Omzendbrief indiensttreding van een tijdelijk personeelslid:

Deze pagina maakt, samen met 3 verwante pagina's, deel uit van de omzendbrief indiensttreding van een tijdelijk personeelslid.
Omzendbrief en verwante pagina's

RL-codes voor de elektronisch melding

RL-1 Melding opdrachtenpakket
RL-5 Melding wijziging van de woonplaats
RL-6 Melding wijziging verblijfplaats
RL-7 Melding van de burgerlijke staat en de familiale toestand
RL-9 Immatriculatie
RL-14: Rekeningnummer

RL-1 Melding opdrachtenpakket

Hieronder volgt uitleg bij de verschillende componenten van het opdrachtenpakket. De gebruikte benamingen voor de onderdelen van de RL-1-velden komen niet noodzakelijk overeen met deze die gebruikt worden in uw softwarepakket. Elk van deze items moet evenwel een equivalent hebben, behalve deze die voor een bepaalde hoofdstructuur niet van toepassing zijn (bv. ‘onderwijsvorm’ in het basisonderwijs). Afhankelijk van het softwarepakket kunnen een aantal gegevens ook automatisch ingevuld worden.

opdrachtenpakket
Alle opdrachten uitgeoefend in één instelling met dezelfde begindatum en dezelfde hoofdstructuur komen in één bericht terecht (het opdrachtenpakket).
einddatum opdracht: laatste dag van de opdracht
Volgens de decreten Rechtspositie eindigt een tijdelijke aanstelling bij de terugkeer van de titularis en uiterlijk op het einde van het schooljaar (= 31 augustus). Hierop geldt een uitzondering voor personeelsleden die aangesteld zijn in een selectie- en bevorderingsambt, die gereaffecteerd of wedertewerkgesteld zijn of die tijdelijk voor doorlopende duur zijn aangesteld. Bij deze personeelsleden loopt de aanstelling in principe over de schooljaren heen.

In de praktijk gelden echter de volgende afspraken:

Vacante opdrachten worden gemeld tot en met 30 juni van het lopende schooljaar, behalve voor een opdracht in een selectie- of bevorderingsambt, voor administratieve medewerkers, voor personeelsleden van een CLB, van semi-internaten en opvangcentra, voor personeelsleden die tijdelijk voor doorlopende duur zijn aangesteld, die gereaffecteerd of wedertewerkgesteld zijn of die tijdelijk belast zijn met een andere opdracht. Voor deze personeelsleden wordt de opdracht gemeld tot en met 31 augustus.

