Informatieveiligheid: overzicht machtigingen Vlaamse Toezichtscommissie 2016

Kennisgeving van de uitwisselingen van persoonsgegevens

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens uit de Leer- en Ervaringsdatabank (LED), beheerd door het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) aan NARIC-Vlaanderen, Afdeling Dienstverlening EVC van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) in het kader van het afleveren van attesten voor het studeren of werken in het buitenland en de legalisatie van Vlaamse diploma’s 
 

Beraadslaging VTC nr. 2016/47 van 7 december 2016 die beraadslaging VTC nr. 02/2016 van 3 februari 2016 vervangt (link: VTC_beraadslaging_2016_47_RR.pdf)

NARIC-Vlaanderen is een dienst van het Vlaamse ministerie van Onderwijs en Vorming. NARIC valt onder AHOVOKS, Dienstverlening EVC. NARIC staat voor “National Academic (and professional) Recognition and Information Centre”.

Als informatiecentrum is NARIC verantwoordelijk voor het geven van informatie over de erkenning van buitenlandse diploma’s die tot het hoger onderwijs, hoger beroepsonderwijs, volwassenonderwijs en secundair onderwijs behoren.

Daarnaast heeft NARIC ook het legaliseren van Vlaamse diploma’s als taak. De legalisatie van een diploma of getuigschrift betekent dat 1 handtekening (van een persoon uit het onderwijs zoals een rector, hoogleraar, directeur, lid examencommissie...) op het diploma of getuigschrift wordt ‘echt verklaard’. Deze bevoegdheid werd voorheen uitgeoefend door de MOD (Managementondersteunende Diensten) Onderwijs & Vorming. De MOD werd opgeheven op 1 oktober 2016. Het legaliseren van diploma’s werd overgeheveld aan NARIC.

De machtigingsaanvraag heeft betrekking op de attesten die NARIC aflevert voor houders van Vlaamse diploma’s die in het buitenland werken of studeren en op de legalisatie van diploma’s en getuigschriften nodig voor officiële instanties in het buitenland.

Momenteel vraagt NARIC een kopie van het Vlaamse diploma op om attesten te kunnen opmaken of om een diploma of getuigschrift te legaliseren. Er is geen authenticiteitscontrole op het Vlaamse diploma, tenzij een onregelmatigheid wordt vastgesteld in het dossier. Indien nodig wordt contact opgenomen met de Vlaamse onderwijsinstelling om na te gaan of het diploma effectief werd behaald. Dit is een tijdrovende en omslachtige procedure.

Wanneer NARIC toegang heeft tot de gegevens van de LED kan er rechtstreeks nagegaan worden of het diploma van de aanvrager authentiek is en effectief werd behaald. De toegang tot de LED is beperkt tot het consulteren van de databank.

De mededeling van de volgende gegevens wordt gevraagd:

  • Identificatie van de aanvrager: Rijksregisternummer (RR)
  • Diplomagegevens:
    • Datum van uitreiking
    • Categorie
    • Graad
    • Onderwijsvorm
    • Studierichting
    • Type bewijs
    • Staat van het bewijs: eindbewijs of tussenbewijs
    • Instantie die het bewijs heeft uitgereikt
    • Instelling: naam en nummer van de instelling waar het bewijs werd behaald
    • Type school: gewoon of buitengewoon
    • Onderwerp: verdere opdeling van de ISCED studiegebieden, aangepast aan de specifieke situatie van de LED
    • Benaming van het bewijs
    • Land
    • Taal: taal waarin het behaalde bewijs werd onderricht
    • Specialisatie: verfijning van de studierichting
    • Detailonderwerp: verfijning van de specialisatie
    • Uren volwassenonderwijs: aantal lestijden waaruit de opleiding bestaat
    • Vervalperiode: geldigheidsduur van het uitgereikte bewijs
    • Alternatieve instantie(s): indien een andere instantie de rol vervuld
    • Rol alternatieve instantie: organiserend, uitreikend of erkennend
    • Bron: leverancier van de betreffende informatie
    • Authenticiteit: is de leverancier van deze informatie een authentieke bron, of heeft de leverancier deze informatie verkregen door verklaringen op eer door de burger zelf of werd deze geverifieerd door de leverancier
    • Registratiedatum: moment waarop de gegevens in de LED zijn opgenomen
    • Bijkomende informatie: wordt gebruikt om extra informatie toe te voegen, zoals opleidingen die hoge scholen gezamenlijk organiseren, volledige omschrijving van het bewijs en het type module in het volwassenonderwijs

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van leerlingen tussen het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) en de Onderwijsinspectie in het kader van de controle op de leerplicht en controle op de kwaliteit van het huisonderwijs
 

Beraadslaging VTC nr. 38/2016 van 12 oktober 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_38_RR.pdf)

De gevraagde gegevensstroom verloopt in twee richtingen.

De gegevensstroom van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) naar Onderwijsinspectie verloopt in het kader van controle op de kwaliteit van het onderwijs: In België is er leerplicht en geen schoolplicht. Dit wil zeggen dat kinderen of jongeren niet noodzakelijk ingeschreven moeten zijn in een erkende school om te voldoen aan de leerplicht. Kinderen en jongeren kunnen ook voldoen aan de leerplicht door het volgen van huisonderwijs. De kwaliteit van het huisonderwijs wordt momenteel op twee manieren gecontroleerd: er is de verplichte deelname aan de examencommissie en er zijn de controles van de Onderwijsinspectie. Om deze controlebezoeken goed te kunnen voorbereiden en dus ook goed te kunnen uitvoeren, heeft de Onderwijsinspectie nood aan enkele cruciale gegevens.

