Algemeen beleid AGODI op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming
Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:
Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI)
Koning Albert II laan 15
1210 Brussel
Ondernemingsnummer 0316.380.841
AGODI respecteert je rechten bij de verwerking van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord 'we' om te verwijzen naar AGODI.
In deze verklaring vind je hoe we je persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken.
Wie verwerkt je persoonsgegevens?
AGODI is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen uitvoeren. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Als je algemene vragen hebt over de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken, kun je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van AGODI door te mailen naar: dpo.agodi@ond.vlaanderen.be. (In het Engels is dat de data protection officer (DPO).) JE kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties, en om je rechten uit te oefenen.
Wanneer verzamelen en verwerken we je persoonsgegevens?
We verzamelen en verwerken je persoonsgegevens als je een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen je persoonsgegevens ook verwerken als je een algemene vraag aan ons stelt.
Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we je een voor- of nadeel toekennen zonder dat je daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten je persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of je voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we je een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.
Welke gegevens verwerken we over je?
We verwerken je persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die jou identificeren of die een band leggen met jou als natuurlijke persoon.
Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of je in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Daarnaast verwerken we je identificatiegegevens, zodat we je onze dienst kunnen verlenen.
Concreet staat AGODI in voor volgende diensten:
- Personeelsdossiers: nodig voor het tijdig toekennen van een correct salaris(toelage), voldoen aan de fiscale en sociale verplichtingen, behandelen arbeidsongevallen, waarnemen van het secretariaat van de Vlaamse reaffectatiecommissie en de kamers en colleges van beroep, erkenning lerarendiploma’s en valorisatie van diensten en nuttige ervaringen.
Afhankelijk van de dienst bevatten die dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, loopbaangegevens, opleidingsgegevens en/of medische gegevens.
- Leerlingendossiers: nodig voor de financieringswet, het opvolgen van de leerplichtcontrole en kleuterparticipatie, het correct en tijdig toekennen van omkadering en werkingsmiddelen aan de scholen, secretariaat van de bemiddelingscommissie en commissie leerlingenrechten.
Afhankelijk van de dienst bevatten die dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, leerloopbaangegevens en/of medische gegevens.
Alle regelgeving met betrekking tot onderwijs vind je terug op volgende website: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/
Hoe verzamelen en verwerken we je persoonsgegevens?
We gebruiken twee manieren om je persoonsgegevens te verkrijgen:
- We kunnen gegevens rechtstreeks bij je opvragen in een formulier of in documenten die je bij een formulier moet bijvoegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.
- Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal machtigingen gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen. Op http://onderwijs.vlaanderen.be/informatieveiligheid vind je een overzicht van de machtigingen om gegevens op te vragen bij andere overheidsdiensten.
Waarvoor verwerken we je persoonsgegevens?
We verwerken je persoonsgegevens om een dienst te verlenen die je bij ons aanvraagt, of als we je een voordeel kunnen toekennen zonder dat je daarvoor actie onderneemt. Het gaat in het bijzonder om de diensten zoals opgenomen in het oprichtingsbesluit van AGODI en zoals hierboven opgesomd bij ‘Welke gegevens verwerken we over je?’.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van je persoonsgegevens?
We verwerken je persoonsgegevens voor onze taken van algemeen belang die zijn opgenomen in het oprichtingsbesluit van AGODI. Als overheidsdienst mogen wij je persoonsgegevens enkel verwerken in het algemeen belang zoals die in die regelgeving is omschreven.
In sommige gevallen legt de regelgeving de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op. Een overzicht van alle onderwijsregelgeving vind je terug op http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/
Hoelang bewaren we je persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen we je persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren je gegevens dus zolang je gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we je gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode hangt af van de betreffende dienstverlening. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.
Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin je dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Je dossier is actief zolang je van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die je gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot je gegevens. Nadien wordt je dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot je gegevens.
Delen we je persoonsgegevens mee aan anderen?
Je gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.
Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die je gegevens verwerken. We bezorgen je gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. Met die verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst af.
Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om je persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons de gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken. Een overzicht van de machtigingen waarin andere overheidsdiensten bij ons persoonsgegevens kunnen opvragen, vind je op informatieveiligheid.
Worden je persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.
Wat zijn je rechten?
- Als we je persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kun je je op elk moment verzetten tegen de verwerking van je gegevens. We wegen dan af of je individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we je gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om je de dienst of het voordeel waar je aanspraak op maakt, te verlenen.
- Je kunt de gegevens die we over je verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. We vragen dan een bewijs van je identiteit, zodat je gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
- Je kunt ook aangeven dat je gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.
- Tot slot kun je het niet eens zijn met de manier waarop we je gegevens verwerken.
In al die gevallen kun je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) dpo.agodi@ond.vlaanderen.be. Daarnaast kun je een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Hoe worden je persoonsgegevens beveiligd?
AGODI neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Wij hebben daarvoor een Informatiebeveiligingsbeleid. Zo zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Wijzigings- en aanpassingsbeleid
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.
