Algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming
Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:
Het regeringscommissariaat hoger onderwijs
Koning Albert II laan 15
1210 Brussel.
Het regeringscommissariaat hoger onderwijs (zijnde de regeringscommissarissen, het college van regeringscommissarissen en hun medewerkers, hierna het regeringscommissariaat) hecht veel belang aan de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en respecteert je rechten bij de verwerking van je persoonsgegevens. Wanneer je het regeringscommissariaat persoonsgegevens bezorgt of als het regeringscommissariaat in het kader van zijn decretale taken persoonsgegevens verwerft, worden deze gegevens behandeld in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR in het Engels).
In deze verklaring vind je wanneer, waarom, welke en hoe het regeringscommissariaat persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt, en de rechtsgrond hiervoor.
Als je algemene vragen hebt over de manier waarop het regeringscommissariaat persoonsgegevens verwerkt en beschermt, kan je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van het regeringscommissariaat hoger onderwijs door te mailen naar dpo.regcom@vlaanderen.be. In het Engels is dat de data protection officer (DPO).
Wanneer en waarom verzamelt en verwerkt het regeringscommissariaat persoonsgegevens?
Het regeringscommissariaat verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen in het hoger onderwijs. Het regeringscommissariaat verwerkt persoonsgegevens wanneer je contact met het regeringscommissariaat opneemt, wanneer het daartoe expliciet wettelijk verplicht wordt, of wanneer dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van zijn decretale toezichtstaken zoals vermeld in deel 4, titel 4 van de Codex Hoger Onderwijs.
Welke persoonsgegevens verzamelt het regeringscommissariaat over je?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een identificeerbare of geïdentificeerde natuurlijke persoon. Welke persoonsgegevens het regeringscommissariaat concreet verwerkt, is afhankelijk van wat je het regeringscommissariaat meedeelt of van zijn specifieke opdracht. Het regeringscommissariaat verwerkt geen gevoelige persoonsgegevens.
Hoe verzamelt en verwerkt het regeringscommissariaat je persoonsgegevens?
Naast de persoonsgegevens die je het regeringscommissariaat in voorkomend geval zelf bezorgt, kan het regeringscommissariaat in het kader van zijn toezicht op de instellingen van hoger onderwijs, persoonsgegevens verwerven via de instellingen van hoger onderwijs. Het regeringscommissariaat vraagt enkel de strikt noodzakelijke gegevens op en springt hier zorgvuldig mee om. De verwerking gebeurt in overeenstemming met de bepalingen van de AVG.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van je persoonsgegevens?
Het regeringscommissariaat verwerkt je persoonsgegevens om een wettelijke verplichting na te komen, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer noodzakelijk voor het uitvoeren van zijn decretale toezichtstaken (algemeen belang).
Hoelang bewaart het regeringscommissariaat je persoonsgegevens?
Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn. Het regeringscommissariaat bewaart je persoonsgegevens alleen tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan zijn decretale opdrachten. Alle medewerkers die je gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben een beveiligde toegang tot je gegevens. Het regeringscommissariaat bewaart je gegevens nog gedurende de termijn waarin het zich moet kunnen verantwoorden voor de werkzaamheden. Daarna wordt het document met de persoonsgegevens geanonimiseerd of verwijderd.
Wanneer persoonsgegevens zeer uitzonderlijk toch voor langere perioden opgeslagen worden met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden ze geanonimiseerd.
Deelt het regeringscommissariaat je persoonsgegevens mee aan anderen?
Je persoonsgegevens worden intern verwerkt door de medewerkers van het regeringscommissariaat. Naar derden communiceert het regeringscommissariaat geen persoonsgegevens, tenzij uitzonderlijk in het kader van zijn bevoegdheid tot beroep tegen een beslissing van een bestuursorgaan van de instellingen van hoger onderwijs, bij de Vlaamse Regering. De publieke rapporten van het regeringscommissariaat bevatten geen persoonsgegevens.
Openbaarheid van bestuur?
Via de wetgeving over openbaarheid van bestuur kunnen derden een verzoek om een kopie van of informatie over een bestuursdocument (zijnde alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie) indienen. Daarbij worden persoonsgegevens enkel vrijgegeven voor zover ze betrekking hebben op de derde zelf of wanneer ze al openbaar zijn.
Worden je persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
Het regeringscommissariaat geeft je gegevens niet door aan landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).
Wat zijn je rechten?
Je kan altijd inzage vragen in de persoonsgegevens die het regeringscommissariaat over je bezit en, indien nodig, je persoonsgegevens laten verbeteren. Je kan daarvoor contact opnemen met dpo.regcom@vlaanderen.be. Er wordt je dan een bewijs van uw identiteit gevraagd zodat je gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft. Je kan ook terecht bij die dienst als je vindt dat je gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden. Daarnaast kan je ook bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens of vragen om een beperking van de verwerking. Het regeringscommissariaat weegt dan af of uw individueel belang zwaarder doorweegt dan het algemeen belang dat het nastreeft met de verwerking. Voor al je vragen en bezwaren kan je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming dpo.regcom@vlaanderen.be. Daarna kan je een klacht indienen bij de Vlaamse toezichtcommissie.
Hoe worden je persoonsgegevens beveiligd?
Je persoonsgegevens worden zowel technisch als organisatorisch beveiligd. Het regeringscommissariaat zorgt ervoor dat de persoonsgegevens goed beveiligd, bewaard en getransporteerd worden en enkel verwerkt kunnen worden door de medewerkers die ze nodig hebben.
In samenwerking met AHOVOKS neemt het regeringscommissariaat hoger onderwijs passende technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en ongeoorloofde toegang tot en gebruik van informatie te vermijden, zoals een degelijk paswoord-beleid, kwalitatieve firewalls, antivirus en antimalware en intrusie- en anomaliedetectie. Organisatorisch is er een algemeen veiligheidsplan over de omgang met persoonsgegevens, worden de medewerkers van het regeringscommissariaat hoger onderwijs opgeleid hoe ze moeten omgaan met persoonsgegevens en is er een procedure om eventuele lekken van persoonsgegevens snel en efficiënt op te volgen en te beteugelen.
Wijzigings- en aanpassingsbeleid
Het regeringscommissariaat heeft steeds het recht om het privacybeleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen meldt het regeringscommissariaat altijd via de webpagina Toezicht hogescholen en universiteiten.