Een deel van deze gegevens kan de Onderwijsinspectie terugvinden op de decretaal verplichte "verklaring van huisonderwijs". Een ander cruciale gegeven wordt daar echter niet vermeld, maar is wel beschikbaar bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten: de laatste school van inschrijving.

De gegevensstroom van Onderwijsinspectie naar AgODi verloopt in het kader van de controle op de inschrijvingen. Daarvoor zal de Onderwijsinspectie het resultaat van het controlebezoek meedelen (voldoende of onvoldoende). AgODi is belast met de controle op de inschrijvingen. Met de controle op de inschrijvingen gaat AgODi voor elke leerplichtige in het Vlaams Gewest na of hij/zij ingeschreven is in een erkende school of huisonderwijs volgt. Leerplichtigen die niet ingeschreven zijn in een erkende school en geen huisonderwijs volgen, zijn niet in orde met de leerplicht. De dossiers van deze leerplichtigen worden aan het parket overgemaakt voor verder gevolg.

De gegevensstroom van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) naar Onderwijsinspectie:

  • Identificatiegegevens van de leerling
  • Gegevens ouder of persoon die minderjarige onder zijn bewaring heeft
  • Gegevens van de lesgevers
  • Opleidingsniveau lesgever
  • Begindatum huisonderwijs
  • Einddatum huisonderwijs
  • Adres waar huisonderwijs wordt gegeven
  • Welke onderwijsdoelen worden nagestreefd
  • Hoe wordt het huisonderwijs afgestemd op leerbehoefte van leerling
  • Bronnen en leermiddelen die gebruikt worden
  • Instelling waarin de leerling laatst was ingeschreven

De gegevensstroom van Onderwijsinspectie naar AgODi:

  • Identificatiegegevens van de leerling
  • Resultaat controle (voldoende/onvoldoende)

Naar boven

Wijziging van beraadslaging VTC nr. 04/2011 van 23 februari 2011 betreffende de aanvraag tot machtiging van het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming (AHOVOKS) als beheerder van de leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED)
 

Beraadslaging VTC nr. 04/2011 van 23 februari 2011, zoals gewijzigd bij beraadslaging VTC nr. 37/2016 van 12 oktober 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_37_RR.pdf)

In verschillende Vlaamse beleidsdomeinen leeft sinds geruime tijd op heel wat vlakken de behoefte aan gegevens met betrekking tot de door burgers behaalde diploma’s, getuigschriften, ervaringsbewijzen, … Zowel vragen betreffende de bewijzen van specifieke personen als vragen op macroniveau komen steeds vaker naar boven. Hieruit is de oprichting van een centrale leer- en ervaringsbewijzendatabank (hierna “LED”) ontstaan.

In de LED worden alle door de Vlaamse Gemeenschap erkende of gelijkwaardig verklaarde leer- en ervaringsbewijzen geregistreerd, samen met bijhorende minimale identificatiegegevens van de houder van de bewijzen.

Om de LED uit te bouwen zullen verschillende leveranciers die beschikken over gegevens inzake erkende onderwijs- en beroepskwalificaties, deze gegevens aanleveren aan de LED. Momenteel worden de gegevens van volgende partijen beoogd:

  • het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi), het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS);
  • de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB);
  • het Vlaams Ministerie voor Werk en Sociale Economie, nl. in concreto het Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie (VSAWSE);
  • Syntra Vlaanderen;
  • Het Agentschap Innoveren en Ondernemen, Centrale Examencommissie.

De gegevens worden centraal opgeslagen in de LED, die wordt beheerd door het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS). De bedoeling is om op termijn de LED voor te dragen om door de Vlaamse Regering erkend te worden als authentieke gegevensbron.

Het ontsluiten van de LED gebeurt door tussenkomst van de Vlaamse Dienstenintegrator (VDI).

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van leerlingen door de Onderwijsinspectie aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) in het kader van de leerplichtcontrole op de leerlingen huisonderwijs m.b.t. het getuigschrift Basisonderwijs van de Examencommissie


Beraadslaging VTC nr. 35/2016 van 14 september 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_35_RR.pdf)

Het Agentschap voor Onderwijsdiensten is belast met de controle op de inschrijvingen. Met de controle op de inschrijvingen gaat AgODi voor elke leerplichtige in het Vlaams Gewest na of hij/zij ingeschreven is in een erkende school of huisonderwijs volgt. Leerplichtigen die niet ingeschreven zijn in een erkende school en geen huisonderwijs volgen, zijn niet in orde met de leerplicht; de dossiers van deze leerplichtigen worden aan het parket overgemaakt voor verder gevolg.

Sinds schooljaar 2013-2014 is de regelgeving over het huisonderwijs aangepast. Ouders die opteren voor huisonderwijs zijn onder andere verplicht de leerplichtige in te schrijven bij de examencommissie met het oog op het verkrijgen van een getuigschrift Basisonderwijs uiterlijk in het schooljaar waarin de leerplichtige elf jaar is geworden voor 1 januari. Als de leerplichtige zich niet tijdig aandient bij de examencommissie of na maximaal twee pogingen en uiterlijk in het schooljaar waarin hij of zij dertien jaar is geworden voor 1 januari het getuigschrift Basisonderwijs niet verkrijgt, moeten de ouders de leerplichtige inschrijven in het reguliere onderwijs.

AgoDi beschikt niet over de resultaten van de examencommissie. Deze gegevens worden bijgehouden door de Onderwijsinspectie. Om de controle op de inschrijvingen op adequate manier uit te voeren heeft het AgoDi nood aan deze gegevens van de Onderwijsinspectie.

