De werking van DAVINCI

1. Wat zijn de deadlines in de gegevensregistratie?

Sinds 1 april 2013 gelden de termijnen zoals beschreven in het Besluit van de Vlaamse Regering van 22 juni 2012.

Meer informatie vind je ook in het afsprakenkader verificatie (pdf, 22 p.) (643 kB).

Naar boven

2. Welke gegevens moeten nog via Edison gezonden worden en welke via DAVINCI?

Alle gegevens over cursussen en cursisten moeten via DAVINCI gezonden worden. Voor personeelszaken waaronder zendingen middelen (punten, leraarsuren, voordrachtgevers) worden Edison zendingen gebruikt.

Naar boven

3. Wat moet ik doen bij een fusie?

Bij een geplande fusie neem je contact op met de afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs om de juiste strategie te bespreken. Enkele vragen daarbij zullen zijn: werken alle betrokken centra met hetzelfde softwarepakket, zal het overblijvende centrum certificaten overnemen van de overdragende centra, zullen de overdragende centra nog cursusplanningen doen, ... Afhankelijk van het antwoord op deze vragen zal een gezamenlijk plan voor gegevensregistratie opgemaakt worden.

Naar boven

4. Moet ik nog wachtlijsten opstellen los van DAVINCI?

Er wordt een NT2-monitoring (meet onder andere wachtlijstgegevens) gebouwd in het DWH DAVINCI. Om deze wachtlijsten waarheidsgetrouw te houden is het nodig dat bij elke opleidingsvraag een aanmelding geregistreerd wordt. Als de aanmelding niet correct gehanteerd wordt, dan zal de afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs alsnog aparte wachtlijstbevragingen moeten doen. Ook zal de afdeling nog enkele keren de wachtlijstbevraging op de gebruikelijke wijze doen zodat de resultaten kunnen vergeleken worden met de automatische wachtlijstbevraging.

Naar boven

5. Hoe kan ik ingeven dat een derde partij betaalt voor een cursist?

Het gebeurt dat 1 of meerdere instanties het inschrijvingsgeld betalen voor een cursist. Dat wordt geregistreerd via het attribuut ‘derdebetalersregeling’.

Naar boven

6. Kan ik registreren dat een cursist een afbetalingsplan heeft?

Dat kan niet geregistreerd worden in DAVINCI. Het is de verantwoordelijkheid van het centrum om dat op te volgen.

Naar boven

7. Als ik bij een aanmelding een door de cursist gewenst centrum invul, moet ik dan dat centrum verwittigen?

Neen. Sinds februari 2013 zorgt DAVINCI er voor dat er voor dat andere centrum een signaal klaar staat. De snelheid waarmee dat signaal door het centrum opgepikt wordt, is afhankelijk van de bouw van de centrumsoftware. Ook de centra die in een door de cursist gewenste postcode gevestigd zijn ontvangen dergelijk signaal. In die gevallen krijgen alle centra een signaal als zij bevoegdheid hebben voor de gekozen opleiding en als de vestiging zich bevindt in die postcode.

Naar boven

8. Wat moet ik doen met een cursist die beslist heeft om niet meer deel te nemen aan de cursus?

Deze cursist moet uitgeschreven worden. Enkel als cursisten die beslist hebben om niet meer deel te nemen worden geregistreerd als uitgeschreven, kan de overheid een zicht krijgen op de uitval.

Naar boven

9. Moet ik een cursist ook nog uitschrijven als de cursist stopt na het registratiemoment van de cursus?

Deze cursist moet ook uitgeschreven worden om dezelfde reden.

Naar boven

10. Als een cursist zich laat uitschrijven en vervolgens zich opnieuw inschrijft voor DEZELFDE cursus, moet ik dan een nieuwe plaatsing aanmaken?

Er mag geen nieuwe plaatsing aangemaakt worden voor een nieuwe inschrijving voor eenzelfde modulevariant. De status uitschrijving moet gewijzigd worden in inschrijving.

Naar boven

11. Voor sommige opleidingen zijn medische attesten of TBC-testen vereist, is het mogelijk om deze te registreren?

Neen, medische attesten verlopen via de dokter en kan DAVINCI niet opvragen. O&V heeft geen toestemming om medische gegevens op te slaan of op te vragen. DAVINCI zal dus geen medische gegevens bewaren of doorgeven van cursisten.

Naar boven

12. Vanaf wanneer mag ik cursussen registreren die in de toekomst zullen plaats hebben?

De vroegste beheerdatum voor gegevens in DAVINCI wordt weergegeven door volgende figuur. De figuur geeft meteen ook weer tot welke datum er mag geregistreerd worden. Je mag dus gegevens registreren over IMV’s vanaf het begin van het schooljaar voor de aanvangsdatum tot en met het einde van het schooljaar na de einddatum.

Tijdslijn registreren cursussen in de toekomst

Naar boven

13. Vanaf wanneer en tot wanneer mag ik gegevens registreren over cursussen die over meerdere jaren lopen?

De termijn waarin reeds registraties of tot zolang er nog wijzigingen kunnen gebeuren aan een IMV die over meerdere schooljaren loopt, wordt weergegeven in volgende figuur. Dit geldt niet enkel voor lessen maar voor alle wijzigingen aan een IMV.

Tijdlijn registreren gegevens over cursussen die over meerdere jaren lopen

Naar boven

14. Hoe moet ik melden dat een cursist een vrijstelling heeft?

Vooralsnog moeten er geen vrijstellingen geregistreerd worden in DAVINCI

Naar boven

15. Moet ik een cursist een vrijstelling geven voor een module waarvoor hij reeds een deelcertificaat heeft verkregen in een andere opleiding?     

Het decreet betreffende het volwassenenonderwijs 2007 bepaalt dat een deelcertificaat gebonden is aan een opleiding. Als het deelcertificaat behaald is in een andere opleiding, moet er dus een vrijstelling gezonden worden.

Naar boven

16. Wat moet ik doen als ik een opleiding nogmaals inricht?

Als een IOV stopgezet is (i.e. een einddatum gekregen heeft) en later opnieuw wordt ingericht, dan moet er een nieuwe IOV geregistreerd worden. Indien er geen einddatum gekend is, moet het veld leeg blijven.

Naar boven

17. Hoe moet ik de registratiedatum (het 1/3de moment) berekenen bij afstandsonderwijs?

In het kader van de registratie van afstandsonderwijs wordt het 1/3de moment berekend op basis van de aanvangsdatum en de einddatum van de IMV niet op basis van de lesmomenten.

Naar boven

18. Als ik een cursus NT2 inricht voor 12-16 jarigen, dan registreer ik dit in DAVINCI maar moeten de Huizen van het Nederlands daar ook niet van op de hoogte gebracht worden?

Alle cursussen NT2 die via DAVINCI geregistreerd worden, worden via de KruispuntBank Inburgering doorgestuurd naar de Huizen van het Nederlands, ongeacht de leeftijd van de doelgroep.

Naar boven

19. Moet ik bij het bedrag voor de derdebetalerregeling ook de kosten zoals deze voor kopies  meetellen?

Neen. De derdebetalerregeling geldt enkel voor de inschrijvingsgelden

Naar boven

20. Kan ik nog registraties doen nadat het fotomoment verstreken is?

Registraties kunnen gebeuren vanaf 1 schooljaar vóór en 1 schooljaar na het moment waarop de registratie betrekking heeft. Registraties van gegevens die belang hebben voor de financiering zullen geen invloed meer hebben op de financiering nadat het fotomoment verstreken is.

Naar boven