1. Kan ik een cursist nog plaatsen als het registratiemoment van de cursus al verstreken is?
Dat kan. Deze cursist is dan echter niet financierbaar.
2. Kunnen cursisten die in dezelfde module zitten, maar voor een andere opleiding als één groep gestuurd worden?
Een IMV kan cursisten uit verschillende opleidingen bevatten, zolang ze maar dezelfde modulevariant volgen, uit welke opleiding die ook komt.
3. Kan ik een cursist plaatsen in een andere opleiding dan deze waarvoor hij aangemeld is?
Ja. DAVINCI staat dit toe.
4. Kan ik een cursist plaatsen in mijn centrum als hij een ander gewenst centrum heeft opgegeven?
Ja. Dit is mogelijk.
5. Wat moet ik doen met een cursist die beslist heeft om niet meer deel te nemen aan de cursus?
Deze cursist moet uitgeschreven worden. Enkel als cursisten die beslist hebben om niet meer deel te nemen worden geregistreerd als uitgeschreven, kan de overheid een zicht krijgen op de uitval.
6. Moet ik een cursist ook nog uitschrijven als de cursist stopt na het registratiemoment van de cursus?
Deze cursist moet ook uitgeschreven worden om dezelfde reden.
7. Kan ik een cursist ook nog eens plaatsen voor dezelfde cursus als hij ook al geplaatst is door het HvN?
Neen. Het is onmogelijk om een cursist meerdere malen te plaatsen voor eenzelfde IMV.
8. Kan ik een cursist inschrijven en eventueel een inschrijvingsformulier afdrukken als de cursus nog niet geregistreerd is?
Neen. Een cursist kan slechts ingeschreven worden in een geregistreerde IMV en kan dus geen inschrijvingsformulier verkrijgen voor een nog niet geregistreerde IMV. Hij kan wel aangemeld worden voor de opleiding. Deze aanmelding kan omgezet worden in een inschrijving van zodra de IMV geregistreerd is.
9. Moet ik een nieuw inschrijvingsformulier afdrukken als de begin- en/of einddatum van een cursus wijzigt?
Er dient geen nieuw inschrijvingsformulier te worden afgedrukt als de begin- en/of einddatum van een cursus wijzigt, maar wijzigingen aan de begin- en einddatum die de termijn van 4 weken overschrijden moeten steeds gemeld worden aan de verificateur. Voorgaande heeft betrekking op de vereisten i.f.v. de verificatie. Daarnaast dient er rekening te worden gehouden met het feit dat het inschrijvingsformulier ook een overeenkomst is tussen de cursist en het centrum. Als de modaliteiten daarvan wijzigen dan wijzigt in principe ook die overeenkomst.
10. Als ik een plaatsing gedaan heb voor een cursist NT2 en na deze plaatsing komt er ook een plaatsing toe van de Huizen van het Nederlands, kan ik dan die plaatsing verwijderen?
Ja, de plaatsing van het HvN kan door het centrum verwijderd worden. Deze mogelijkheid wordt terug ongedaan gemaakt van zodra de Huizen van het Nederlands kunnen beschikken over de definitieve KBI (verwacht in maart 2014). Deze verwijdering kan in veel gevallen enkel door de softwareleverancier gebeuren.
11. Kan ik al cursisten inschrijven als er nog geen cursus gepland is?
Neen. Als de IMV nog niet geregistreerd is, dan kan enkel een aanmelding geregistreerd worden.
12. Kan ik al cursisten inschrijven als er nog geen lessenrooster bekend is?
Van zodra de IMV geregistreerd is, kan de cursist ingeschreven worden, zelfs als de lessen nog niet geregistreerd zijn.
13. Kan ik een cursist verplaatsen naar een andere lesplaats zonder een nieuwe plaatsing te moeten aanmaken. In welke gevallen mag ik de inschrijving van een cursist in een cursus wijzigen naar een andere cursus?
De lesplaats is 1 van de attributen van een IMV. Een cursist kan onder bepaalde voorwaarden van lesplaats veranderen in een modulevariant van een opleiding waarvoor het centrum bevoegdheid heeft. Onderstaand stroomschema maakt duidelijk onder welke omstandigheden er een nieuwe plaatsing moet aangemaakt worden.
Onderstaande beslissingsboom beschrijft de verschillende situaties die zich kunnen voordoen en de mogelijke handelwijzen.
Verandering van ingerichte opleidingsvariant
Modules uit opleidingen waarbij wijzigen niet kan, kunnen geannuleerd worden en opnieuw geregistreerd. Dan gaan de participaties wel verloren.
Uitschrijvingen dienen om aan te geven dat de cursist stopt met een module, maar wanneer een cursist uitgeschreven wordt dan kan hij wel financierbaar zijn. Daarom moet er wel opgelet worden dat bij een overgang van IMV een cursist niet dubbel financierbaar wordt. Het gebruik van uitschrijvingen en herinschrijvingen zullen door de verificateur dus enkel toegelaten worden indien er daadwerkelijk 2 inschrijvingen (2 keer betaald!!) voor de cursist zijn.
De stopzettingsdatum is voor de statussen voor de inschrijving (niet toegewezen en niet ingeschreven).
14. Wanneer mag ik een cursist veranderen van opleiding?
De onderstaande beslissingsboom helpt je om te beslissen wanneer een cursist mag gekoppeld worden aan een andere opleiding. Wanneer dit niet mag, dan moet er een nieuwe aanmelding en een nieuwe plaatsing aangemaakt worden.