Interimopdrachten eindigen ten laatste op de laatste dag van de dienstonderbreking van de titularis en worden gemeld uiterlijk tot 30 juni, behalve voor selectie- en bevorderingsambten, voor administratieve medewerkers, voor personeelsleden van een CLB, van semi-internaten en opvangcentra, voor personeelsleden die tijdelijk voor doorlopende duur zijn aangesteld, die gereaffecteerd of wedertewerkgesteld zijn of die tijdelijk belast zijn met een andere opdracht. Voor deze personeelsleden wordt de interimopdracht gemeld tot uiterlijk 31 augustus.
melding tijdelijk andere opdracht in een wervings-, selectie- of bevorderingsambt
Een "J" in dit veld betekent dat het om een tijdelijke opdracht gaat, die via een verlof tijdelijke andere opdracht (TAO) uitgeoefend wordt door een vastbenoemd personeelslid.
melding reaffectatie of wedertewerkstelling
Een "R" of "W" betekent dat het een opdracht betreft waarin het personeelslid gereaffecteerd, respectievelijk wedertewerkgesteld is. Een dergelijke opdracht wordt altijd gemeld met administratieve toestand 1 of 2.
administratieve toestand
Hier komt de administratieve toestand t.o.v. de opdracht, niet t.o.v. het personeelslid.
01 = tijdelijk in een niet-vacante opdracht
02 = tijdelijk in een vacante opdracht
03 = toegelaten tot de proeftijd (selectie- en bevorderingsambt in het Gemeenschapsonderwijs)
04 = vastbenoemd
08 = GECO(CODO) ter vervanging van een GECO(CODO)
09 = GECO(CODO)
prestatie-uren per week
Dit veld bevat het aantal uren dat het personeelslid presteert (prestatieteller) of waarvan het titularis is maar dat het niet effectief uitoefent. Hierin zijn dus ook de uren TBS-OB en de uren opdrachtgebonden dienstonderbreking begrepen. Enkel de subsidieerbare uren mogen gemeld worden.
verklaringen bij tijdelijke opdrachten
- geen kandidaat VE/VO: "J"= verklaring op eer dat er geen kandidaat met een vereist of voldoende geacht bekwaamheidsbewijs werd gevonden.
- geen kandidaat met vereiste taalkennis: "J"= verklaring op eer dat er geen kandidaat met de vereiste taalkennis werd gevonden.
- aanstelling volledig schooljaar: "J"= de tijdelijke aanstelling is voor een volledig schooljaar. Dit kan van belang zijn voor het bepalen van het aantal dagen bezoldigd ziekteverlof.
- geen kandidaat in hoofdambt: "J"= verklaring op eer dat er geen kandidaat gevonden werd die de opdracht in hoofdambt kan uitoefenen.
- TADD (aanstelling): "01"= het betreft een tijdelijke aanstelling van doorlopende duur.
- OOM (oorsprong omkadering):
  - 01= opdracht in het kader van Tivoli
  - 04= overdracht van punten van een andere scholengemeenschap
  - 05= overdracht of herverdeling van gewone lestijden of uren; of uren ICT op basis van punten van niet-basisscholen (vakcode 785)
  - 06= aanvullende enveloppe voor administratieve ondersteuning voor het gemeenschapsonderwijs (= RAGO-punten)
  - 07= stimulus/samenleggen van punten binnen de scholengemeenschap
  - 00= in alle andere situaties (bijv. opdrachten uit het gewone lestijdenpakket, ankeropdrachten, opdrachten uit de puntenenveloppe "eigen omkadering")
verklaring geen wijziging tussen 31/8-1/9
Dit veld is enkel van toepassing voor de instellingen die voor de eerste keer elektronische berichten opsturen. Een "J" betekent dat het opdrachtenpakket op 1/9/xx geen verschil in wedde voor het personeelslid met zich zal meebrengen. Vermits deze wedden gewoon blijven lopen, zijn ze voor de medewerker in het werkstation minder prioritair en zullen later volledig afgehandeld worden.
opdrachtgegevens
- ambtcode: code van het ambt dat in de opgegeven hoofdstructuur kan ingericht worden.
- vakcode: code van het vak of de uren die geen lesuren zijn die in de opgegeven hoofdstructuur, onderwijsvorm en graad kan ingericht worden. Indien er bij het ambt geen vakken moeten vermeld worden, wordt dit veld niet ingevuld. In het basisonderwijs bestaan er geen vakken maar wordt de vakcode niettemin gebruikt voor de aanduiding van de godsdienst bij de leermeester, voor de aanduiding van de specifieke oorsprong of invulling van bepaalde lestijden (bijvoorbeeld GOK, GON, AN, zorg, ICT, BPT, administratieve ondersteuning, ...) De vakcode wordt ook gebruikt bij de onderwijzer die belast wordt met verplichte tweede taal Frans.
- graad: enkel van toepassing voor het secundair onderwijs en deeltijds kunstonderwijs.
- onderwijsvorm: enkel van toepassing voor het secundair onderwijs. De eerste graad heeft geen onderwijsvorm. In het DBSO (hoofdstructuur 312) kan voor de 2de en 3de graad enkel maar "BSO" ingevuld worden.
- opleidingsvorm: enkel van toepassing voor het buitengewoon secundair onderwijs. Hierin wordt opleidingsvorm ingevuld.
- vakcode gelijkstelling: wanneer een vak dat moet worden gelijkgesteld of uren die geen lesuren zijn, wordt ingevuld, dan staat hier het vak waarmee gelijkgesteld moet worden.
- onderwijsvorm gelijkstelling: enkel van toepassing voor het secundair onderwijs. Onderwijsvorm bij de vakcode gelijkstelling.
- leerjaarcode: enkel van toepassing voor het buitengewoon secundair onderwijs. In OV3 wordt het observatiejaar aangeduid met leerjaarcode "01". In alle andere gevallen mag er geen leerjaar gemeld worden.
- herwaardering: hierin komt de code in het kader van het decreet over de herwaardering van het lerarenambt.