De mededeling van de volgende persoonsgegevens wordt gevraagd:

  • Identificatiegegevens van de leerplichtigen die zich ingeschreven hebben bij de examencommissie basisonderwijs: rijksregisternummer, naam, voornaam, geslacht, geboortedatum
  • Geslaagd of niet geslaagd

Naar boven

Machtiging voor de mededeling van persoonsgegevens door het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) en Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) aan de Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR) in het kader van het exploitatieinstrument Columbus ter versterking van het studiekeuzeproces naar het hoger onderwijs  
  

Beraadslaging VTC nr. 30/2016 van 14 september 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_30_.pdf

Via het ministerieel besluit van 25 april 2016 gaf minister Crevits aan de VLUHR de opdracht om het exploratie-instrument Columbus te ontwikkelen, te implementeren en op te volgen. Columbus wordt het verplicht, maar niet-bindende exploratie-instrument ter versterking van het studiekeuzeproces naar het hoger onderwijs.

Columbus moet de jongere een globaal zicht geven op zijn voorkeuren en sterktes met het oog op verder studeren in het hoger onderwijs, dit door hem een onafhankelijke, wetenschappelijk onderbouwde spiegel voor te houden die hem een beeld geven van:

  • Keuzetaken binnen het studiekeuzeproces
  • Studievaardigheden
  • Affectieve factoren (interesse, motivatie, zelfeffectiviteit)
  • Cognitieve factoren (taal, wiskunde, redeneervermogen)

Er is een proefdraai van dit instrument in 2016 en 2017. Tijdens en na de proefdraai wordt het instrument geanalyseerd, verbeterd en verder uitgewerkt.

De VLUHR belastte experten van Arteveldehogeschool, Universiteit Gent, KU Leuven en Universiteit Antwerpen met deze opdracht.Elke universiteit neemt een deelvraag voor haar rekening. De vier instellingen verwerken eerst zelf de data van de door hen ingebrachte tests, met inbegrip van de analyses in functie van de gegevens uit de centrale databestanden. Nadien worden de resultaten op de verschillende tests met elkaar in verband gebracht. Vandaar dat de vier instellingen toegang zouden moeten krijgen tot de databestanden van de Vlaamse Overheid.

Bij de proefdraai is ervoor geopteerd om aan de respondenten zo min mogelijk gegevens op te vragen die reeds in bestaande databanken voorhanden zijn, dit om de leerlingen zo weinig mogelijk te belasten. De non-respons bij dergelijke bevragingen is recht evenredig met de lengte van de vragenlijsten. Aan de leerlingen werden enkel die identificatiegegevens gevraagd die moeten toelaten om de ingevulde vragenlijsten van het Columbus instrument te kunnen koppelen aan de databanken van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming.

Ten einde de informatie verkregen aan de hand van de vragenlijsten te kunnen interpreteren en verder wetenschappelijk te kunnen analyseren, zijn er bijkomende gegevens noodzakelijk. Het keuzeproces, de leer- en studievaardigheden, de affectieve en cognitieve factoren moeten geïnterpreteerd worden vanuit een aantal achtergrondgegevens van de respondenten en moeten gerelateerd worden aan de verdere loopbaanbeslissingen en loopbaanprestaties.

Er werden gegevens gevraagd uit volgende databanken (detail in machtiging):

  • Databank secundair onderwijs (AgODi)
  • Databank hoger onderwijs (AHOVOKS)
  • Databank Hoger Beroepsonderwijs (HBO –DAVINCI bij AHOVOKS)

Naar boven

Machtiging tot overdracht in het kader van rechtsopvolging aan het departement Werk en Sociale Economie (WSE) van diverse machtigingen die verleend werden aan de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) om in het kader van loopbaanonderbreking persoonsgegevens van personeelsleden van de Vlaamse publieke sector mee te delen aan diverse instellingen van de sociale zekerheid, het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) en het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties & Studietoelagen (AHOVOKS)
 

Beraadslaging VTC nr. 28/2016 van 27 juli 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_28.pdf)

Loopbaanonderbreking is in België de term voor alle stelsels uit de sociale zekerheid die de werknemers de mogelijkheid bieden om hun loopbaan tijdelijk stop te zetten of te verminderen. De operationalisering van dit stelsel is op federaal niveau toegewezen aan de RVA. Tusssen de RVA en heel wat instellingen van sociale zekerheid werden, met het oog op het realiseren van hun reglementaire bevoegdheid, gegevens omtrent de loopbaanonderbreking op elektronische wijze uitgewisseld.

Door de zesde staatshervorming is de loopbaanonderbreking in de openbare sector een gewestbevoegdheid geworden. Wat betreft Vlaanderen wordt deze bevoegdheid vanaf september 2016 opgenomen door het Departement WSE. Teneinde de continuïteit van de bestaande dienstverlening te verzekeren, zal het Departement WSE dan ook de nodige persoonsgegevens ter beschikking stellen aan de verschillende instellingen van sociale zekerheid. De mededeling van deze gegevens aan de verschillende entiteiten – die in het kader van hun opdracht reeds door het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid een machtiging hebben ontvangen vergt evenwel een voorafgaande machtiging van de Vlaamse Toezichtcommissie.

De aanvraag kadert in een toestand van rechtsopvolging. De opdracht inzake de loopbaanonderbreking voor de personeelsleden van de Vlaamse publieke sector van de RVA wordt integraal overgenomen door het departement WSE en wordt door het departement WSE voor wat betreft de doeleinden vermeld in de machtigingen ongewijzigd verdergezet.

Het betreft de volgende machtigingen van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en de gezondheid. De bron van de persoonsgegevens is hierbij telkens de RVA.

Afnemer: Agentschap voor Onderwijsdiensten & Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen

Beraadslaging SCSZ nr. 09/012 van 3 maart 2009 met betrekking tot de mededeling van persoonsgegevens aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten en het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming met het oog op het beheer van de dossiers inzake loopbaanonderbreking van het onderwijzend personeel in Vlaanderen.

