Veelgestelde vragen over registraties in het nieuwe financieringssysteem voor het volwassenenonderwijs

• Hoe registreer ik het arbeidsstatuut van een cursist?
• Hoe registreer ik of een cursist over een diploma secundair onderwijs beschikt?
• Moet ik voor een NT2-cursist zelf registreren dat die geen diploma secundair onderwijs heeft?
• Moeten er nog lesmomenten geregistreerd worden?
• Moeten er nog participaties geregistreerd worden?

Hoe registreer ik het arbeidsstatuut van een cursist?

Het arbeidsstatuut is een van de parameters bij de berekening van de omkadering van je centrum. Voor cursisten die op het moment van inschrijven werkzoekend zijn en in een traject naar werk zitten, krijgt je centrum extra financiering. DAVINCI vraagt vanaf het voorjaar van 2019 bij de VDAB na welke cursisten in een traject zitten. Vanuit DAVINCI wordt het aansluitend uitgewisseld met de centrumsoftware zodat het ook voor de centra beschikbaar wordt.

Via de tariefsuggestie kan je de vrijstellingen van inschrijvingsgeld bevragen. Blijkt een cursist werkzoekend? Dan zal de tariefsuggestie ook een signaal triggeren, dat via de centrumsoftware informatie geeft over de trajectstatus van de cursist in kwestie. Bedoeling daarvan is vooral om voor cursisten waarbij dat nog niet gebeurd is, de trajectbeoordeling te laten uitvoeren door VDAB en daartoe de juiste cursisten naar VDAB door te verwijzen.

Naast de tariefsuggestie wordt het arbeidsstatuut ook gecontroleerd door een automatische controle, uitgevoerd door DAVINCI. Markeer je het arbeidsstatuut van de cursist als ‘Werkzoekend in een traject naar werk’ of laat je het leeg? Dan controleert DAVINCI het arbeidsstatuut in de databank van VDAB. Het resultaat van die automatische controle wordt vervolgens meegedeeld aan de centrumsoftware.

Valt de cursist qua arbeidsbemiddeling onder de bevoegdheid van Actiris en volgt hij een taalopleiding (NT2 of andere taal)? Dan is er geen digitale gegevensuitwisseling. Het bewijs van zowel de vrijstelling van inschrijvingsgeld als het arbeidsstatuut werkzoekend in een traject naar werk, moet daarom nog op papier gestaafd worden (met een document C15 of een taalcheque). Voor de toekenning van de financieringsparameter arbeidsstatuut, markeer je de cursisten die aantikken met de waarde “werkzoekend met stavingsdocument’.

Valt de cursist qua arbeidsbemiddeling onder de bevoegdheid van Actiris en volgt hij een beroepsgerichte opleiding? Dan wordt de informatie via de (digitale) VDAB-weg uitgewisseld.

Meer informatie:

• Brochure VDAB “Handleiding voor gebruikers CVO en CBE - Financiering volwassenenonderwijs en verminderd inschrijvingsgeld bij trajecten naar werk”
• Brochure Actiris VDAB Volwassenenonderwijs- traject naar werk 201908 (1.1 MB) "pdf"
• Communicatie VDAB inschrijvingsperiode tweede semester schooljaar 2019-2020

Hoe registreer ik of een cursist over een diploma secundair onderwijs beschikt?

‘Cursisten zonder diploma secundair onderwijs’ is een van de parameters bij de berekening van de omkadering van je centrum. Bij de inschrijving ga je na of de cursist wel of niet over een diploma van secundair onderwijs beschikt. Als diploma van secundair onderwijs (diploma so) beschouwen we een diploma so, een getuigschrift of diploma van het hoger onderwijs of een daarmee gelijkgesteld studiebewijs.

Het centrum controleert en registreert dit gegeven. Dit zijn de 4 opties die je in DAVINCI kan aanduiden, via de centrumsoftware. Voor de eerste twee categorieën verhoogt de coëfficiënt voor de extra financiering niet, voor de laatste twee wel:

• Diploma secundair onderwijs
• Diploma secundair onderwijs in de Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED)
• Geen diploma secundair onderwijs op basis van de COVAAR test
• Geen diploma secundair onderwijs op basis van verklaring op eer

Of een cursist een diploma so heeft, kan je via deze stappen te weten komen:
 

STAP 1

• Heeft de cursist een authentiek diploma secundair onderwijs in LED?
  • Ja: Plaatsing met "Diploma secundair in LED"
  • Nee: Ga naar stap 2

STAP 2

• Is het een doorverwijzing door het Agentschap Integratie en Inburgering, Atlas Antwerpen, Amal Gent of het Huis van het Nederlands of een decentrale intake voor NT2 in Basiseducatie of NT2 Richtgraad 1 in CVO?
  • Ja: Plaatsing met "Geen diploma secundair op basis van COVAAR". Volgt de NT2-cursist in het CBE nog andere modules? Dan volstaat voor die modules ook de doorverwijzing.
  • Nee: Ga naar stap 3