- 01 = herintreder

gegevens titularis bij opdrachten met ATO = 01 of ATO = 08
- stamnummer te vervangen persoon: stamnummer van de titularis.
- DO te vervangen persoon: dienstonderbreking van de titularis.
opdrachtgebonden dienstonderbrekingen
- code DO: type opdrachtgebonden dienstonderbreking
- uren DO: aantal uren waarvoor de opdracht door de gemelde DO wordt onderbroken. Dit veld is verplicht in te vullen als er een code DO is ingevuld.
- einddatum DO: laatste dag van de DO. De volgende dag wordt verondersteld dat de volledige opdracht opnieuw wordt uitgeoefend (of eveneens beëindigd). Indien de einddatum onbekend is, moet 31.12.2999 gebruikt worden. In dit geval eindigt de DO op de einddatum van de opdracht. Voor vastbenoemde opdrachten met einddatum 31.12.2999 (oneindig) blijft de DO geldig totdat de opdracht beëindigd wordt. Dit veld is verplicht in te vullen als er een code DO is ingevuld.

Naar boven

RL-5 Melding wijziging van de woonplaats

Via een RL-5 wordt een wijziging van de woonplaats van het personeelslid aan het werkstation gemeld.

Volgende gegevens worden ingevuld in de RL-5:

straatnaam
huisnummer
busnummer
postcode: is samengesteld uit het postnummer (4 cijfers) en eventueel een volgnummer (2 cijfers) dat de deelgemeente aanduidt. Wanneer een personeelslid in een deelgemeente woont, is het aanbevolen om de volledige postcode mee te delen. De lijst met alle Belgische postcodes werd aan de softwareleveranciers bezorgd.

De woonplaatsgegevens blijven geldig totdat een nieuwe melding wordt gedaan. Deze is van toepassing vanaf de melding, ongeacht de geldigheidsdatum. Volgens het principe'overschrijving zonder historiek' worden de vorige gegevens in het elektronisch dossier overschreven. Daarom is het af te raden deze gegevens een aanzienlijke tijd vóór ze van toepassing zijn te melden. Deze gegevens worden immers onmiddellijk door het weddensysteem overgenomen, zodat loonfiches, taksfiches,... naar het nieuwe adres opgestuurd worden.

Wanneer meerdere instellingen tegenstrijdige adresgegevens opsturen, dan zullen enkel de laatst gemelde geldig zijn.

Een wijziging van de woonplaats kan eenvoudig doorgegeven worden door de juiste woonplaats op te sturen. Indien er ten onrechte een woonplaats werd opgestuurd of indien het personeelslid geen woonplaats meer heeft, dan wordt dit rechtgezet door het opsturen van een stopzetting woonplaats (stuurcode 21008).

Enkele mogelijkheden:

Situatie 1: woonplaats verandert, eventuele verblijfplaats blijft: de nieuwe woonplaats wordt gemeld met een RL-5.
Situatie 2: verblijfplaats wordt woonplaats: stopzetten van de verblijfplaatsgegevens met een RL-6 met gebeurteniscode 21003.
Situatie 3: verhuis naar het buitenland (geen woonplaats meer in België): stopzetten van de woonplaatsgegevens met gebeurteniscode 21008 en melden van de nieuwe verblijfplaats met een RL-6 indien dit nog niet gebeurd is.

