Omzendbrief indiensttreding van een tijdelijk personeelslid: persoons- en opdrachtgebonden gegevens

Deze pagina maakt, samen met 3 verwante pagina's, deel uit van de omzendbrief indiensttreding van een tijdelijk personeelslid.
Omzendbrief en verwante pagina's

Persoonsgebonden gegevens

Opdrachtgebonden gegevens

Stamboeknummer (immatriculatie)

Als een personeelslid voor het eerst in dienst treedt in het onderwijs moet onmiddellijk een stamnummer aangevraagd worden. De aanvraag gebeurt via een RL-9. U hoeft geen stamnummer aanvragen als het personeelslid al over een stamnummer beschikt, bijvoorbeeld omdat hij ooit kandideerde voor de vervangingspool of zijn cv plaatste op de leerkrachtendatabank.

Indien alle gegevens in orde zijn, gebeurt de toekenning van het stamnummer of immatriculatie tijdens de nacht volgend op de ontvangst van de elektronische aanvraag. De cel DINCO van het Agentschap voor Onderwijsdiensten bezorgt het nieuwe stamnummer de volgende ochtend aan de inrichtende macht of het schoolbestuur van de aanvragende school via e-mail. Tevens wordt via EDISON een speciale terugzending aangemaakt met het toegekende stamnummer. Een personeelslid kan maar één keer geïmmatriculeerd worden.

Wanneer twee scholen voor hetzelfde personeelslid een aanvraag immatriculatie insturen, zullen beide aanvragen geregistreerd worden, maar de laatste aanvraag zal niet verwerkt worden. De laatste instelling zal een duplicaat met het stamnummer worden toegezonden.

Een stamnummer bestaat uit 11 cijfers:

1 : het geslacht (1=man, 2=vrouw)
2-3 : het geboortejaar
4-5 : de geboortemaand
6-7 : de geboortedag
8-9: het volgnummer onder de personeelsleden met dezelfde geboortedatum
10-11: controlegetal (restgetal na deling van voorafgaand cijfer door 97)

Naar boven

Rekeningnummer

Aan personeelsleden die aan de bezoldigingsvoorwaarden voldoen, betaalt het werkstation op het einde van de maand rechtstreeks een salaris uit. Het personeelslid moet daartoe op zijn eigen naam een bankrekeningnummer hebben in België of in één van de landen van de SEPA zone. Dit rekeningnummer bestaat uit een IBAN en een BIC wordt aan het werkstation meegedeeld via een RL-14.

Een gedrukt strookje met vermelding van het rekeningnummer wordt niet langer als bewijsstuk opgevraagd door het werkstation.

SEPA:Single Euro Payements Area
IBAN: International Bank Account Number
BIC: Bank Identifier Code

Naar boven

Wijzigen van rekeningnummer

De RL-14 wordt gebruikt om een wijziging van het rekeningnummer (gebeurteniscode 21011) door te geven.

Het rekeningnummer is geldig vanaf het ogenblik van de registratie, ongeacht de opgegeven geldigheidsdatum. Het (eventueel) vorige rekeningnummer wordt dan op de vooravond van de registratie stopgezet.

Het is aan te raden om het oude rekeningnummer niet af te sluiten alvorens het eerste salaris op het nieuwe rekeningnummer wordt gestort. Dit om te vermijden dat er een storting gebeurt op een fout rekeningnummer wanneer de school een laattijdige zending zou doen.

Naar boven

Woonplaats

De woonplaats komt overeen met het adres van domiciliëring in België. Een personeelslid dat niet in België is gedomicilieerd, kunt u geen woonplaats insturen. Voor dergelijke personeelsleden is het noodzakelijk dat de verblijfplaats gemeld wordt aan het werkstation.

Via een RL-5 worden de woonplaats en eventuele wijzigingen van de woonplaats van het personeelslid aan het werkstation gemeld.

Naar boven

Verblijfplaats

De verblijfplaats is het correspondentieadres waarnaar eventuele briefwisseling wordt gestuurd. Wanneer de woonplaats tevens de verblijfplaats is, moet er geen verblijfplaats gemeld worden. Voor personeelsleden die geen woonplaats hebben in België, moet er altijd een verblijfplaats opgestuurd worden.

Via een RL-6 worden de verblijfplaats en eventuele wijzigingen van de verblijfplaats van het personeelslid aan het werkstation gemeld.

Naar boven

Burgerlijke staat en personen ten laste

Het ministerie van Onderwijs en Vorming is als uitbetalende overheid verplicht om op de bezoldiging van het personeelslid een correcte bedrijfsvoorheffing in te houden. Vandaar dat het belangrijk is dat het werkstation op de hoogte is van de burgerlijke staat en de personen die het personeelslid fiscaal ten laste heeft. De familiale toestand wordt met een RL-7 gemeld.

Wanneer beide echtgenoten of wettelijk samenwonende partners beroepsinkomsten hebben, zullen zij zelf moeten kiezen wie van hen voor de toepassing van de reglementering inzake bedrijfsvoorheffing vanaf 1 januari 2004 aanspraak zal maken op de vermindering wegens gezinslast. Meer info vindt u in de omzendbrief van 22/08/2003 met referentie : PERS/2003/14 (13AC);

Iedere wijziging in de familiale toestand moet zo vlug mogelijk aan het werkstation gemeld worden.