STAP 3

• Heeft de cursist een diploma secundair onderwijs, dat niet geautoriseerd is in LED (eerder verworven dan 2002, uit Wallonië, uit buitenland, eventueel een niet-authentiek bewijs in LED, ...)?
  • Ja: Plaatsing met "Diploma secundair"
  • Nee: Ga naar stap 4

STAP 4

• Cursist ondertekent een verklaring op erewoord
  • Plaatsing met "Geen diploma secundair op basis van verklaring op eer"

Het modelformulier ‘Verklaring op erewoord dat een cursist niet beschikt over een diploma secundair onderwijs’ is hier beschikbaar.

De cursist moet de verklaring op erewoord ondertekenen bij de eerste inschrijving in het centrum. Je bewaart de verklaring op erewoord in het (digitale) cursistendossier.

Behaalt de cursist later alsnog zijn diploma so? Dan moet hij dat bij zijn volgende inschrijving zelf melden. Bij elke inschrijving kijk je in de Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED) na of de cursist intussen een diploma so behaald heeft. Zolang er geen diploma so in de LED staat, blijft de verklaring op erewoord geldig.

Het nieuwe veld ‘Diploma secundair status’ is sinds december in de plaatsingsdienst van DAVINCI beschikbaar. De registratie van bovenstaande statussen kan pas geregistreerd worden als ook de softwarepakketten van de centra toelaten om het gegeven aan te vinken. De aanpassingen aan die pakketten zijn wellicht nog niet overal klaar. Zolang je het al dan niet beschikken over het diploma secundair onderwijs niet in het softwarepakket kan registreren, moet je het manueel bijhouden zodat je het nadien kan inbrengen. Doe het vóór het fotomoment van de module, latere aanpassingen worden niet meer meegenomen bij de berekening van de omkadering.

Moet ik voor een NT2-cursist zelf registreren dat die geen diploma secundair onderwijs heeft?

Voor alle plaatsingen in cursussen met registratiemoment na 1 januari 2019 moet je zelf aanvinken of de cursist beschikt over een diploma secundair onderwijs (diploma so) of niet. DAVINCI detecteert niet automatisch dat er een doorverwijzing is door het Agentschap Integratie en Inburgering (AgII). Volg het stappenplan.
Als diploma so telt een diploma so, een getuigschrift of diploma van het hoger onderwijs of een daarmee gelijkgesteld studiebewijs.

Staat er voor je cursist NT2 in CBE of NT2 Richtgraad 1 in CVO geen diploma so in de LED? Dan kan je de doorverwijzing door AgII, Atlas Antwerpen, Amal Gent of het Huis van het Nederlands Brussel gebruiken als bewijs dat de cursist geen diploma so heeft. Een decentrale intake NT2 kan hiervoor niet gebruikt worden. Voor inschrijvingen in de andere NT2-richtgraden telt de doorverwijzing niet als bewijs. Je volgt daarvoor verder het stappenplan.

Moeten er nog lesmomenten geregistreerd worden?

Ja. Registreer de modulekenmerken gewoon zoals voorheen, inclusief de lesmomenten. Die informatie wordt onder andere gebruikt voor de klasbezoeken door de verificatie.

Moeten er nog participaties geregistreerd worden?

Voor cursussen met registratiemoment vanaf 1 april 2019 is het niet meer nodig participaties te registreren in DAVINCI. Het registratiemoment is het moment waarop 1/3 van het minimale aantal lestijden van de module voorbij is. Voldoende participeren is in het nieuwe financieringsmodel immers geen vereiste meer om als cursist financierbaar te zijn. Alleen voor NT2-cursisten blijf je dat doen: die gegevens worden via DAVINCI bezorgd aan KBI Connect en de Agentschappen Integratie & Inburgering en het Huis van het Nederlands.

Voor cursisten die door derden worden toegeleid en opgevolgd, moet je ook nog participaties bijhouden. Die gegevens kan je rechtsreeks doorgeven aan VDAB, de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW), OCMW, enz. AHOVOKS controleert voor modules in de nieuwe financieringslogica niet meer op participatie, ook niet voor NT2. De derde partijen die deze gegevens ontvangen en gebruiken, kunnen wel zelf controles organiseren.

Voor cursussen met registratiemoment binnen de lopende referteperiode (1 april 2018 tot en met 31 maart 2019) moet je de participaties registreren zoals voorheen. Voor die cursussen registreer je alle participaties tot 3 mei 2019 in DAVINCI omdat deze gegevens gebruikt kunnen worden door de automatische controle. Die vindt immers plaats op het fotomoment plus 5 dagen. Het fotomoment valt 28 dagen na het registratiemoment. Voor modules met registratiemoment eind maart betekent dit dat de automatische controle plaatsvindt op 3 mei.