De aanvragers wensen toegang te krijgen tot onderstaande gegevens waartoe zij reeds gemachtigd waren in voornoemde beraadslagingen:

  • INSZ Het rijksregister- of bisnummer van de werknemer die zorgkrediet opneemt
  • Dossiernummer Het uniek nummer die een dossier zorgkrediet identificeert
  • Begindatum zorgkrediet: De begindatum van de opgenomen periode zorgkrediet
  • Einddatum zorgkrediet De einddatum van de opgenomen periode zorgkrediet
  • Type onderbreking Het type van onderbreking dat door de werknemer wordt opgenomen
  • Code onderbreking Het onderbrekingspercentage dat door de werknemer wordt opgenomen
  • Reden onderbreking De reden van onderbreking dat door de werknemer wordt opgenomen
  • Bedrag uitkering De maandelijkse uitkering toegekend door het Departement WSE in begin van het zorgkrediet

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van inburgeraars door het Agentschap Integratie en Inburgering (AII) aan Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) in het kader van toekennen van bijkomende middelen aan de instellingen van het Volwassenenonderwijs
 

Beraadslaging VTC nr. 25/2016 van 27 juli 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_25.pdf)

Een cursist Nederlands tweede taal (NT2) Richtgraad 1 en 2 uit het Volwassenenonderwijs die in een inburgeringstraject zit, wordt volledig vrijgesteld van betaling van inschrijvingsgeld. (Ter info: een “gewone” cursist NT2 betaalt 60 eurocent per lestijd). Het vaststellen van deze status gebeurt momenteel door de centra voor volwassenenonderwijs zelf. Hetzij via een papieren attest, hetzij via de raadpleging van het KBI-dossier (webservice vanuit de softwarepakketten van de Centra voor Volwassenenonderwijs).

De controle op de correcte toekenning van deze vrijstelling gebeurt door de dienst verificatie van de Afdeling Hoger Onderwijs en Volwassenenonderwijs van AHOVOKS. Voor deze controle raadpleegt de verificatie via een rapport de gegevens in het KBI-dossier en/of de papieren documenten die in de cursistendossiers zijn opgenomen.

Met deze machtigingsaanvraag is het de bedoeling om de verificatie zoveel mogelijk los te koppelen van de systemen van de centra en autonoom te onderzoeken of een cursist NT2 Richtgraad 1 of 2 al dan niet als inburgeraar bekend is in de databank van Inburgering. Door de gegevens verkregen uit de bron (KBI-Connect) naast de gegevens gezonden door de centra te leggen, kan dan heel gericht de focus op de afwijkingen gericht worden.

Het betreft de volgende persoonsgegevens van cursisten Nederlands tweede taal Richtgraad 1 en 2, die eventueel beroep kunnen doen op de vrijstellingscategorie inburgeraar:

  • Al dan niet: onder 'al dan niet in een inburgeringstraject' wordt begrepen dat iemand een inburgeringscontract heeft afgesloten en zich derhalve engageert om 80% van de lessen aanwezig te zijn in het vormingsprogramma dat door de Vlaamse Overheid is vastgelegd. Dit vormingsprogramma bestaat uit lessen Nederlands als tweede taal, maatschappijoriëntatie en trajectbegeleiding.

Naar boven

Machtiging voor het meedelen persoonsgegevens uit de Leer- en Ervaringsdatabank (LED), beheerd door het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) aan de Vlaamse ziekenhuizen i.k.v. ISQua-accreditatie waarvoor het verifiëren van de echtheid van diploma’s en getuigschriften van het personeel actief in de ziekenhuizen vereist is
 

Beraadslaging VTC nr. 23/2016 van 22 juni 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_23.pdf)

In kader van het overheidstoezicht op de Vlaamse ziekenhuizen, worden ziekenhuizen die voor eind 2017 een ziekenhuisbrede ISQua-accreditatie behalen vrijgesteld voor het systeemtoezicht. Dit heeft ertoe geleid dat op dit moment heel wat ziekenhuizen in een voorbereidingstraject zitten of inmiddels reeds een accreditatie behaald hebben. Zij werken daarvoor samen met het Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg (NIAZ) enerzijds en Joint Commission International (JCI) anderzijds.

Eén van de verwachtingen daarbij is dat de diploma’s en visums1 van artsen en zorgprofessionals worden geverifieerd aangaande hun authenticiteit. Bij JCI wordt deze eis heel expliciet gesteld door aan te geven dat ziekenhuizen de echtheid van een diploma en/of getuigschrift moeten controleren door terug te gaan naar de primaire bron. In concreto betekent dit dat ziekenhuizen de authenticiteit van een diploma dienen te verifiëren bij de school die het diploma heeft uitgereikt en vervolgens ook dienen te controleren of er een authentiek visum werd afgeleverd (license to practice).

In de LED worden alle door de Vlaamse Gemeenschap erkende en gelijkwaardig verklaarde leer- en ervaringsbewijzen, samen met de minimale identificatiegegevens van de houders van de leer- en ervaringsbewijzen in kwestie, centraal verzameld en beheerd door AHOVOKS. Vandaag wordt de LED gevoerd door de databank voor het Secundair onderwijs, het Hoger onderwijs, Syntra en de VDAB. De LED bevat authentieke en niet-authentieke (door de gebruikers zelf toegevoegde) studiebewijzen. Van belang is dat de diplomagegevens (momenteel) beperkt teruggaan in de tijd, tot het academiejaar 1999-2000.

Momenteel worden de gegevens opgevraagd bij de onderwijsinstellingen of wordt aan nieuwe starters gevraagd dat zij op de personeelsdienst met hun eID inloggen in de LED-databank. Dit is erg complex en tijdrovend.