Opgelet: zowel de woon- als verblijfplaats stopzetten is niet mogelijk.

Naar boven

RL-6 Melding wijziging verblijfplaats

Via een RL-6 wordt een wijziging van de verblijfplaats van het personeelslid aan het werkstation gemeld.

De RL-6 bevat volgende velden :

straatnaam
huisnummer
busnummer
postcode: moet ingevuld worden indien de verblijfplaats in België gelegen is.
postcode en gemeente buitenland: deze velden moeten ingevuld worden indien de verblijfplaats in het buitenland gelegen is.
landcode: terug te vinden in de lijst van landen die aan de softwareleveranciers werd bezorgd. Voor België is dit bijvoorbeeld 00150.

De verblijfplaatsgegevens blijven geldig totdat een nieuwe melding wordt gedaan. Deze is van toepassing vanaf de melding, ongeacht de geldigheidsdatum. Volgens het principe overschrijving zonder historiek worden de vorige gegevens in het elektronisch dossier overschreven. Daarom is het af te raden deze gegevens een aanzienlijke tijd vóór ze van toepassing zijn te melden. Deze gegevens worden immers onmiddellijk door het weddensysteem overgenomen, zodat loonfiches, taksfiches,... naar het nieuwe adres opgestuurd worden.

Wanneer meerdere instellingen tegenstrijdige adresgegevens opsturen, dan zullen enkel de laatst gemelde geldig zijn.

Een wijziging van de verblijfplaats kan eenvoudig doorgegeven worden door de juiste verblijfplaats op te sturen. Indien er ten onrechte een verblijfplaats werd opgestuurd of indien het personeelslid geen verblijfplaats meer heeft, dan wordt dit rechtgezet door het opsturen van een stopzetting verblijfplaats (stuurcode 21003).

Enkele mogelijkheden:

Situatie 1: woonplaats verandert, eventuele verblijfplaats blijft: de nieuwe woonplaats wordt gemeld met een RL-5.
Situatie 2: verblijfplaats wordt woonplaats: stopzetten van de verblijfplaatsgegevens met gebeurteniscode 21003 en melden van de woonplaats met een RL-5 indien dit nog niet gebeurd is.
Situatie 3: verhuis naar het buitenland (geen woonplaats meer in België): stopzetten van de woonplaatsgegevens met een RL-5 met gebeurteniscode 21008 en melden van de nieuwe verblijfplaats indien dit nog niet gebeurd is.

Opgelet: het is niet mogelijk om zowel de woon- als verblijfplaats stop te zetten.

Naar boven

RL-7 Melding van de burgerlijke staat en de familiale toestand

De RL-7 valt uiteen in twee blokken: enerzijds de burgerlijke staat en anderzijds, indien van toepassing, de gegevens van de partner en/of de personen fiscaal ten laste.

Burgerlijke staat

Bij de immatriculatie van een personeelslid is de burgerlijke staat standaard ongehuwd. Indien de burgerlijke staat anders is, moet er via een RL-7 een burgerlijke staat (stuurcode 21004) worden opgestuurd.

Voor de codes voor de burgerlijke staat moet gekozen worden uit volgende lijst:

1 = ongehuwd
2 = gehuwd
3 = weduwe/weduwnaar
4 = gescheiden

Partnergegevens

De partnergegevens worden enkel ingevuld als de burgerlijke staat ‘gehuwd’ of ‘wettelijk samenwonend’ (code 2) of ‘weduwe/weduwnaar’ (code 3) is:

naam en voornaam partner
geboortedatum partner
datum overlijden partner: enkel bij ‘weduwe/weduwnaar’
aanduiding of de partner zwaar gehandicapt is: enkel bij ‘gehuwd’ of ‘wettelijk samenwonend’
beroepsinkomen partner: enkel bij ‘gehuwd’ of ‘wettelijk samenwonend’. Een ‘B’ betekent dat het beroepsinkomen van de partner beperkt is tot het bedrag dat door het FOD Financiën werd vastgesteld. Een ‘J’ betekent dat het inkomen hoger ligt dan dit bedrag. Een ‘N’ betekent dat de partner geen beroepsinkomsten heeft.