15. Welke datum van inschrijving moet er op het 2de inschrijvingsformulier staan, als een cursist van klas wisselt zodat er een nieuwe plaatsing (inschrijving) noodzakelijk is?
Voor DAVINCI resulteert een klaswissel onder bepaalde omstandigheden in een nieuwe plaatsing (inschrijving). Raadpleeg hiervoor de vraag: “Kan ik een cursist verplaatsen naar een andere lesplaats zonder een nieuwe plaatsing te moeten aanmaken.” Het staat de centra vrij om in dit geval ook een nieuw inschrijvingsformulier te verschaffen. Voor de verificatie is er geen 2de inschrijvingsformulier noodzakelijk omdat de financierbaarheid van de cursist bepaald wordt op zijn participatie aan de module waar hij initieel ingeschreven was. Als er toch een 2de inschrijvingsformulier opgemaakt wordt, dan moet het dezelfde inschrijvingsdatum hebben als het 1ste. Vermeld op het nieuwe inschrijvingsformulier dat het om een late klaswissel gaat. Een correcte registratie van klaswissels is belangrijk om dubbele financiering te vermijden.
16. Welke gegevens van de cursus moeten noodzakelijk aanwezig zijn, wil ik een cursist kunnen inschrijven?
Om de inschrijving mogelijk te maken volstaan de begin- en einddatum van de IMV.
17. Welke plafondcode inschrijvingsgeld moet ik gebruiken in mijn communicatie met DAVINCI?
Het betaalde inschrijvingsgeld is altijd gelijk aan het product van het voor de cursist geldend tarief (rekening houdend met zijn vrijstellingscategorie), vermenigvuldigd met het aantal lestijden van de module. Wanneer echter de cursist het “plafond” van 300 euro per opleiding per semester bereikt heeft, dan is het betaalde inschrijvingsgeld van deze en volgende modules begrepen tussen 0 euro en dit product.
Voor het lineair onderwijs is het betaalde inschrijvingsgeld gelijk aan het product van het voor de cursist geldend tarief vermenigvuldigd met het aantal lestijden van het leerjaar. Wanneer echter de cursist vrijstellingen heeft voor bepaalde vakken, dan is het betaalde inschrijvingsgeld lager dan dit product.
In beide gevallen moeten het door de cursist betaalde inschrijvingsgeld en de juiste plafondcode worden gecommuniceerd naar DAVINCI. Onderstaande tabel geeft de codes weer van de te gebruiken plafondcodes. Het PLAFOND_HBO wordt eveneens gebruikt voor de SLO. De uren vrijstelling van cursisten in het lineair HBO moeten per plaatsing meegegeven worden in het daartoe voorziene veld.
| Code | Omschrijving |
|---|---|
| GEEN_PLAFOND | Geen plafond |
| PLAFOND_HBO | Plafond hoger beroepsonderwijs |
| PLAFOND_SVWO | Plafond secundair volwassenenonderwijs |
| PLAFOND_VRIJS_HBO | Plafond vrijstelling lineair HBO |
18. Wat is de 'Tariefsuggestie-dienst'?
Lees meer over de dienst Tariefsuggestie.
19. Wat is de 'RaadpleegLED-dienst'?
De Raadpleeg LED-dienst biedt de mogelijkheid om voor een bepaald INSZ via DAVINCI zijn/haar volledige studiehistoriek op te vragen in de LED (Leer -en Ervaringsbewijzen Databank). De LED bevat reeds data van heel wat verschillende onderwijsaanbieders (Hoger Onderwijs, leerplichtonderwijs, VDAB, Syntra, …) en wordt nog steeds uitgebreid. De meeste aanbieders hebben ook historiek mee opgeladen voor zover deze beschikbaar is.
De informatie vanuit LED kan gebruikt worden bij de controle op de toelatingsvoorwaarden voor het HBO (beschikken over een diploma secundair onderwijs) en in het toekenningsproces van vrijstellingen. Wanneer je de informatie via DAVINCI doorkrijgt, dan hoef je deze niet meer op papier op te vragen bij de cursist, bij te houden en aan verificatie voor te leggen.
Papieren bewijzen worden nog steeds aanvaard. Als de cursist een officieel studiebewijs kan voorleggen dat niet in de LED is opgenomen, dan wordt dit aanvaard. Het papieren bewijs dient dan wel in het cursistendossier opgenomen te worden.
Voor het raadplegen van de studiebewijzen van de cursist in de LED is de toestemming van de cursist noodzakelijk. Deze vraag kan evt. algemeen ingeschreven worden in het centrumreglement. De cursist kan altijd opteren om zijn studiebewijzen zelf op papier te bezorgen aan de centrumadministratie.
20. Hoe registreer ik klaswissels?
Meer uitleg in de powerpoint klaswissels (.pptx, 4 slides).
Verwante pagina's
- De werking van DAVINCI
- Registreren van cursussen in DAVINCI
- Registreren van lessen in DAVINCI
- Identificeren van een cursist in DAVINCI
- Registreren van aanmelding in DAVINCI
- Registreren van plaatsingen in DAVINCI
- Registreren van inschrijvingen in DAVINCI
- Registreren van participaties in DAVINCI
- Capaciteit van een cursus in DAVINCI
- Foutboodschappen in DAVINCI
- Registreren van stages in DAVINCI
- Verificatie en DAVINCI