Bovendien stelt de accreditatie-instelling dat het aan de werkgever is om de bronverificatie uit te voeren. Een centrale toegang per ziekenhuis tot de LED-databank zou dit proces aanzienlijk efficiënter maken.

De toegang tot de LED is beperkt tot de relevante gegevens van zorgprofessionals en personen die een contract aangeboden krijgen binnen het ziekenhuis.

De mededeling van de volgende gegevens wordt gevraagd:

  • Identificatie van de aanvrager: Rijksregisternummer (RR)
  • Gegevens betreffende het authentieke diploma, getuigschrift en/of ervaringsbewijs
    • Gegevens over het diploma: Uitreikingsdatum, rijksregisternummer, categorie, graad, onderwijsvorm, studierichting (naam/namen), studierichting (code/codes), specialisatie (naam/namen), specialisatie (code/codes), bewijstype, bewijsstaat, authenticiteit, leverancier (bron)
    • Gegevens over onderwijsinstelling: volledige naam, instelling (nummer), instelling (naam), schooltype, instantie, alternatieve instanties, bijkomende informatie, land, taal, detailonderwerp (naam/namen), detailonderwerp (code/codes), uren volwassenonderwijs, vervalperiode
    • Andere: ISCED Studiegebied, ISCED Niveau, Onderwerp, VKS Niveau onderwijskwalificatie, VKS Niveau, beroepskwalificatie, leveranciersreferte (bronreferte), registratiedatum, registratiereferte

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van inschrijvingsgegevens van leerlingen en studenten door het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) en het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) aan de afdeling school- en studietoelagen in het kader van de school- en studiefinanciering
 

Beraadslaging VTC nr. 17/2016 van 30 maart 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_17.pdf)

Op basis van het decreet van 8 juni 2007 betreffende de studiefinanciering in de Vlaamse gemeenschap en het besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2007 betreffende de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap kent de Vlaamse Gemeenschap school- en studietoelagen toe aan gezinnen die het financieel moeilijk hebben.

Om deze regelgeving uit te kunnen voeren en de voorwaarden die worden opgelegd te kunnen controleren, is het nodig dat de afdeling School- en Studietoelagen beschikt over gegevens i.v.m. de inschrijving aan een Vlaamse Gemeenschap erkende, gefinancierde of gesubsidieerde onderwijsinstelling voor gewoon of buitengewoon basisonderwijs en (deeltijds) secundair onderwijs. Of een inschrijving met een  diplomacontract met betrekking tot het volgen van een opleiding die geaccrediteerd is, erkend is als nieuwe opleiding, of tijdelijk erkend is, en die georganiseerd wordt door een ambtshalve geregistreerde instelling.  Het gaat hierbij over opleidingen in het kleuteronderwijs, lager onderwijs, secundair onderwijs en hoger onderwijs. Er zijn specifieke voorwaarden per opleidingsniveau.

De afdeling school- en studietoelagen geeft door aan de bron voor welke personen er moet worden nagegaan of er een inschrijving is voor een Vlaamse Gemeenschap erkende, gefinancierde of gesubsidieerde onderwijsinstelling voor gewoon of buitengewoon basisonderwijs.  Of dat er een diplomacontract gesloten wordt met betrekking tot het volgen van een opleiding die geaccrediteerd is, erkend is als nieuwe opleiding, of tijdelijk erkend is, en die georganiseerd wordt door een ambtshalve geregistreerde instelling. Deze bron stuurt haar antwoord terug naar de afdeling School- en Studietoelagen die deze informatie verder verwerkt.

De gegevensuitwisseling tussen de bronnen en de afdeling school- en studietoelagen zal verlopen via  het MAGDA platform waar één gezamenlijke dienst wordt aangesproken, die zal achterliggend naar de verschillende bronnen gaat kijken.

De gegevens die worden uitgewisseld zijn:

  • INSZ-nummer
  • Instelling waar de inschrijving geregistreerd is (instellingsnummer, officiële naam en adres)
  • In- en uitschrijving
  • School-en academiejaar van de inschrijving
  • Soort contract waarmee een student is ingeschreven in het hoger onderwijs (code en omschrijving)
  • Administratieve groep of opleiding
  • Soort programma in het leerplichtonderwijs
  • Studieomvang van de opleiding waarvoor de student is ingeschreven met diplomacontract
  • Kan de student zijn studiebewijs behalen
  • Studiebewijzen van de student
  • Opleiding die volgt op de huidige opleiding
  • Studiepunten en hun status

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van leerlingen van het lager- en secundair onderwijs in verband met de aan- en afwezigheden door het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) aan de Afdeling School- en Studietoelagen van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) in het kader van de school- en studietoelagen
 

Beraadslaging VTC nr. 16/2016 van 30 maart 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_16.pdf)

Op basis van het decreet van 8 juni 2007 betreffende de studiefinanciering in de Vlaamse gemeenschap en het besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2007 betreffende de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap, kent de Vlaamse Gemeenschap schooltoelagen en studietoelagen toe aan gezinnen die het financieel moeilijk hebben.

Om deze regelgeving uit te kunnen voeren en de voorwaarden die worden opgelegd te kunnen controleren, is het nodig dat de afdeling School- en Studietoelagen beschikt over gegevens i.v.m. de aan- en afwezigheden van leerlingen aan een Vlaamse Gemeenschap erkende, gefinancierde of gesubsidieerde onderwijsinstelling voor gewoon of buitengewoon basisonderwijs en secundair onderwijs (zowel voltijds als deeltijds). Wanneer een leerling 2 jaar op rij hetzij onvoldoende aanwezig (in het kleuteronderwijs) of te veel ongewettigd afwezig was, verliest de leerling het recht op de schooltoelage. Deze maatregel werd ingevoerd om de kleuterparticipatie te doen toenemen en om kinderen bij de start van het schooljaar naar school te laten gaan en om ze daar ook te houden.