Familiale toestand

Bij de immatriculatie van een personeelslid is het aantal personen fiscaal ten laste standaard nul. Indien het personeelslid personen fiscaal ten laste heeft, moet u dit melden met een RL-7. Dit aantal wordt enkel gemeld wanneer het personeelslid gezinshoofd is.

Het aantal moet als volgt ingevuld worden:

aantal kinderen: aantal niet zwaar gehandicapte kinderen
aantal personen: aantal kinderen + aantal niet zwaar gehandicapte andere personen
aantal zwaar gehandicapte kinderen: aantal zwaar gehandicapte kinderen, zoals gedefinieerd door het FOD Financiën.
aantal zwaar gehandicapte personen: aantal zwaar gehandicapte kinderen + aantal zwaar gehandicapte andere personen.

De echtgenoot/echtgenote of de wettelijk samenwonende partner wordt nooit bij het aantal (zwaar gehandicapte) personen gerekend. Dit wordt aangeduid bij de partnergegevens (melding burgerlijke staat - stuurcode 21004).

Melding van wijzigingen in de burgerlijke staat en/of de familiale toestand

Wijzigingen van de burgerlijke staat en de personen ten laste gebeuren volgens het fotoprincipe: de correcte toestand geldig vanaf de begindatum wordt opnieuw doorgestuurd

Naar boven

RL-9 Immatriculatie

Om een stamnummer aan te vragen (gebeurteniscode 21009) moeten volgende gegevens worden ingevuld:

Persoonsgegevens:

geslacht: M of V verplicht in te vullen
geboortedatum: verplicht in te vullen
familienaam en eerste voornaam: verplicht in te vullen
tweede voornaam: in te vullen indien het personeelslid een tweede voornaam heeft
rijksregisternummer: voor niet-Belgen en Belgen in het buitenland wordt bij de geboortemaand 20 of 40 bijgeteld. Verplicht in te vullen.
nationaliteitscode: verplicht in te vullen

Adresgegevens van het officiële adres in België:

straat: straatnaam uit het officiële adres in België. Moet samen met het postcode ingevuld worden.
huisnummer: huisnummer uit het officiële adres in België
busnummer: busnummer uit het officiële adres in België
postcode: postcode uit het officiële adres in België. Moet samen met de straatnaam ingevuld worden.

Als de adresgegevens ingevuld zijn, hoeft er geen woonplaats (RL-5) meer opgestuurd te worden.

Voor personeelsleden zonder officieel adres in België, worden geen adresgegevens ingevuld in de RL-9, maar worden na de immatriculatie de verblijfplaatsgegevens via een RL-6 opgestuurd.

Tewerkstellingsperiode:

Om laattijdige Dimona-aangiften (zie omzendbrief van 15/10/2002 betreffende Informatie-uitwisseling met de RSZ - dimona Elektronische scholen) te vermijden, is het mogelijk om de tewerkstellingsperiode mee te delen met de aanvraag immatriculatie. Dit moet gezien worden als een indiensttreding via een RL-11, echter zonder stamnummer. Eventuele correcties moeten op dezelfde wijze gebeuren alsof de tewerkstellingsperiode via een RL-11: melding RSZ-gebeurtenis zou gebeuren.

datum indiensttreding: begindatum van de tewerkstelling
einddatum tewerkstelling: laatste dag van de tewerkstelling

Voor elke elektronische zending, dus ook voor het versturen van een RL-9, is een stamnummer nodig. Vermits deze nog niet toegekend is, wordt het veld 'stamnummer' opgevuld met nullen (00000000000).