Optimalisatie cursistenadministratie

• Doelstelling
• Timing en route
• Resultaten
• Wie werkt hieraan mee
• Extra informatie

De gebruikte software binnen het volwassenenonderwijs is niet altijd afgestemd op de specifieke behoeften en eigenheden van dit onderwijsniveau. 

Om de softwaretoepassingen verder op punt te zetten, investeert Edusprong in de optimalisatie van de opvolging- en administratiemogelijkheden bij de CVO’s en CBE's. Op die manier kunnen centra efficiënter gebruik maken van hun cursistenadministratie en nog meer inzetten op een volgehouden participatie, vooral bij kwetsbare doelgroepen.

Doelstelling

Edusprong wil de mogelijkheden van online inschrijving, intake en interne leertrajectbegeleiding versterken. Dit kan gerealiseerd worden door een performante cursistenadministratie op maat van het volwassenenonderwijs. De centra zijn het best geplaatst om de noden in te schatten en worden bevraagd in een objectief onderzoek. 

Door ICT-investeringen kunnen de centra voor volwassenenonderwijs de software voor de cursistenadministratie– en opvolging verder uitbouwen, met mogelijkheden zoals: 

• Online inschrijvingen
• Intakegesprekken
• Niveautesten
• EVC-assessments
• Interne leertrajectbegeleiding

Naar boven

Timing en route

Met behulp van een onafhankelijk onderzoek door KPMG worden de hiaten, voor- en nadelen bij de verschillende softwaretoepassingen in kaart gebracht. Daaropvolgend ontwikkelt het onderzoeksbureau een implementatieplan- en strategie voor gerichte verbeteringen van de software. Op basis hiervan worden de extra werkingsmiddelen toegekend.

• Juni - september 2022: behoefte analyse & implementatiestrategie door KPMG
• Januari – februari 2023: kick-off en exploratiefase met de koepelorganisaties

We onderzoeken samen de gewenste toekomstsituatie door middel van workshops. De input en plannen van de koepelorganisaties worden samengebracht met de verbeterpunten uit het onderzoek door KPMG van de vorige fase.

Gebaseerd op deze workshops komen we tot prioriteiten, mogelijke synergieën en kijken we naar waar clustering van instellingen wenselijk is (bv. op basis van onderwerp).

• Maart – april 2023: Onderzoeksfase

In deze fase gaan we op basis van de clusters van organisaties en geïdentificeerde synergieën aan de slag, in volgorde van prioriteiten. Het is een iteratief proces waarin meerdere workshops zullen plaatsvinden.

De projecten worden in detail besproken met de centra en koepelorganisaties om zo tot verdere uitdieping te komen. Deze resultaten worden geanalyseerd en verder uitgewerkt:

• Gewenste oplossingen worden per cluster geselecteerd en geformaliseerd
• Actieplannen worden vastgelegd en gevalideerd

En verder: de instellingen kunnen de subsidies aanwenden voor oplossingen die per cluster gezamenlijk tot stand zijn gekomen. Ze zijn niet alleen gelinkt aan hun eigen doelen en plannen, maar ook aan de bevindingen geïdentificeerd door KPMG.

Prioritaire initiatieven, een plan van aanpak en enkele richtlijnen werden opgeleverd na een traject met koepelvertegenwoordigers, softwareleveranciers en deskundigen uit de centra.

1. Online inschrijfmodule koppelen, gebruiksvriendelijker maken en website hierop afstemmen
2. Cursistenopvolgsysteem toevoegen en/of verbeteren
3. Functionaliteiten personeelsadministratie verbeteren en/of toevoegen
4. Planningsmodule en -tool verbeteren
5. Migratie van end of life systemen

• September 2024: er worden twee eindverslagen van de centra verwacht op uiterlijk 30 september 2024. Sjablonen en de nodige richtlijnen worden nog voorzien. 
  • inhoudelijk eindverslag (overzicht van de realisaties)
  • financieel eindverslag (onder andere schuldvordering, uitgavenoverzicht en verklaring op erewoord)

Naar boven

Resultaten

Naar boven

Wie werkt hieraan mee

• Behoefte-analyse, implementatieplan en adviesverlening door KPMG
• Met inbreng van CVO, CBE en koepels
• Aanbieders van de softwaretoepassingen

Naar boven