Naar boven

Vorige diensten

Alvorens in dienst te treden in het onderwijs, is het mogelijk dat een personeelslid al diensten heeft gepresteerd in bijvoorbeeld een universiteit, een wetenschappelijke instelling, een openbare dienst, … Deze diensten kunnen eventueel in aanmerking komen voor het berekenen van de geldelijke anciënniteit.

Meer informatie over diensten die in aanmerking kunnen komen voor de geldelijke anciënniteit, vindt u in de omzendbrief PERS/2005/06 van 7 maart 2005.

U bezorgt het werkstation de attesten ter staving van deze diensten.

Naar boven

Opdracht

Eén van de belangrijkste gegevens die aan het werkstation worden gemeld, is de opdracht van het personeelslid.

Voor het melden van opdrachtgegevens aan het werkstation wordt de RL-1 gebruikt.

Een opdracht wordt uitgedrukt in een aantal prestatie-eenheden in een ambt en/of vak. Alle opdrachten van een personeelslid uitgeoefend binnen één combinatie instellingsnummer-hoofdstructuur, geldig vanaf een bepaalde datum vormen een opdrachtenpakket. Bij het meedelen van de opdrachtgegevens wordt steeds het volledige opdrachtenpakket opgestuurd in één RL-1.

Het komt er m.a.w. op aan een ‘foto’ te maken (fotoprincipe) van de opdrachten van het personeelslid die geldig zijn vanaf een bepaalde datum (de geldigheidsdatum) binnen één instelling-hoofdstructuur. Het ‘volledige plaatje’ dient dus aan het werkstation te worden gemeld. Er dient geen rekening gehouden te worden met wat al werd opgestuurd: vanaf de geldigheidsdatum zijn enkel de nieuwe gegevens geldig. De vorige situatie eindigt op de vooravond van de geldigheidsdatum van het nieuwe bericht.

Indien het personeelslid opdrachten in méér dan één hoofdstructuur uitoefent, moeten de opdrachtenpakketten (RL-1’s) uitgesplitst worden al naargelang de hoofdstructuur.

Om een volledig opdrachtenpakket te hebben, kan gebruik gemaakt worden van onderstaande checklist. Voor elk personeelslid moeten volgende gegevens gemeld worden (indien van toepassing):

  • alle tijdelijk vacante opdrachten (ATO = 2) met als einddatum 30.06.20.., 31.08.20.. of 31.12.2999
  • aanduiding of het een tijdelijk andere opdracht in een wervings-, selectie of bevorderingsambt betreft
  • aanduiding of het om een reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W) gaat
  • aanduiding of het om een tijdelijke aanstelling van doorlopende duur (TADD) gaat
  • type, aantal uren en einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbreking
  • alle tijdelijk niet-vacante opdrachten (ATO = 1) met als einddatum de laatste dag van de interim
  • aanduiding of het een tijdelijk andere opdracht in een wervings-, selectie of bevorderingsambt betreft
  • aanduiding of het om een reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W) gaat
  • aanduiding of het om een tijdelijke aanstelling van doorlopende duur (TADD) gaat
  • het stamnummer van de titularis en de dienstonderbreking die hij neemt
  • type, aantal uren en einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbreking
  • alle GECO(CODO)-opdrachten (ATO = 9) of GECO(CODO)-opdrachten ter vervanging van een GECO(CODO) (ATO = 8)

Bij vervangingsopdrachten moeten de opdrachten van de interimaris overeenkomen met de opdrachten van de titularis die hij vervangt. Dit wil zeggen dat het ambt (behalve specifieke gevallen) identiek moet zijn en dat de periode en het volume van de interimopdracht steeds binnen de periode en volume van de opdracht en afwezigheid van de titularis moeten vallen.

Bij wijziging van het opdrachtenpakket van de titularis die geen invloed heeft op de opdrachten van de interimaris, moet er geen nieuw bericht voor de interimaris opgestuurd worden. Is er wel een wijziging, dan moet het volledige opdrachtenpakket van de interimaris opnieuw opgestuurd worden, ook de opdrachten die niet wijzigen (fotoprincipe voor de interimaris).

Wanneer de dienstonderbreking van de titularis verlengd wordt, dan moet de begindatum van de opdrachten van de interimaris gelijk zijn aan de begindatum van de verlenging van de dienstonderbreking. Er mag dus voor de interimaris geen rectificatie van de einddatum van de interimopdrachten gebeuren; er moet een nieuw opdrachtenpakket opgestuurd worden.

Als een niet-vacante opdracht moet vervangen worden (bv. bij ziekte van de interimaris), dan is het te vervangen personeelslid de afwezige interimaris en niet het personeelslid dat door de afwezige interimaris vervangen wordt.

Naar boven

Reaffectatieverplichtingen

Zie de informatie bij Bezoldigingsvoorwaarden: aangesteld zijn met inachtneming van de reglementering inzake terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking, reaffectatie en wedertewerkstelling.

Naar boven