In de nieuwe stroom zal er bij de nieuwe bron DISCIMUS leerplichtonderwijs worden opgevraagd voor gegevens i.v.m. de aan- en afwezigheden in het kleuteronderwijs en het leerplichtonderwijs (één dienst voor aanwezigheden, een tweede dienst voor ongewettigde afwezigheid). Daarnaast zal de gegevensuitwisseling niet meer rechtstreeks plaatsvinden, maar zal deze via het MAGDA platform gaan. Door de tussenkomst van de VDI is er een extra garantie dat de gevraagde gegevens vanuit DISCIMUS op een beveiligde manier conform de verleende machtiging aan de afdeling School- en Studietoelagen wordt bezorgd.

De gegevens die worden uitgewisseld zijn:

  • INSZ-nummer
  • De aanwezigheid in het kleuteronderwijs
  • De ongewettigde afwezigheden voor leerplichtige kleuters, leerlingen in het lager onderwijs en secundair onderwijs
  • School- en academiejaar van de inschrijving

Naar boven

Uitbreiding van machtiging VTC/2013/40 voor het meedelen van persoonsgegevens uit de leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED) door het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming aan Selor
 

Beraadslaging VTC nr. 11/2016 van 30 maart 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_11.pdf)

In de beraadslaging VTC nr. 40/2013 van 9 oktober 2013 verkreeg Selor de machtiging om persoonsgegevens te gebruiken uit de leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED). Selor verkreeg een uitbreiding op de machtiging in die zin dat Selor bepaalde diploma’s wil kunnen nagaan, zonder dat de kandidaat gebruik wenst te maken van de LED. De motivering hiervoor is om diplomafraude tegen te gaan.

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van personen die hun ondernemersvaardigheden willen bewijzen uit de leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED) door het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) aan de acht erkende ondernemingsloketten
 

Beraadslaging VTC nr. 08/2016 van 2 maart 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_08.pdf)

Vandaag moet de onderneming het ondernemingsloket een kopie bezorgen van de akte(n) van de persoon die de ondernemersvaardigheden (basiskennis bedrijfsbeheer en beroepsbekwaamheid) wil bewijzen. Als de onderneming haar aanvraag tot inschrijving in de KBO indient bij het ondernemingsloket, voegt zij dikwijls geen kopie van die akte(n) bij de aanvraag. Het ondernemingsloket moet de onderneming dan vragen een kopie van die akte(n) te bezorgen. Dat brengt dus heel wat tijdverlies met zich mee, terwijl de inschrijving meestal dringend is voor de ondernemingen. Als de ondernemingsloketten toegang hebben tot de LED-databank, kunnen zij bij de ontvangst van de aanvraag tot inschrijving in de KBO, onmiddellijk nagaan welke akte(n) de persoon in kwestie behaald heeft. In het kader van die inschrijving hebben de ondernemingsloketten de toelating gekregen om het rijksregister te gebruiken.

Vandaag hebben de ondernemingsloketten te kampen met heel wat blijkbaar vervalste akten. De vastgestelde vervalsingen zijn wellicht slechts het topje van de ijsberg. Vervalsingen kunnen dikwijls alleen vastgesteld worden bij flagrante fouten (duidelijk foute gegevens, verschillend lettertype, duidelijke sporen van verandering van gegevens, …). Dat probleem van vervalste diploma’s vervalt met deze machtiging nu het loket rechtstreeks de LED-databank kan consulteren.

De gegevens die worden uitgewisseld zijn:

  • INSZ-nummer
  • Dimensies uit de taxonomie:
    • categorie
    • graad
    • onderwijsvorm
    • type bewijs
    • staat bewijs
    • instantie
    • type school
    • ISCED studiegebied
    • onderwerp
    • ISCED niveau
    • VKS niveau onderwijskwalificatie
    • VKS niveau beroepskwalificatie
  • Attributen:
    • uitreikingsdatum
    • volledige naam (beknopte beschrijving van het bewijs)
    • land
    • taal
    • instelling
    • studierichting
    • specialisatie
    • detail onderwerp
    • uren volwassenenonderwijs
    • vervalperiode
    • authenticiteit
    • registratiedatum
    • bijkomende informatie

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens van leerlingen uit databank “CREON” van de Centra voor leerlingenbegeleiding (CLB’s) door de Afdeling basisonderwijs, DKO- en CLB-scholen en leerlingen van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) in het kader van de controle van de toelatingsvoorwaarden bij de inschrijving in een school voor buitengewoon of geïntegreerd onderwijs
 

Beraadslaging VTC nr. 06/2016 van 2 maart 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_06.pdf)

CREON is het informaticasysteem van het Ministerie van Onderwijs en Vorming waarin beleidsrelevante informatie vanuit de CLB-werking wordt opgeslagen. De CLB’s registreren hiervoor een deel van hun activiteiten, gebaseerd op een aantal afgesproken onderwerpen. Het gaat onder meer om items over pesten en gepest worden, problematische afwezigheden, lezen en spellen, verslag toegang BuO/gemotiveerd verslag, attest overstap lager onderwijs, attest overstap secundair onderwijs, attest revalidatie tijdens de lestijden en definitieve uitsluiting.

Via het registratieprogramma LARS (Leerlingenbegeleiding Administratie en Registratie Systeem) kunnen de CLB’s op afgesproken tijdstippen informatie naar CREON doorsturen. In CREON, de databank van de CLB’s worden de gegevens van leerlingen geregistreerd die van het CLB een gemotiveerd verslag krijgen op basis waarvan de ouders hun kind in een school naar keuze kunnen inschrijven. Momenteel wordt dat verslag op papier aan de ouders medegedeeld.

