De overheid waakt erover dat de middelen van het volwassenenonderwijs correct worden toegekend en aangewend door de centra voor volwassenenonderwijs en basiseducatie. Daarvoor beschikt de afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) over een aantal medewerkers die de monitoring uitvoeren: het instellingsbeheerteam.
Het instellingsbeheerteam:
- Is het eerste aanspreekpunt voor het centrum bij vragen over alle niet-personeelsgerelateerde issues.
- Heeft een belangrijke controlerende rol met als doel om tot een eerlijke verdeling van de financiering te komen.
Neem contact op met het instellingsbeheerteam (xlsx, 1 blad).
Principes bij monitoring en controle
Bij de monitoring en controle zijn 4 principes van belang:
- Het decreet volwassenenonderwijs als basis
- Hoe groter het risico, hoe groter de aandacht
- Het landschap volwassenenonderwijs als toetssteen
- Centrum verantwoordelijk voor correct toepassen van de regelgeving
Het decreet volwassenenonderwijs als basis
Het decreet volwassenenonderwijs legt alle regelgevende principes voor het volwassenenonderwijs vast.
Daarin wordt onder andere de berekening van de omkadering voor het volwassenenonderwijs beschreven:
- Gebaseerd op input- en outputfinanciering en kwalificatiebonus.
- Opleidings-, centrum- en cursistenkenmerken kunnen zorgen voor een extra weging.
De inputfinanciering baseert zich op het aantal ingeschreven cursisten. De outputfinanciering beloont het centrum als cursisten de module succesvol beëindigen. Een kwalificatiebonus levert extra financiering op wanneer cursisten een certificaat behalen.
De door de centra geregistreerde gegevens in DAVINCI vormen de basis voor de berekening van de financiering van de centra en dienen als bron voor beleidsinformatie. Registreer dus zowel het aanbod als de cursistengegevens correct in DAVINI in functie van de financieringsberekening.
Hoe groter het risico, hoe groter de aandacht
Monitoring en controle start vanuit een risicoanalyse. AHOVOKS brengt op regelmatige basis de risico’s op een oneerlijke of foutieve verdeling van de financiering van centra in kaart. De keuze om bepaalde controles uit te voeren, vanop afstand of ter plaatse in het centrum, is onder andere ingegeven door die voorafgaande risicoanalyse.
Het landschap volwassenenonderwijs als toetssteen
De gegevens van een centrum worden bekeken in vergelijking met het volledige landschap volwassenenonderwijs en met wijzigingen doorheen de tijd. De informatie uit DAVINCI vormt de basis voor die vergelijkingen. Ook houdt AHOVOKS rekening met het aanbod van een centrum en hun cursistenprofiel om de informatie van de centra te interpreteren.
Centrum verantwoordelijk voor correct toepassen van de regelgeving
- Een centrum moet op de hoogte zijn van de regelgeving over het volwassenenonderwijs en die correct toepassen.
- Het centrum is ook verantwoordelijk voor het correct, tijdig en volledig registreren van de gegevens in DAVINCI (BVR van 12 juni 2012 betreffende de gegevensverstrekking door de cvo en de cbe).
Tools die AHOVOKS aanbiedt
Registratierichtlijnen en rapporten in Mijn Onderwijs
Bij de monitoring en controle gaat het instellingsbeheerteam (IBT) er vanuit dat de gegevens in DAVINCI de realiteit weerspiegelen. AHOVOKS stelt enkele tools ter beschikking om de registratie van gegevens in DAVINCI te optimaliseren.
De registratierichtlijnen schrijven voor op welke manier het aanbod en de cursistgegevens in het volwassenenonderwijs correct moeten geregistreerd worden in DAVINCI.
Lees de registratierichtlijnen (docx, 36p).
Je kan als centrum gebruik maken van rapporten via Mijn Onderwijs om de registraties op te volgen, te controleren en te corrigeren:
- Registratierapporten en financieringsrapporten
- Aparte controlelijsten voor bepaalde topics
De eerste verantwoordelijke voor de correcte registratie van gegevens in DAVINCI is het centrum zelf. Controleer daarom de registraties in DAVINCI het hele jaar door, niet alleen op aansturen van AHOVOKS.
Schoolloket Toelagen
Het schoolloket Toelagen wordt door AHOVOKS gebruikt voor de controle van aanvullende middelen. Het is een online toepassing binnen Mijn Onderwijs waar je de toekenning en besteding van de aanvullende middelen kan registreren. Via het schoolloket kan:
- AHOVOKS alle toegekende bedragen van aanvullende middelen per centrum en per categorie opladen en de besteding ervan vanop afstand controleren.
- Het centrum de besteding van de eigen middelen bijhouden en monitoren.
Meer informatie over het gebruik: handleiding schoolloket Toelagen (docx, 16p, 830kB).
Je kan het schoolloket Toelagen vinden via Mijn Onderwijs. Zorg er voor dat de juiste mensen binnen je centrum toegang hebben tot het thema ‘Omkadering en middelen’ om er gebruik van te kunnen maken.
