren, is het noodzakelijk dat de afdeling Studietoelagen van het agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen toegang krijgt tot gegevens in diverse gegevensbronnen.

Het toekennen van een studiefinanciering is een selectief systeem. Het decreet eist een volledig inzicht in het gezamenlijk belastbaar inkomen van de leefeenheid waarin de kandidaat wettelijk verblijft. Onder het inkomen wordt eveneens het kadastraal inkomen meegenomen. Kadastraal inkomen wordt beschouwd als de vermogensindicator bij uitstek.

Momenteel ontvangt AHOVOS de gegevens in verband met het kadastraal inkomen via VLABEL. VLABEL is echter niet de authentieke bron op het vlak van kadastrale inkomens. De Algemene Administratie Patrimonium Documentatie (verder AAPD) is de authentieke bron voor deze gegevens. Daardoor ontvangt de Afdeling Studietoelagen telkens een voorlopige machtiging van het sectoraal comité voor de Federale Overheid sinds 2001.

De laatste verlenging van de machtiging om de gegevens i.v.m. kadastraal inkomen via VLABEL te ontvangen, werd uitgereikt op 12 juni 2014. Hierin wordt duidelijk vermeld dat de Afdeling Studietoelagen zijn gegevens bij de authentieke bron AAPD moet halen. De afdeling heeft echter enkele belangrijke verrijkingen nodig waar VLABEL voor zorgt. Het sectoraal comité voor de Federale Overheid erkende dit en verklaarde dat VLABEL authentieke bron is voor de aanvullende gegevens verkregen uit de eigen gegevensanalyse. Het is voor deze laatste gegevens dat de Afdeling Studietoelagen deze aanvraag doet.

De mededeling door VLABEL van de volgende gegevens van kandidaten voor een studietoelage, onderhoudsverstrekker of hun partner die aanwezig zijn in het dossiers voor de aanvraag voor studietoelagen werd gevraagd:

  • Identificatie: op basis van het rijksregisternummer.
  • Interpretatie van de zakelijke rechten: de zakelijke rechten worden via de Algemene Administratie Patrimonium Documentatie aan VLABEL bezorgd als een tekststring. VLABEL doet hierop een gegevensanalyse en geeft als resultaat een percentage of een breuk van de zakelijke rechten. Concreet krijgt de afdeling Studietoelagen als antwoord op haar vraag een breuk of een percentage van een soort recht, bv. 50% blote eigenaar, 1/3 volle eigenaar, 100% vruchtgebruik, ¼ erfpacht, 100% opstal, …
  • Eigen woning: de adresgegevens waarover AAPD beschikt voor een woning stemmen niet altijd overeen met de adresgegevens van het rijksregister. Wanneer er bv. een hernummering van een straat plaatsvindt, wordt dat niet aangepast in de brongegevens van AAPD. VLABEL voert manueel werk uit om de adressen wel aan te passen aan de adressen in het rijksregister.
  • Ki via Vlabel: tussentijdse machtiging van SCFO nr. 20/2015 van 29/06/2015. Tussentijdse machtiging tot 31/07/2015.
  • Leefloonbedragen via KSZ en MAGDA: SCSZ nr. 15/054 van 1/09/2015

Naar boven