Daarnaast worden in de databank DISCIMUS van het basis- en secundair onderwijs de inschrijvingsgegevens van de leerlingen geregistreerd waarop de verificateur controle uitoefent. DISCIMUS maakt het mogelijk dat de scholen, de CLB’s en AgODi constant leerlingengegevens uitwisselen. Zodra een school of het CLB bepaalde leerlingengegevens inbrengt of wijzigt in haar schooladministratiepakket, wordt de informatie onmiddellijk toegevoegd of gewijzigd in de databank DISCIMUS van AgODi.

De verificateurs doen de volgens de onderwijsreglementering voorziene kwaliteitscontroles. Ze ondersteunen de instellingen bij het correct toepassen van de regelgeving en de daarmee samenhangende administratieve verplichtingen. Tot op vandaag gaat de verificateur op basis van het papieren verslag de toelatingsvoorwaarden in de school controleren. Door de gegevens over de gemotiveerde verslagen door te sturen naar DISCIMUS, moet de verificateur de documenten niet ter plaatse op de school controleren.

De gegevens die worden uitgewisseld zijn:

  • Gemotiveerd verslag voor toegang tot buitengewoon onderwijs

Naar boven

Machtiging voor het meedelen persoonsgegevens van leerlingen uit de databank secundair onderwijs (DISCIMUS) door het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) aan de Centra voor leerlingenbegeleiding (CLB) in het kader van de uitwisseling van problematische afwezigheden
 

Beraadslaging VTC nr. 05/2016 van 2 maart 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_05.pdf)

Een CLB is verplicht om een begeleidingstraject op te starten indien een minderjarige leerling meer dan tien halve lesdagen per schooljaar afwezig is, voor zover de school die afwezigheden als problematisch of onwettig registreert. Wanneer de minderjarige leerling 30 halve dagen per schooljaar afwezig is, moet het CLB het begeleidingstraject automatisch opstarten. Momenteel gebeurt de melding van deze afwezigheden bij het CLB door de scholen zelf.

Met DISCIMUS zorgt AgODi voor een geoptimaliseerde dienstverlening die essentieel is voor de scholen, de CLB’s, de leerlingen en hun ouders, waardoor op een snelle, betrouwbare en gebruiksvriendelijke manier informatie wordt uitgewisseld. AgODi wenst deze klantvriendelijkheid en efficiëntie te verhogen door de CLB’s automatisch en gestructureerd op de hoogte te brengen indien een minderjarige leerling meer dan tien lesdagen per schooljaar afwezig is via een gegevensuitwisseling tussen DISCIMUS en het Leerlingenbegeleiding Administratie en Registratie Systeem (LARS).

LARS wordt modulair opgebouwd en is het informaticaprogramma dat ervoor zorgt dat de activiteiten die verplicht moeten geregistreerd worden, bij de overheid worden aangeleverd. De volledige CLB-sector maakt gebruik van het programma. De aanvrager geeft aan dat de inzet van LARS veel verder gaat dan de loutere registratie voor de overheid. Het is ook de bedoeling heeft om tot een gebruiksvriendelijk elektronisch dossier te komen, dat op termijn het papieren leerlingendossier bij de CLB’s moet vervangen.

De machtigingsaanvraag strekt er dus toe om de informatie die in DISCIMUS wordt geregistreerd, onmiddellijk door te sturen naar LARS, die de informatie vervolgens op een correcte en veilige manier kan bezorgen aan het betreffende CLB. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het INSZ-nummer van de betreffende leerlingen.

De gegevens die worden uitgewisseld zijn:

  • INSZ-nummer
  • Aantal dagen problematische afwezigheid
  • Datum 10e dag problematische afwezigheidDatum 30e dag problematische afwezigheid

Naar boven

Machtiging voor het meedelen van persoonsgegevens uit de Leer- en Ervaringsdatabank (LED) beheerd door het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) aan de examencommissie voor het voltijds secundair onderwijs, Afdeling Dienstverlening EVC van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) in het kader van de beoordeling van aanvragen tot vrijstelling
 

Beraadslaging VTC nr. 03/2016 van 3 februari 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_03.pdf)

De Examencommissie voor het voltijds secundair onderwijs (Examencommissie) is een dienst van het Vlaamse ministerie van Onderwijs en Vorming, en valt onder het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS).

De Examencommissie is bevoegd om examens te organiseren die leiden tot een getuigschrift of diploma van het secundair onderwijs. Ongeacht de vooropleiding, leeftijd en nationaliteit, kan iedereen zich inschrijven voor deze examens. De kandidaten die zich inschrijven bij de Examencommissie kunnen voor bepaalde vakken vrijstelling krijgen op basis van eerder behaalde studiebewijzen bij andere onderwijsinstellingen.

Om vrijstellingen te krijgen, moeten de kandidaten momenteel bij hun aanvraag een scan van deze bewijzen elektronisch opladen. Bij twijfel over de authenticiteit kan het origineel exemplaar worden opgevraagd of wordt de onderwijsinstelling gecontacteerd die het betreffende studiebewijs heeft uitgereikt. Een omslachtige en tijdrovende situatie.

In de Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED) worden diploma’s, certificaten, ervaringsbewijzen en getuigschriften geregistreerd die burgers behaald hebben. Vandaag wordt de LED gevoerd door de databank voor het Secundair onderwijs, het Hoger onderwijs, Syntra en de VDAB. De LED bevat authentieke en niet-authentieke (door de gebruikers zelf toegevoegde) studiebewijzen.

Wanneer de Examencommissie zelf toegang heeft tot de gegevens uit de Leer- en ervaringsdatabank (LED) kan er rechtstreeks worden nagegaan of het studiebewijs van de aanvrager authentiek is en effectief werd behaald en of alle gegevens uit de LED overeenstemmen met het studiebewijs dat door de kandidaat in zijn vrijstellingsaanvraag werd opgegeven. De toegang tot de LED is beperkt tot het consulteren van de gegevens.

De gegevens die worden uitgewisseld zijn:

  • INSZ-nummer
  • Diplomagegevens:
    • Datum van uitreiking
    • Categorie: secundair onderwijs, …
    • Graad
    • Onderwijsvorm: bv aso, bso, tso, dbso, …
    • Studierichting: omschrijving en eventueel code van de studierichting
    • Type bewijs: attest, deelgetuigschrift, certificaat, …
    • Instantie die het bewijs heeft uitgereikt
    • Instelling: naam en van de instelling waar het bewijs werd behaald
    • Volledige naam: benaming van het bewijs zoals vermeld op het papieren bewijs
    • Specialisatie: verfijning van de studierichting
    • Detailonderwerp: verfijning van de specialisatie
    • Uren volwassenonderwijs: aantal lestijden waaruit de opleiding bestaat
    • Vervalperiode: geldigheidsduur van het uitgereikte bewijs
    • Alternatieve instantie(s): indien een andere instantie de rol vervult
    • Rol alternatieve instantie: organiserend, uitreikend of erkennend
    • Authenticiteit: is de leverancier van deze informatie een authentieke bron, of heeft de leverancier deze informatie verkregen door verklaringen op eer door de burger zelf of werd deze geverifieerd door de leverancier
    • Bijkomende informatie: om extra informatie toe te voegen, zoals opleidingen die hoge scholen gezamenlijk organiseren, volledige omschrijving van het bewijs en het type module in het volwassenonderwijs
    • Bijkomende informatie type: gezamenlijke opleiding, bewijsomschrijving en type module.

Naar boven

Machtiging voor het meedelen persoonsgegevens uit de Leer- en Ervaringsdatabank (LED), beheerd door het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) aan NARIC-Vlaanderen, Afdeling Dienstverlening EVC van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) in het kader van het afleveren van attesten voor het studeren of werken in het buitenland
 

Beraadslaging VTC nr. 02/2016 van 3 februari 2016 (link: VTC_beraadslaging_2016_02.pdf)

Deze machtigingsaanvraag heeft betrekking op de attesten die NARIC aflevert voor houders van Vlaamse diploma’s die in het buitenland werken of studeren.

NARIC-Vlaanderen levert de volgende attesten af:

Een attest dat bevestigt dat het diploma in Vlaanderen erkend is en effectief door een in Vlaanderen erkende instelling voor hoger onderwijs is uitgereikt. Dit attest heeft de houder van het Vlaamse diploma nodig wanneer er in het buitenland een gelijkwaardigheidsprocedure bij de bevoegde dienst wordt opgestart

Een attest van onderwijsbevoegdheid. Wanneer een Vlaming in het buitenland toegang wenst tot het lerarenberoep, moet er aangetoond worden welke onderwijsbevoegdheid hij of zij in Vlaanderen heeft op basis van het Vlaamse diploma.

Momenteel vraagt NARIC een kopie van het Vlaamse diploma op om attesten te kunnen opmaken. Er is geen authenticiteitscontrole op het Vlaamse diploma, tenzij een onregelmatigheid wordt vastgesteld in het dossier. Indien nodig wordt contact opgenomen met de Vlaamse onderwijsinstelling om na te gaan of het diploma effectief werd behaald. Een tijdrovende en omslachtige procedure.

Met deze machtiging krijgt NARIC toegang tot de gegevens van de LED en kan er rechtstreeks nagegaan worden of het diploma van de aanvrager authentiek is en effectief werd behaald. De toegang tot de LED is beperkt tot het consulteren van de databank.

De gegevens die worden uitgewisseld zijn:

  • INSZ-nummer
  • Diplomagegevens:
    • Datum van uitreiking
    • Categorie
    • Graad
    • Onderwijsvorm
    • Studierichting
    • Type bewijs
    • Staat van het bewijs: eindbewijs of tussenbewijs
    • Instantie die het bewijs heeft uitgereikt
    • Instelling: naam en nummer van de instelling waar het bewijs werd behaald
    • Type school: gewoon of buitengewoon
    • Onderwerp: verdere opdeling van de ISCED studiegebieden, aangepast aan de specifieke situatie van de LED
    • Benaming van het bewijs
    • Land
    • Taal: taal waarin het behaalde bewijs werd onderricht
    • Specialisatie: verfijning van de studierichting
    • Detailonderwerp: verfijning van de specialisatie
    • Uren volwassenonderwijs: aantal lestijden waaruit de opleiding bestaat
    • Vervalperiode: geldigheidsduur van het uitgereikte bewijs
    • Alternatieve instantie(s): indien een andere instantie de rol vervult
    • Rol alternatieve instantie: organiserend, uitreikend of erkennend
    • Bron: leverancier van de betreffende informatie
    • Authenticiteit: is de leverancier van deze informatie een authentieke bron, of heeft de leverancier deze informatie verkregen door verklaringen op eer door de burger zelf of werd deze geverifieerd door de leverancier
    • Registratiedatum: moment waarop de gegevens in de LED zijn opgenomen
    • Bijkomende informatie: wordt gebruikt om extra informatie toe te voegen, zoals opleidingen die hogescholen gezamenlijk organiseren, volledige omschrijving van het bewijs en het type module in het volwassenonderwijs
    • Bijkomende informatie type: gezamenlijke opleiding, bewijsomschrijving en type module

Naar boven